Les Documents comptables et financiers

Os documentos contábeis e financeiros servem para obter, gerir e planejar os recursos financeiros de uma organização.

Finanças X Contabilidade

Ambos envolvem a gestão financeira da empresa. Contudo,

Finanças:

Abrangem a gestão de fundos. A organização visa:

v Maximizar os recursos da empresa a partir da análise das demonstrações financeiras;

v É importante atividade de financiamento para alocar fundos entre as várias funções da empresa, por meio de diferentes orçamentos.

Contabilidade:

Ao contrário, aplica-se ao registro dos fundos da organização. Tem como objetivos:

v Registrar

v Classificar

v Resumir

v Analisar

v Fornecer dados ou informações de caráter financeiro.

v É caracterizada pelo ciclo de um ano (a lei que determina o ano financeiro)

Etapas do ciclo financeiro:

v Preparação: consignação das transações comerciais dos seguintes documentos: faturas, ordens de encomendas, números de identificação bancária, etc. Esses documentos possuem a função de documento de apoio. (Documentos de apoio: documentos com os quais a organização justifica a regularidade de suas operações).

v Registro das operações em livros ou diários. As informações monetárias ficam inscritas.

v Transcrição para o grande livro

v Elaboração das demonstrações financeiras (balanço, demonstração do resultado e declaração de desenvolvimento financeiro da organização).

Documentos contábeis e financeiros da província de Québec

v Bon de commande (ordem de encomenda): documento preenchido pelo cliente para fazer o controle da mercadoria. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário para a verificação contábil e até o pagamento total da fatura relacionada a este documento.

v Bon de livraison (nota de entrega): documento que fornece os detalhes exatos daquilo que foi entregue. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário para a verificação contábil e até o pagamento total da fatura relacionada a este documento.

vConnaissement (?): conjunto de documentos de transporte de mercadorias que informam a respeito de todos os elementos do contrato de transporte. É conservado de acordo com os critérios descritos pela lei dos impostos e até o pagamento total da fatura relacionada a este documento.

vFatura: documento que apresenta em detalhes os preços das mercadorias vendidas ou dos serviços executados. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário para a verificação contábil e até o pagamento total da fatura.

vÉtat de compte (extrato bancário): transcrição dos movimentos registrados em uma conta para obter o saldo. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário para a verificação contábil e até o pagamento total da fatura relacionada a este documento.

vEffets de commerce (formas de pagamento): diversos modos de pagamento de uma soma em dinheiro. – à vista, -- em cheque, -- em nota promissória.

vBordereau de dépôt (comprovante de depósito): declaração em que é inscrito em detalhes das somas de dinheiro decorrentes de depósitos diversos. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

vRelevé de compte bancaire (resumo de conta bancária): relatório enviado periodicamente contendo uma recapitulação das transações bancárias efetuadas por um período determinado. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

vConciliation bancaire (conciliação bancária): balanço contábil mostrando a diferença entre o extrato bancário e os registros contábeis. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

vJournaux comptables (diário contábil): registro cotidiano das transações monetárias efetuadas por uma organização. Inclui diários auxiliares (conjunto de operações efetuadas por um grupo determinado) e diários gerais (compostos pelas outras transações não abarcadas pelos diários auxiliares. Exemplo: uma compra feita uma única vez no ano). Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos. A decisão de conservar esse tipo de documento em permanência irá variar de acordo com a profundidade do conteúdo

vGrand livre (grande livro): documento que agrupa todas as contas de uma empresa: ativas, passivas, capitais próprios, produtos e carregamentos. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

v Balance de vérification (balança de verificação): lista de contas do grande livro quer seja saldo debitado quer seja saldo creditado. Muitas verificações são feitas durante o ano financeiro mas aquelas que são produzidas em vista de alguns documentos –États financiers (“bilan, états des résultats”, etc.) possuem uma importância peculiar e devem ser conservadas de acordo com a regra de armazenamento desses documentos.

vBilan (balancete): documento de síntese e extrato que expõe, a uma data precisa, a situação financeira e patrimonial da empresa. Nem todos os “bilans” possuem a mesma importância. O “bilan” produzido junto com o extrato financeiro do final do ano financeiro deve ser armazenado permanentemente.

vÉtat des résultats (demonstração de resultados): situação financeira que dá a mostra o lucro líquido (ou prejuízo) durante um determinado período. Nem todos os “états des résultats” possuem a mesma importância. O “état des résultats” produzido junto com o extrato financeiro do final do ano financeiro deve ser armazenado permanentemente.

vRapport de vérification (relatório de verificação): documento em que um perito contábil emite uma opinião objetiva quanto à fidelidade da imagem que os “états financiers” apresentam. Deve ser conservado em permanência.

v Plan comptable (plano contábil): lista codificada de contas classificadas de acordo com as suas naturezas e as suas diferentes funções dentro das organizações. Deve ser conservado de acordo com o período em que ele estiver em vigor.

vBudget (orçamento): conjunto de receitas e despesas previstas por uma empresa para um período determinado e em função das suas necessidades. Deve ser conservado enquanto o seu conteúdo estiver em vigor e também de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos. O “budget” global é considerado com sendo um tipo de documento essencial e deve ser armazenado permanentemente.

vSubvention (subvenção): fonte de financiamento possível. Deve ser conservado de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

vDeclarações fiscais e outras taxas. São conservadas de acordo com os seus conteúdos.