Les Documents de Communications

O bom andamento e o desenvolvimento de uma organização não acontecem sem a correta circulação da informação. A boa comunicação interna assegura a eficácia da organização. As atividades de marketing e as relações públicas asseguram a boa visibilidade da organização.

Os documentos de comunicação na província de Québec

v La lettre: (carta) é o documento que informa ou responde a uma solicitação. É usado para comunicar informações ou como material de persuasão. É um elemento de apoio à condução dos negócios. Pode ser utilizado como material de prova perante a justiça. A sua conservação irá variar de acordo com a importância do seu conteúdo.

v Le communiqué de presse (comunicado de imprensa): é um pequeno texto produzido por uma empresa para fornecer informações precisas sobre um tema de importância para a organização. Destinado a ser publicado em todo ou em parte pela imprensa. Este documento deve ser conservado pela empresa até o fim da sua emissão. Após este período, cabe a cada organização decidir se o comunicado será armazenado permanentemente para fins históricos.

v La note (nota): pequeno texto utilizado para transmitir, dentro de uma organização, informações, instruções, pedidos e ordens consecutivas a decisões ou modificações. Ela serve para facilitar a condução das atividades cotidianas, permitindo a difusão de certas informações necessárias ao bom funcionamento da empresa. Como o seu conteúdo geralmente não é composto por grandes decisões, a nota não deve ser conservada permanentemente.

v Le rapport (relatório): é uma declaração dos fatos observados ou das ações realizadas. Para uma empresa, é uma análise de documentos completa e objetiva de um problema ou situação. Portador do resultado de enquetes e sondagens, ele deve apresentar soluções em forma de recomendação. A sua conservação irá variar de acordo com a importância do seu conteúdo.

v Le journal interne (boletim): é uma publicação interna para os funcionários de uma organização. Devido à sua função, exerce o poder de ligação entre os membros da organização e os seus funcionários, fornecendo também informações dos mesmos. Deve ser conservado em permanência ao menos um exemplar de cada publicação do boletim.

v La brochure et le dépliant (folheto e folder): são materiais promocionais que fornecem informações sobre os produtos ou serviços oferecidos por uma empresa, para torná-los conhecidos ou estimular a sua compra. Deve ser conservado ao menos um exemplar de cada documento publicitário, já que os mesmos também são uma forma de testemunhar os esforços de uma organização para se tornar conhecida.

v L’étude de marché (estudo de mercado): é o documento escrito que relata os resultados de análise e exploração de dados coletados durante a operação de pesquisa de mercado. Este documento fornece à organização informações a respeito dos seus possíveis clientes, permitindo aos empresários traçarem estratégias e planos de ação para nortear a empresa. Devido à sua importância, este documento deve ser conservado em permanência.

v Le plan marketing (plano de marketing): é o documento em que a organização, depois de fazer uma análise crítica da situação, estabelece um plano de ação para promover, em relação aos seus objetivos, os resultados esperados da relação produto/mercado. Este documento estabelece metas realistas para o futuro comercial da empresa e é o principal instrumento de esforço e controle comercial dentro de uma empresa. Deve ser conservado durante o período em que o seu conteúdo estiver em vigor. Cabe a cada organização decidir a respeito da sua posterior conservação permanente.

v Le plan de communication (plano de comunicação): é o documento que apresenta as principais opções para a política de comunicação de uma empresa. Delineia a estratégia para a comunicação e é um instrumento de navegação para a gestão empresarial. Deve ser conservado durante o período de tempo em que o seu conteúdo estiver em vigor.

v Le livre d’or (livro de visitas): é o livro em que os visitantes podem escrever seus nomes e deixar mensagens, observações, comentários, elogios ou reflexões a respeito dos lugares da empresa que visitou. (Geralmente é utilizado em museus ligados à organização ou outros lugares semelhantes). Geralmente é conservado em permanência devido à sua função testemunhal ou por conter assinaturas de grandes personalidades.