25 dezembro 2011

Natal Digital

Os tempos mudaram e os documentos que produzimos também. Este blog divulga uma divertida brincadeira sobre a Natividade vista pela ótica da Web 2.0, na esperança que os sentimentos continuem a ser os mesmos.

21 dezembro 2011

Padronização de relatórios de sustentabilidade


Boa parte do trabalho pró-ativo em diplomática e tipologia diz respeito à definição de padrões formulares quanto a elaboração dos documentos e quanto à sistematização das informações a serem disponibilizadas. A Global Reporting Initiative (GRI) é uma organização não lucrativa que trabalha em prol da sustentabilidade da economia global, através de construção de diretrizes para a elaboração de relatórios sobre o tema. O nível atual de detalhamento (G3) tem sido cada vez utilizado, e reconhecido, como modelo internacional pelas mais diversas organizações para a divulgação de dados referentes à atuação contínua e sustentável de suas administrações. Trata-se de um modelo referente às informações relacionadas às ações realizadas pelas organizações no que tange à busca de sustentabilidade nos níveis social, econômico e ambiental. Veja mais detalhes na página da GRI, e/ou acesse um pequeno resumo na página do Instituto Ethos

Além da óbvia contribuição ao meio ambiente, a iniciativa auxilia também à gestão documental na medida em que padroniza os dados dos documentos seriais, facilitando a classificação tipológica destes nos arquivos das organizações. Por ser um documento internacionalmente auditado, para poder estar de acordo com as diretrizes da GRI, o nível de solidez das informações veiculadas é extremamente alto (veracidade, na medida do possível) e se constitui ainda em uma importante ferramenta de transparência administrativa. De acordo com o Instituto Ethos "entre as 4.000 empresas no mundo que declaram produzir um relatório de acordo com a GRI, 250 delas são brasileiras e estas sempre estão entre os destaques escolhidos pelos internautas do GRI Award, que reconhece os melhores relatórios do mundo" (ver fonte aqui).

Como exemplo concreto do que pode ser um relatório de sustentabilidade, fazemos uma homenagem ao time que está mostrando que para ser o "campeão dos campeões", tem que também começar a disputar os campeonatos da sustentabilidade, como mostra a nota de Paulo Itacarambi no Instituto Ethos (ver aqui). 

Mesmo sem dispor do código de classificação do Corinthians é possível baixar na íntegra uma de suas séries documentais socialmente mais importantes: a dos relatórios de sustentabilidade para registro de ações ambientais. Isso mesmo, a sequência ordenada (no exemplo abaixo, cronológica inversa) desses tipos documentais é a série, que nesse caso tem a grande vantagem que trazer um alto nível de padronização de informações, como pode ser visto baixando os documentos:
Relatório 2010
Relatório 2009
Relatório 2008
Se você é corinthiano ao invés de guardar o famoso poster do time campeão (mais uma espécie documental quase formular), guarde em sua coleção pessoal a cópia de uma série inteira do seu time do coração.

Se você não é corinthiano, aproveite para pressionar o seu time do coração a fazer relatórios anuais de sustentabilidade. O meio ambiente e a Arquivologia agradecem.

20 dezembro 2011

Pela livre circulação de ideias

Copiado de Lucas Alves Blog 

As minhas ideias sobre os problemas advindos da "reserva de mercado" imposta pela Lei e sacralizada por alguns arquivistas radicais são mais do que conhecidas (ver exemplo aqui). Entendo que elas não são universais e nem inquestionáveis, por esse motivo este blog sempre estimulou a discussão sobre o tema, divulgando os mais variados pontos de vista (ver, por exemplo, os posts tagueados com "Flávia Oliveira" na coluna "autores relacionados"). 

Minha colega do curso de Arquivologia, prof. Kátia Isabelli Souza estará lançando amanhã o livro "ARQUIVISTA, VISIBILIDADE PROFISSIONAL. formação, associativismo e mercado de trabalho". A obra apresenta os componentes para o estudo do desenho da formação e análise das diversas formas de diálogo entre os profissionais arquivistas, o mercado de trabalho e o associativismo. Sua abordagem é bastante diferente do ponto de vista que venho defendendo e, por isso mesmo, merecer ser analisado e discutido. 

Há poucos dias a profa. Kátia tentou sem sucesso lançar e divulgar a obra na I CNARQ (ver post aqui e aqui), mas não foi autorizada pela organização do evento, provavelmente sob a alegação de que a conferência não previa esse tipo de atividade; afinal, onde já se viu uma CONFERENCIA NACIONAL lançar livros e fomentar debates externos ao script pré-definido?

Quem quiser melhor conhecer a obra de Kátia Isabelli pode comparecer nessa 4ªf, dia 21/12/2011 às 17:00hs no Café do Salão Verde da Câmara dos Deputados para o lançamento oficial. Quem não puder ir, tem a possibilidade de adquirir a obra aqui em Brasília na Livraria da Rodoviária de Brasília e na Livraria Cultura. Outros interessados podem deixar mensagem diretamente nos comments deste posts, que as mesmas serão repassadas para a autora.



Sumário:
Capítulo 1 – O mundo do trabalho e a visibilidade do profissional de arquivos 
1.1 A visibilidade dos arquivistas no mundo do trabalho: estado da arte 
1.2 Discussão do tema no ambiente acadêmico: os eventos e a produção do conhecimento 

Capítulo 2 – Profissional Arquivista 
2.1 Arquivista – conceituação 
2.2 Panorama mundial do surgimento da profissão 
2.3 Panorama da atuação e reconhecimento da profissão no Brasil 
2.4 Ética profissional 
2.5 A visibilidade dos arquivistas nos espaços de trabalho e em suas atribuições 

Capítulo 3 - Os agentes de formação e os espaços de ensino na Arquivística 
3.1 Primeiros movimentos: o surgimento do curso de formação no cenário mundial 
3.2 A formação no Brasil 
3.3 Radiografia dos cursos 
3.4 Competência dos Arquivistas: que profissional os cursos desejam formar? 
3.5 Vinculação dos cursos com os coletivos profissionais 
3.6 Vinculação do ensino com o mercado laboral 

Capítulo 4 - Os coletivos profissionais no Brasil: as associações da área de Arquivologia 
4.1 Coletivos profissionais: composição e objetivos 
4.2 Os coletivos e sua relação com os órgãos da categoria 
4.3 Os coletivos profissionais no Brasil: um panorama 
4.4 Síntese geral dos coletivos profissionais: a realidade brasileira 
4.5 O ensino da arquivística sob o prisma das associações profissionais 
4.6 Os coletivos profissionais e a promoção de eventos 
4.7 Panorama dos coletivos profissionais e o mercado laboral: colaboração promissora? 

Capítulo 5 - Visibilidade do arquivista no mundo do trabalho 
5.1 Registro profissional dos arquivistas 
5.2 Reflexos do Brasil: os arquivistas no mundo do trabalho

12 dezembro 2011

Post do blog DTD é elogiado como "soberbo" e "especial"

Copiado de K I Media
O exercício democrático é, realmente, algo muito complexo. A aceitação de que outras pessoas possam ter pontos divergentes, na área da Arquivologia, parece ser algo muito complicado. O coordenador deste blog foi acusado de arrogância por conta de manifestar-se contra a forma com que a "representatividade" da comunidade da Arquivologia está sendo considerada na I Conferência Nacional de Arquivos (veja post aqui). Parece que não aceitar ser representado por delegados "biônicos" (na ordem de 30%) significaria solicitar "privilégios". Realmente, concordo parcialmente com a observação: no estado atual seria um verdadeiro privilégio participar de um processo democrático transparente e, efetivamente, representativo. 

Divulgo cópia de e-mail que recebi de uma colega, já que o ilustre missivista acovardou-se a escrever diretamente a mim. A cópia vai na íntegra, com supressão do nome, para que o debate não chegue ao nível pessoal, e se mantenha no plano da ideias:
Clique na imagem acima para ampliar
O crítico comentador revela estar bem conectado com os principais veículos de discussão da área, com o acompanhamento contínuo deste blog. Meu leitor não entende que é típico da democracia poder ser contrário a determinadas leis e, como consequência disto, ter a opinião respeitada nos debates sobre o tema, como exercício de contraditório. Infelizmente, entende que as opiniões aqui expressas encontram-se em uma situação de ostracismo. Ostracismo, para esclarecer ao inculto missivista, é um termo derivado da Grécia antiga, que representava o exílio de algum cidadão, cujas opiniões ameaçavam a estabilidade da democracia ateniense, cuja decisão vinha de votos computados por meio de peças de cerâmica no formato de ostras. 

Pois bem, pergunto eu: minhas opiniões ameaçam a democracia arquivística? Só porque tenho divergências quanto ao exercício profissional? Ou porque sou contra o exercício de representação biônica? Um blog que até o momento computa acessos em mais de 750 cidades, em 67 países com mais de 99 mil páginas visitadas (veja post aqui sobre artigo científico que analisa a importância deste blog na formação de arquivistas) pode ser considerado excluído pelo ostracismo? Ou será que nós todos que trabalhamos com arquivos na Região Centro-Oeste já estamos pré-condenados ao ostracismo por conta de a comissão organizadora da I CNARQ contar com 277% mais delegados "nomeados" do que os representantes eleitos daqui?

De qualquer modo, fica a pergunta: quem nos condena ao ostracismo?

Ainda é tempo de se manisfestar. As assinaturas na petição ainda são numericamente pouco representativas. Mas ainda é tempo: ASSINE AQUI! (ok, ok, ok, eu sei que é chato, tem que logar, criar conta e validar etc.; realmente, a democracia dá um trabalhão...).

Como inspriação vai uma frase de Martin Luther King:
"O que me preocupa não é nem o grito dos corruptos, dos violentos, dos desonestos, dos sem caráter, dos sem ética...
 O que me preocupa é o silêncio dos bons."

E você? Vai continuar em silêncio?

06 dezembro 2011

Conferência Nacional de Arquivos ou a volta da representação "biônica"

Diante do inegável avanço que representa a realização da I CNA, muitas pessoas têm manifestado ressalvas quanto ao modo de condução do processo e quanto a hegemonia (eterna?) que determinadas regiões continuam a manter no cenário das políticas públicas de arquivos no Brasil. A conferência regional do Centro-oeste foi realizada em data concomitante com o XII Enancib, evento tradicional de mais de uma década e contou com baixa representatividade. Aliás, a representatividade é um dos pontos crucias para que consiga-se, de fato, transformar o "mapa" dos arquivos do Brasil. A "Carta de reflexões e propostas para a I Conferência Nacional de Arquivos" (disponível aqui) questiona ao menos dois aspectos "curiosos" na representação de delegados: há 02 delegados do sudeste para cada 01 do centro-oeste e a comissão organizadora dispõe de prerrogativa para "convidar" 30% dos delegados. Para quem não se lembra da época da Ditadura, quando o governo "indicava" 1/3 do Senado (os senadores "biônicos") vale destacar que a semelhança e a proporção são assustadoras. É mais assustador assistir ao silêncio das pessoas que rapidamente se mobilizaram contra a lotação do Arquivo Nacional no Ministério da Justiça e agora simplesmente, em nome de um mal menor, calam-se quanto aos delegados "biônicos".

O processo já foi deflagrado há muito, e não há nada efetivo que se possa fazer para mudar concretamente um desfecho previsível. Nada? Não custa tentar. Entre o conformismo alienado e o esforço democrático, fico sempre com a segunda opção. Foi o esforço "vão" pela democratização, pela Anistia, pelas Diretas Já, que garantiram que o Brasil se tornasse um estado democrático. Um estado democrático requer, como é sabido, uma política de arquivos transparente e representativa. Eu trabalho com arquivos e formo arquivistas na capital do país; não posso aceitar a ser subrepresentado e VOCÊ? ACEITA? 

Não se trata de impedir a realização da CNA, porém de fazê-la de modo mais organizado, mais transparente e, sobretudo, mais representativo. Portanto, não deixe para amanhã e assine agora o abaixo assinado aqui. Lembre-se que restam poucos dias para a CNA. Ainda faltam pelo menos 980 assinaturas. A minha já está lá... E a sua? Aliás, não basta assinar a divulgação é fundamental também.

Para relembrar a posição deste blog quanto à certas posturas do Arquivo Nacional leia os posts abaixo:
Só para não esquecer, porque depois não adianta mais se lamentar:
______________
André Lopez

02 dezembro 2011

Les documents juridiques



Muitas são as atividades das organizações que se enquadram na função jurídica. Quase 300 leis e estatutos regem a vida das diversas empresas de Québec.

As principais são:

v Loi sur les normes du travail (sobre as normas de trabalho)

v Loi sur la santé et la sécurité du travail (sobre a saúde e a segurança no trabalho)

v Code municipal (código municipal)

v Loi sur les impôts (sobre os impostos)

v Loi sur les compagnies (sobre as companhias – tipo de empresa)

v Code civil (código civil)

Tipos de documentos jurídicos da província de Québec

LES ACTES DE PROCÉDURE

São os documentos relativos aos procedimentos judiciários com os quais uma organização é levada aos tribunais judiciários ou administrativos ou com os quais ela inicia um processo.

v La mise en demeure (aviso): este não é um “acte de procédure” propriamente dito, mas é por onde tudo começa. Ele permite que a pessoa que se sinta prejudicada por uma outra parte possa exigir formalmente a produção de um ato, de acordo com modalidades e normas determinadas. Ela permite que o prejudicado recupere o dinheiro perdido ou faça valer os seus direitos ou anuncia as possibilidades de uma ação judicial. Seu período de conservação irá variar de acordo com a duração e da importância do litígio que se encontra neste documento.

v Les actes de procédure são prescritos de lei produzidos por uma instância civil ou criminal. Inclui documentos produzidos tanto pelo requerente quanto pelo réu. Eles são necessários ao desenvolvimento de uma ação na justiça. São conservados até o final do julgamento. Posteriormente, conservaremos permanentemente os “actes de procédure” que contiverem uma decisão judicial fundamental para empresa.

"Eles se referem a um conjunto de formalidades efetuados por partes (requerente ou requerido), ou seus representantes (advogado, advogado de oficial de justiça), e pretende iniciar uma ação, para assegurar a realização do processo, (suspendendo ou encerrarando) ou para impor julgamentos. "

http://www.deficreation.com (tradução minha)

LES TITRES DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

v Le certificat de brevet d’invention -- le brevet (certificado de patente -- patente): é o documento com o qual o governo acorda com um inventor o direito de impedir que outras pessoas fabriquem, usem ou vendam o invento no país. Constitui o título legal de propriedade de uma invenção, além de se caracterizar como um direito que não pode ser transferido. É útil à organização que o detém. E conservado durante o período em que o seu conteúdo for válido. O “certificat de brevet d’invention” são válidos por 20 anos.

v Le certificat de droit d’auteur (certificado de direito autoral): é o documento que estabelece que uma obra é protegida por lei. A função deste documento é identificar a obra protegida e o seu respectivo autor. É válido até 50 anos após a morte do autor da obra.

v Le certificat de marque de commerce (certificado de registro de marca):é o documento que protege uma forma de propriedade intelectual que afirma que determinados bens e serviços estão sob a bandeira de uma empresa. O certificado de registro de marca faz prova de um direito exclusivo e ajuda o proprietário a se distinguir dos seus concorrentes. É conservado permanentemente.

v O desenho industrial é aquele com o qual nós damos uma forma, uma configuração ou uma decoração original a um artigo utilitário produzido em série, para o deixar mais atraente. Esse desenho, uma vez registrado no “Escritório dos desenhos industriais” dá origem ao certificat de dessin industriel (certificado do desenho industrial). É conservado permanentemente.

LES DOCUMENTS D’APPEL D’OFFRES

O objetivo desse tipo de documento é informar aos candidatos em potencial que um organismo deseja fazer um acordo para compra de um bem ou para recorrer à serviços para um projeto particular.

v L’avis d’appel d’offres (aviso de concurso): informa que uma organização está disposta a receber propostas a fim de fazer um acordo de trabalho. É essencial conhecer as características do mercado. Permite provar que um organismo público está de acordo com a obrigação legal de divulgar o concurso em um processo aberto (público). Geralmente é conservado em um dossiê “d’appel d’offres” que agrupa todos os documentos necessários para a realização do concurso. O tempo de conservação deste documento estará ligado ao tempo de conservação do dossiê, que irá variar de acordo com a importância do concurso.

v La soumission (submissão): é um ato escrito com o qual uma pessoa ou uma empresa, respondendo a um “avis d’appel d’offres” faz conhecer as suas proposições visando um acordo. Permite ao organismo fazer uma escolha. Este documento indica a intenção do autor da submissão de fazer um acordo. Uma vez aceita, a submissão se torna um contrato... Alguns parâmetros são essenciais aos autores das submissões a fim de redigir corretamente este documento. Essas informações estão contidas no “cahier des charges”. Seu tempo de conservação irá variar em função do dossiê “d’appel d’offres”.

v Le cahier de charges (caderno de cargas): é o documento que registra as normas gerais e específicas para a concessão e execução de contratos. É o documento para descrever as necessidades das empresas junto aos seus fornecedores. Este documento permite enquadrar o licitante e pode ajudar a resolver uma disputa. Seu tempo de conservação irá variar de acordo com a importância do seu conteúdo.

LES CONTRATS

v O contrato de empresa ou de serviço é o documento com o qual o empresário ou um prestador de serviço se engaja perante um cliente para realizar uma obra ou a lhe fornecer um serviço mediante um preço que se propõe a pagar. Apresenta os direitos e as obrigações das duas partes (cliente e empresário). O contrato de empresa assegura uma certa qualidade na execução dos trabalhos. Seu tempo de conservação irá variar de acordo com a importância do seu conteúdo.

v Le contrat d’assurance (contrato de seguro): é o documento com o qual o segurador, mediante uma gratificação, se obriga a pagar ao contratante caso o segurado sofra algum risco. Constitui uma garantia contra os riscos. É conservado durante o período de tempo em que o seu conteúdo estiver em vigor.

v La police d’assurance (apólice de seguro): é o documento que constata a existência de um “contrat d’assurance” e que apresenta os detalhes a respeito da cobertura do seguro.

v Le contrat de louage - le bail (contrato de aluguel): é o contrato com o qual um locador se relaciona com um locatário, mediante um imobiliário, para usufruir temporariamente e mediante um tempo pré-determinado, de um bem móvel ou imóvel. Prova que um locador alugou um bem mediante pagamento de quantia pré-determinada. Apresenta os direitos e as obrigações de ambas as partes envolvidas no contrato. É conservado pelo período em que o seu conteúdo estiver em vigor ou até o pagamento das parcelas do contrato.

v Le contrat de vente (contrato de venda): é o contrato pelo qual um vendedor transfere uma propriedade a um comprador mediante o pagamento de uma compensação financeira. Permite gerar transações mobiliárias e imobiliárias de uma empresa. Estas transações deverão estar inscritas no “journal comptable” da empresa. É conservado pelo período de tempo em que o seu conteúdo estiver em vigor.

v L’hypothèque (hipoteca): é um direito real acordado a um credor sobre um bem móvel ou um bem imóvel como garantia a uma dívida.

v L’acte d’hypothèque (ato de hipoteca): é o documento que constata o direito à hipoteca.Ele protege o credor. É uma função legal caso as obrigações com a hipoteca não sejam cumpridas mediante uma das partes. É conservado enquanto o seu conteúdo estiver em vigor ou até a sua renovação.

AUTRES DOCUMENTS JURIDIQUES

v L’avis juridique (aviso jurídico): é o documento com o qual um advogado apresenta uma ideia a título de conselho para responder a uma pergunta. Informa a empresa sobre os seus direitos. Este documento apoia a condução das tarefas da empresa. É conservado enquanto o seu conteúdo estiver em vigor.

v Le prospectus (prospecto): é o documento que uma empresa ou seu representante deve submeter à comissão de valores mobiliários para uma aprovação, visto que ela pretende proceder a uma emissão pública dos seus títulos. Fornece aos investidores informações que lhe são necessárias para tomar decisões esclarecidas no que diz respeito a um investimento. É um encorajamento ao investimento dentro de uma empresa. Deve ser armazenado permanentemente, visto que este documento é uma testemunha das emissões das ações efetuadas pela empresa.

v Le certificat d’action (certificado de ação): é o escrito que atesta que uma pessoa física ou moral detém uma ou mais ações. É a prova da propriedade de ações que se detém. Ele confere aos acionistas uma participação nos lucros ou no poder de decisão de uma organização. É conservado até a venda ou a transferência das ações que ele representa.

v La procuration (procuração): é o documento com o qual uma pessoa responsabiliza outra pessoa para lhe representar a fim de executar um ato em seu nome. Ela estabelece a prova de um contrato que liga um mandante e um mandatário. Permite também que uma pessoa física ou moral siga o desenvolvimento de certas atividades sem que ela esteja presente fisicamente. É conservado enquanto o seu conteúdo estiver em vigor.

v Le permis (licença): é o documento escrito de natureza oficial que permite, por uma duração determinada, de cumprir uma atividade regulamentada. É conservado enquanto o seu conteúdo estiver em vigor. De acordo com a importância de seu conteúdo, ele poderá ser considerado um tipo de documento essencial e, portanto, será conservado em permanência.

26 novembro 2011

Les Documents comptables et financiers



Os documentos contábeis e financeiros servem para obter, gerir e planejar os recursos financeiros de uma organização.

Finanças X Contabilidade

Ambos envolvem a gestão financeira da empresa. Contudo,

Finanças:

Abrangem a gestão de fundos. A organização visa:

v Maximizar os recursos da empresa a partir da análise das demonstrações financeiras;

v É importante atividade de financiamento para alocar fundos entre as várias funções da empresa, por meio de diferentes orçamentos.

Contabilidade:

Ao contrário, aplica-se ao registro dos fundos da organização. Tem como objetivos:

v Registrar

v Classificar

v Resumir

v Analisar

v Fornecer dados ou informações de caráter financeiro.

v É caracterizada pelo ciclo de um ano (a lei que determina o ano financeiro)

Etapas do ciclo financeiro:

v Preparação: consignação das transações comerciais dos seguintes documentos: faturas, ordens de encomendas, números de identificação bancária, etc. Esses documentos possuem a função de documento de apoio. (Documentos de apoio: documentos com os quais a organização justifica a regularidade de suas operações).

v Registro das operações em livros ou diários. As informações monetárias ficam inscritas.

v Transcrição para o grande livro

v Elaboração das demonstrações financeiras (balanço, demonstração do resultado e declaração de desenvolvimento financeiro da organização).

Documentos contábeis e financeiros da província de Québec

v Bon de commande (ordem de encomenda): documento preenchido pelo cliente para fazer o controle da mercadoria. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário para a verificação contábil e até o pagamento total da fatura relacionada a este documento.

v Bon de livraison (nota de entrega): documento que fornece os detalhes exatos daquilo que foi entregue. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário para a verificação contábil e até o pagamento total da fatura relacionada a este documento.

vConnaissement (?): conjunto de documentos de transporte de mercadorias que informam a respeito de todos os elementos do contrato de transporte. É conservado de acordo com os critérios descritos pela lei dos impostos e até o pagamento total da fatura relacionada a este documento.

vFatura: documento que apresenta em detalhes os preços das mercadorias vendidas ou dos serviços executados. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário para a verificação contábil e até o pagamento total da fatura.

vÉtat de compte (extrato bancário): transcrição dos movimentos registrados em uma conta para obter o saldo. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário para a verificação contábil e até o pagamento total da fatura relacionada a este documento.

vEffets de commerce (formas de pagamento): diversos modos de pagamento de uma soma em dinheiro. – à vista, -- em cheque, -- em nota promissória.

vBordereau de dépôt (comprovante de depósito): declaração em que é inscrito em detalhes das somas de dinheiro decorrentes de depósitos diversos. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

vRelevé de compte bancaire (resumo de conta bancária): relatório enviado periodicamente contendo uma recapitulação das transações bancárias efetuadas por um período determinado. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

vConciliation bancaire (conciliação bancária): balanço contábil mostrando a diferença entre o extrato bancário e os registros contábeis. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

vJournaux comptables (diário contábil): registro cotidiano das transações monetárias efetuadas por uma organização. Inclui diários auxiliares (conjunto de operações efetuadas por um grupo determinado) e diários gerais (compostos pelas outras transações não abarcadas pelos diários auxiliares. Exemplo: uma compra feita uma única vez no ano). Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos. A decisão de conservar esse tipo de documento em permanência irá variar de acordo com a profundidade do conteúdo

vGrand livre (grande livro): documento que agrupa todas as contas de uma empresa: ativas, passivas, capitais próprios, produtos e carregamentos. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

v Balance de vérification (balança de verificação): lista de contas do grande livro quer seja saldo debitado quer seja saldo creditado. Muitas verificações são feitas durante o ano financeiro mas aquelas que são produzidas em vista de alguns documentos –États financiers (“bilan, états des résultats”, etc.) possuem uma importância peculiar e devem ser conservadas de acordo com a regra de armazenamento desses documentos.

vBilan (balancete): documento de síntese e extrato que expõe, a uma data precisa, a situação financeira e patrimonial da empresa. Nem todos os “bilans” possuem a mesma importância. O “bilan” produzido junto com o extrato financeiro do final do ano financeiro deve ser armazenado permanentemente.

vÉtat des résultats (demonstração de resultados): situação financeira que dá a mostra o lucro líquido (ou prejuízo) durante um determinado período. Nem todos os “états des résultats” possuem a mesma importância. O “état des résultats” produzido junto com o extrato financeiro do final do ano financeiro deve ser armazenado permanentemente.

vRapport de vérification (relatório de verificação): documento em que um perito contábil emite uma opinião objetiva quanto à fidelidade da imagem que os “états financiers” apresentam. Deve ser conservado em permanência.

v Plan comptable (plano contábil): lista codificada de contas classificadas de acordo com as suas naturezas e as suas diferentes funções dentro das organizações. Deve ser conservado de acordo com o período em que ele estiver em vigor.

vBudget (orçamento): conjunto de receitas e despesas previstas por uma empresa para um período determinado e em função das suas necessidades. Deve ser conservado enquanto o seu conteúdo estiver em vigor e também de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos. O “budget” global é considerado com sendo um tipo de documento essencial e deve ser armazenado permanentemente.

vSubvention (subvenção): fonte de financiamento possível. Deve ser conservado de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

vDeclarações fiscais e outras taxas. São conservadas de acordo com os seus conteúdos.

25 novembro 2011

Avaliação de DTD


A avaliação é para ser INDIVIDUAL e, portanto, será entregue e apresentada INDIVIDUALMENTE para minha arguição no dia 09/12 em horários pré-definidos. Os alunos deverão agendar horários, com intervalo 10 minutos entre as 14:30hs e 17:50hs e entre as 19:00hs e 22:00hs, indicando a preferência no comment abaixo.

QUESTÃO 1:

Analise 4 dos documentos vistos na terceira aula indicando: 
a) nome do documento (espécie)
b) função administrativa do documento
c) função arquivística do documento
d) tipo documental (espécie + função)
e) produtor arquivístico do documento (fundo)
f) série documental tipológica do documento.
São quatro análises uma para cada um: 


Contexto: 
  1. Camisinha em embalagem publicitária da MFC.2 Archiving com os dizeres "Archiving Safety" na frente e "Preserve the past to guarantee the future", no verso. Produzido em múltiplas unidades, sendo que a da foto foi guardada pelo departamento de marketing da empresa. 
  2. Camisinha em embalagem publicitária de prevenção às DSTs, identificadas como Secretaria de Saúde Pública do Estado de São Paulo, produzidas em múltiplas unidades e distribuídas durante o Carnaval. O exemplar fotografado foi encontrado na mesa de uma funcionária do programa de prevenção de DST/AIDS do Ministério da Sáude do Governo Federal. 
  3. Arganel de Gilwell: original recebido por André Lopez na cerimônia de entrega do certificado de conclusão do Curso Básico de Escotista (cursos I, II e estágio). O titular não o usa para não correr o risco de perdê-lo. Em seu lugar usa, no dia a dia, uma cópia idêntica. 
  4. Arganel escoteiro, de identificação encontrado no chão, sem identificação de proprietário e guardado na secção de "Achados e Perdidos" do Grupo Escoteiro Blog Diplomático.

QUESTÃO 2:
Discuta, tendo com base o trabalho final elaborado por seu grupo, as principais diferenças que os autores analisados pela bibliografia do curso apontariam para a análise e classificação do “Documento para chamar de seu.

QUESTÃO 3: 
Como você entende as relações existentes entre análise diplomática, tipologia e classificação? Dê um exemplo concreto com base em alguma postagem de turma anterior de diplomática.


QUESTÃO 4: 
Realize a atividade proposta em 

17 novembro 2011

Les Documents de Communications


O bom andamento e o desenvolvimento de uma organização não acontecem sem a correta circulação da informação. A boa comunicação interna assegura a eficácia da organização. As atividades de marketing e as relações públicas asseguram a boa visibilidade da organização.

Os documentos de comunicação na província de Québec

v La lettre: (carta) é o documento que informa ou responde a uma solicitação. É usado para comunicar informações ou como material de persuasão. É um elemento de apoio à condução dos negócios. Pode ser utilizado como material de prova perante a justiça. A sua conservação irá variar de acordo com a importância do seu conteúdo.

v Le communiqué de presse (comunicado de imprensa): é um pequeno texto produzido por uma empresa para fornecer informações precisas sobre um tema de importância para a organização. Destinado a ser publicado em todo ou em parte pela imprensa. Este documento deve ser conservado pela empresa até o fim da sua emissão. Após este período, cabe a cada organização decidir se o comunicado será armazenado permanentemente para fins históricos.

v La note (nota): pequeno texto utilizado para transmitir, dentro de uma organização, informações, instruções, pedidos e ordens consecutivas a decisões ou modificações. Ela serve para facilitar a condução das atividades cotidianas, permitindo a difusão de certas informações necessárias ao bom funcionamento da empresa. Como o seu conteúdo geralmente não é composto por grandes decisões, a nota não deve ser conservada permanentemente.

v Le rapport (relatório): é uma declaração dos fatos observados ou das ações realizadas. Para uma empresa, é uma análise de documentos completa e objetiva de um problema ou situação. Portador do resultado de enquetes e sondagens, ele deve apresentar soluções em forma de recomendação. A sua conservação irá variar de acordo com a importância do seu conteúdo.

v Le journal interne (boletim): é uma publicação interna para os funcionários de uma organização. Devido à sua função, exerce o poder de ligação entre os membros da organização e os seus funcionários, fornecendo também informações dos mesmos. Deve ser conservado em permanência ao menos um exemplar de cada publicação do boletim.

v La brochure et le dépliant (folheto e folder): são materiais promocionais que fornecem informações sobre os produtos ou serviços oferecidos por uma empresa, para torná-los conhecidos ou estimular a sua compra. Deve ser conservado ao menos um exemplar de cada documento publicitário, já que os mesmos também são uma forma de testemunhar os esforços de uma organização para se tornar conhecida.

v L’étude de marché (estudo de mercado): é o documento escrito que relata os resultados de análise e exploração de dados coletados durante a operação de pesquisa de mercado. Este documento fornece à organização informações a respeito dos seus possíveis clientes, permitindo aos empresários traçarem estratégias e planos de ação para nortear a empresa. Devido à sua importância, este documento deve ser conservado em permanência.

v Le plan marketing (plano de marketing): é o documento em que a organização, depois de fazer uma análise crítica da situação, estabelece um plano de ação para promover, em relação aos seus objetivos, os resultados esperados da relação produto/mercado. Este documento estabelece metas realistas para o futuro comercial da empresa e é o principal instrumento de esforço e controle comercial dentro de uma empresa. Deve ser conservado durante o período em que o seu conteúdo estiver em vigor. Cabe a cada organização decidir a respeito da sua posterior conservação permanente.

v Le plan de communication (plano de comunicação): é o documento que apresenta as principais opções para a política de comunicação de uma empresa. Delineia a estratégia para a comunicação e é um instrumento de navegação para a gestão empresarial. Deve ser conservado durante o período de tempo em que o seu conteúdo estiver em vigor.

v Le livre d’or (livro de visitas): é o livro em que os visitantes podem escrever seus nomes e deixar mensagens, observações, comentários, elogios ou reflexões a respeito dos lugares da empresa que visitou. (Geralmente é utilizado em museus ligados à organização ou outros lugares semelhantes). Geralmente é conservado em permanência devido à sua função testemunhal ou por conter assinaturas de grandes personalidades.

10 novembro 2011

Novos ajustes de cronograma e atividades

Copiado de Relógios Mecânicos
Atenção para a "oficialização" do ajuste do cronograma acordado com todos na última aula:

Dias 11 e 18 de novembro:
  • Não haverá aula presencial.
  • As datas ficam destinadas para as visitas dos grupos nas unidades de guarda permanente ou de trâmite dos documentos escolhidos.
  • As equipes deverão postar comprovação de que realmente realizaram ao menos uma visita. Os integrantes das equipes deverão ter algum comprovante da visita. (data limite para a postagem 18/11/2011)
  • As visitas se destinam à realização do levantamento de normas referentes ao documento escolhido "para chamar de seu" e confirmar com o setor se as normas identificadas representam a completude. Ver cap 1.5 de Mariano Ruiperez.
  • Os grupos devem ainda elaborar uma ficha tipológica para usar no "documento pra chamar de seu".
  • A ficha deve ter também um manual que explique (o que é) e justifique (por que está lá) cada campo.
ATIVIDADES PARA O PERÍODO:
  1. estudo normativo sobre o "documento para chamar de seu"
  2. comprovante da visita
  3. ficha tipológica
  4. manual da ficha
  5. explicação e justificativa da ficha

Dia 25 de novembro:
    • Apresentação dos trabalhos finais em classe.
    • Os alunos deverão ter um plano B caso o trabalho não funcione, a internet esteja fora do ar, ou algo do gênero.
    • O trabalho final deverá ser postado nos próprios blogs ou no Diplomática em foco; sugere-se que o formato final explore as potencialidades das redes sociais.
    • Será divulgada no blog às 23:00hs o enunciado da prova semestral, a ser feita individualmente.

    Dia 02 de dezembro:

    Dia 09 de dezembro:
    • serão agendas sessões de 10 minutos, ao longo do dia para que cada aluno entregue pessoalmente a prova e seja arguido sobre a mesma.

    09 novembro 2011

    Les Documents des Ressources humaines et des Relations de travail



    Dois campos de aplicação fazem alusão aos recursos humanos: a gestão do pessoal e a gestão das relações de trabalho.

    Um quadro legal próprio:

    v Carta de Direitos e Liberdades

    v Lei de Normas Trabalhistas

    v Garantia de Saúde e Segurança Ocupacional

    v Código do Trabalho de Quebec

    v Código Civil de Quebec

    v Carta da língua francesa

    Atividades ligadas à gestão de Recursos humanos:

    Planejamento e análise:

    Os administradores de recursos humanos, durante o exercício de suas tarefas, devem analisar cada uma das funções da empresa e definir as qualificações necessárias para os empregados que irão ocupar os cargos disponíveis.

    v Description de poste: é o documento de síntese que apresenta a descrição das tarefas e responsabilidades de um cargo. Além de situar o cargo dentro das tarefas da empresa, esse documento é essencial à integração dos novos empregados, à negociação dos contratos de trabalho e à avaliação do rendimento de cada tarefa. Esse documento deve ser armazenado permanentemente, juntamente com um organograma e o “Profil d’exigences” da empresa.

    v Profil d’exigence de postes: é a apresentação detalhada das qualificações objetivas e das exigências essenciais que deverá possuir o titular de um cargo para garantir um rendimento satisfatório no trabalho. Esse documento permite, a longo prazo, estabelecer o perfil dos funcionários desejados pela organização, além de facilitar o recrutamento doa candidatos a um posto de trabalho. Para armazenamento, idem “Description de poste”.

    Recrutamento e seleção

    A atividade de recrutamento é essencial para sanar as necessidades de pessoal da empresa. Os empregados podem ser selecionados dentro da mesma empresa (para uma troca de cargo) ou externamente à organização.

    v Offre d’emploi: é um anúncio que visa informar aos possíveis candidatos que um posto de trabalho foi aberto, a fim de receber currículos ou candidaturas para o cargo. Permite a uma organização de anunciar que ela está disposta a receber candidaturas para suprir um posto vago. Esse documento responde às exigências de transparência dos organismos públicos durante seus processos de recrutamento de candidatos. Deve ser conservado até o fim da candidatura dos empregados e pode ser descartado posteriormente.

    v Demande d’emploi: é o questionário que preenche o candidato a um posto de serviço para fornecer informações biográficas e profissionais ao empregador. Permite às empresas recrutar funcionários e avaliar as suas competências, observando se os mesmos possuem as características desejadas pela empresa. É armazenado juntamente com o arquivo do empregado e conservado de acordo com as normas dispostas para este arquivo.

    Formação

    Os documentos de formação são aqueles que permitem a gestão da formação e do aperfeiçoamento dos trabalhadores, durante o período em que eles são funcionários da empresa.

    Avaliação

    v Évaluation du rendement: é o formulário que contém os dados recolhidos durante o processo de avaliação do rendimento de um empregado. Ele permite mensurar os resultados e os comportamentos do empregado. Esse documento facilita a tomada de decisão na hora de fixar a remuneração do empregado. É armazenado juntamente com o arquivo do empregado e conservado de acordo com as normas dispostas para este arquivo.

    Outros documentos relacionados à gestão do pessoal:

    v Certificat de travail: é o documento que atesta a natureza e a duração de um emprego ocupado por um assalariado no interior de uma organização. É a prova de que o organismo está de acordo com o artigo 84 das leis trabalhistas. É armazenado juntamente com o arquivo do empregado e conservado de acordo com as normas dispostas para este arquivo. O certificado de trabalho é classificado como documento essencial.

    v Relevé d’emploi: é o documento escrito pelo empregador e entregue ao funcionário ao final do contrato de serviço. Ele atesta que o empregado trabalhou para a organização durante o período determinado. Deve ser conservado dentro do livro de contabilidade do empregador.

    v Livre d’accueil: é o documento enviado ao empregado no momento de sua contratação e que contém o conjunto das informações que permitem ao mesmo se familiarizar com a empresa. Deve ser conservado em permanência ao menos um exemplar desse documento dentro de cada organização.

    Documentos relacionados às relações de trabalho

    v Contrat de travail: é o documento com o qual o assalariado passa a ter a obrigação de, por um período determinado e sob remuneração, de efetuar um trabalho sob a direção ou o controle de outra pessoa. Esse documento contém e define os direitos e as obrigações do empregado e do empregador. É armazenado juntamente com o arquivo do empregado e conservado de acordo com as normas dispostas para este arquivo.

    v Convention collective: é o documento que acorda as relações de trabalho acordadas entre uma ou muitas associações trabalhistas e uma ou muitas associações de empregadores. Para os sindicatos, é um instrumento de proteção aos trabalhadores. Votada em assembleia pelos membros, esse documento deve ser respeitado por todos. Deve ser conservado em permanência e é considerado com um documento essencial.

    v Grief: é uma reclamação formulada por um assalariado, um sindicato ou um empregador relativo à interpretação ou à aplicação de uma “Convention collective”. É um instrumento de gestão de conflitos durante as relações de trabalho. Esse documento permite o planejamento de futuros negócios. Deve ser conservado de acordo com as seguintes condições: dependendo da importância do litígio e se a reclamação foi ou não levada à justiça.


    06 novembro 2011

    Les Documents de Direction

    Por que se criam empresas?

    Geralmente para responder às necessidades da população.

    O que é dirigir uma empresa?

    Tentar fazer com que todos os membros de uma organização convertam as suas atividades para atingir as metas pré-determinadas da corporação.

    Os responsáveis pela elaboração das metas geralmente são:

    v Os proprietários ou os seus representantes;

    v Presidentes e diretores gerais (ou vice-presidentes)

    v O Conselho Administrativo e o Conselho de direção

    Uma empresa deve gerar eficazmente os seus:

    v Recursos materiais

    v Recursos humanos

    v Recursos financeiros

    v Recursos informacionais

    Para que isso aconteça, faz-se necessário planejar e estruturar estes recursos:

    Planejamento: Processo de elaboração dos objetivos e ações a serem tomadas para garantir o bom funcionamento da organização. Os documentos utilizados nesta etapa são: o plano de ações, o plano estratégico e as políticas (que orientam as ações para um objetivo comum).

    Organizar: Agrupar os recursos de modo eficaz e econômico; determinar as responsabilidades e as tarefas; estabelecer as relações de autoridade. (O organograma traduz os esforços de estruturação e de organização da empresa).

    Documentos de direção da província de Québec:

    v Plan d`affaires (plano de atividades): Declara, em palavras e em números, o objetivo de um empreiteiro e as ações que ele se compromete a atingir. Para uma nova organização, serve para atestar a sua existência legal. Para uma organização já existente serve para apresentar as mudanças nos conselhos internos e externos da empresa. O plano de atividades deve ser armazenado durante o período de tempo em que o seu conteúdo permanecer em vigor ou em aplicação.

    v Plan stratégique (plano estratégico): Apresenta a estratégia de uma organização, contendo o conjunto das decisões que visam orientar as suas atividades. Expressa a visão e os valores da organização. Sempre com o objetivo de planejar. Exprime a visão e os valores de uma organização. O plano estratégico deve ser armazenado durante o período de tempo em que o seu conteúdo permanecer em vigor ou em aplicação.

    v Politiques (políticas): Apresenta as convenções que guiam a ação ou a reflexão dos passos efetuados para atender os objetivos da organização. A organização adota princípios diretivos que encontramos sob diversas formas mas que sempre farão parte das políticas. As políticas devem ser armazenadas durante o período em que o seu conteúdo permanecer em vigor ou aplicação.

    v Directives (diretivas): prescrição proveniente de uma autoridade superior sob as condutas a adotar ou a forma de proceder quando se trata de questões administrativas. Sempre inspirado em documentos constitutivos. As diretivas devem ser armazenadas durante o período de tempo em que o seu conteúdo permanecer em vigor ou em aplicação.

    v Organigramme (organograma): Documento que demonstra graficamente as ligações existentes entre as diferentes unidades administrativas. Apresenta a foto oficial dos empregados da empresa. O organograma deve ser conservado em permanência.

    v Rapport annuel (relatório anual): documento detalhado, preparado anualmente e que apresenta as atividades e a situação financeira de uma empresa para o ano decorrido. Acabou se tornando o documento de apresentação da empresa. O relatório anual deve ser conservado em permanência.