Sinais de validação e autenticidade

Os sinais de validação são parte da garantia da autenticidade dos documentos, sejam eles de arquivo ou não. O governo brasileiro adotou recentemente duas medidas de renovação de tais sinais em dois importantes documentos: as novas cédulas de dinheiro (acesse aqui o material do Banco Central) e o novo passaporte, com chip (veja aqui a página da Polícia Federal). Um desses documento é de arquivo e o outro, em princípio, não. De qualquer modo, por estarem presentes no dia-a-dia de diversas transações administrativas, a ampla divulgação de suas características e de como podem ser as fraudes reconhecidas faz-se presente. Aparelhos e canetas identificadoras de dinheiro falso não são mais novidade desde a época da inflação descontrolada, quando muitas pessoas recorriam à compra de Dolares, nem sempre de fontes confiáveis, para protegerem sei pé-de-meia. Hoje em dia há máquinas específicas não apenas para a detecção de dinheiro falso, mas também para documentos pessoais, como os passaportes, por exemplo (ver site aqui). Ano passado, participando de uma conferência sobre arquivos na Romênia, tive a oportunidade de visitar na Academia de Polícia (que é ligada ao Ministério de Assuntos Internos) um laboratório destinado à formação de futuros agentes de fronteira, com diversas máquinas e exemplos de passaportes de todos os locais do mundo:

   

A autenticidade, é o elemento fundamental para que qualquer documento posa atuar plenamente de acordo com as funções para as quais foi concebido. No caso de documentos frequentes é bastante comum encontrar normas, padrões e critérios de validação bastante elaborados e complexos. 

No universo vasto dos arquivos é preciso, entretanto, tomar cuidado com a autenticidade de documentos nem tão usuais e nem tão conhecidos, para não corroborar, eventualmente fraudes ou operações ilícitas. Transpondo a temática para um universo discente é válido perguntar quantos alunos não estariam comprometidos se aparelhagens similares não fossem inventadas para verificar a autenticidade de atestados médicos (sobretudo àqueles emitidos em datas de provas). Uma aparelhagem eletrônica, no momento é despropositada já que os atestados não têm características de validação fisicamente comprováveis pela tecnologia. No entanto, há mais de três séculos, desde de a obra de Mabillon, de 1683, a diplomática vem desenvolvendo tais mecanismos, capazes de "dissecarem" cada uma das espécies documentais, em busca da definição de seus padrões e características de autenticidade. Ela está não apenas nos aspectos físicos, como também informacionais, por exemplo, não é preciso ler a cartilha do Banco Central e nem buscar marcas-d'agua na nota reproduzida no topo deste post para saber que ela não é autêntica.

O Banco Central se precaveu e lançou campanha explicativa. Os controles fronteiriços além de formações específicas têm maquinário eletrônico para auxilio. Até quando alguns alunos (maus) teimarão em entregar atestados "duvidosos"?

Sugestão de atividade: identifique neste blog posts relacionados à falsificação de documentos, que tenha sido descoberta devido à falta de conhecimento diplomático por parte dos fraudadores.

O plano de classificação do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

No Brasil, o trabalho do Arquivo Público do Estado de São Paulo é um dos poucos em que se observa uma utilização consciente e consistente de conceitos de diplomática e tipologia documental na elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade.

O Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividade-Meio [PCTT-SP] foi desenvolvido entre 1999 e 2002 pela equipe da Profa. Ieda Pimenta Bernardes e representa um bom exemplo de como é possível desenvolver soluções alternativas ao modelo proposto pelo Código de Classificação de Documentos de Arquivo da Administração Pública: Atividade Meio' [CCDA-CONARQ] do CONARQ.

Para apresentar um contraste entre as duas propostas, principalmente no que se refere à construção da estrutura de classificação, pesquisei alguns detalhes do processo de desenvolvimento do modelo paulista e revistei o excelente estudo do professor Renato O código de classificação de documentos do Conselho Nacional de Arquivos: um estudo de caso de um instrumento de classificação.

A EXPERIÊNCIA DO CONARQ

A origem do CCDA-CONARQ remonta a um período muito conturbado da história da Administração Pública brasileira. Para Luciano Martins (1997, p. 27):

Durante os três governos civis que se seguiram ao regime militar (mas especialmente sob o caótico governo Collor), a organização e as estruturas dos altos escalões da administração pública foram modificadas de forma constante e errática. Novos ministérios secretarias, e órgão de alto nível do Poder Executivo eram criados apenas para ser extintos meses depois, ou fundidos com outros, ou recriados sob um nome diferente, ou designados para desempenhar outras tarefas.

Em 1989, provavelmente buscando insumos para se afirmar e também definir o seu lugar e linhas de atuação num cenário tão instável o Arquivo Nacional (AN) realizou uma pesquisa em 148 órgãos públicos situados em Brasília e no Rio de Janeiro. Os resultados da pesquisa não foram muito animadores, o quadro geral das instituições consultadas era:

• Ausência de normas e procedimentos para organização dos documentos
• Alto grau de desorganização
• Desconhecimento de procedimentos arquivísticos
• Documentos organizados por espécies documentais e ordenados por número ou cronologia.

Sendo que:

• Mais de 66% dos órgãos de Brasília declararam não possuir instrumento de classificação
• 87% dos órgãos do Rio de Janeiro não possuiam instrumento de classificação.

Fico imaginando, a situação devia ser muito ruim mesmo. Para tentar resolver o problema o AN atuou da seguinte forma:

• 1991 – Publicação da Lei 8.159(criou o CONARQ, órgão responsável pela definição da política nacional de arquivos)
• 1993 - Criação de um grupo de trabalho cuja atribuição era elaborar o plano de classificação e tabela de temporalidade da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Coordenação (SEPLAN).
• 1994 - Instalação do CONARQ (ou seja, passou a funcionar efetivamente) e criação de uma CÂMARA TÉCNICA DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS cuja primeira missão era tornar o instrumento desenvolvido para a SEPLAN aplicável a outros órgão públicos.
• 1996 – O CONARQ divulga por meio da Resolução n°. 4 o CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA:ATIVIDADE MEIO.
• 1997 – Resolução n°. 8 – Revisa e amplia a o instrumento apresentado na Resolução n°. 4
• 2001 – Resolução n°. 14 – Revoga a Resolução n°. 8. Amplia e revisa o instrumento apresentado pela resolução n°. 4.
• 2004 - Resolução n°. 21 - dispõe sobre o uso da subclasse 080 referente ao pessoal Militar

O texto introdutório do CCDA-CONARQ traz o seguinte conceito para o código “ é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades”. O texto também explica que:

A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema [...] uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida.

Entendimentos desse tipo 'classificação por assunto' acabaram por gerar dificuldades para a aplicação do instrumento. Mesmo assim, até hoje é grande a aceitação do CCDA-CONARQ. Conforme analisa o Prof. Renato “Elaborar um modelo de estrutura de classificação, que sirva de referência para os órgãos públicos brasileiros, é um avanço na tentativa de diminuir os grandes problemas relacionados ao tratamento dos registros documentais do Estado brasileiro”. Mas o Prof. Também expõe alguns problemas do código:

- Imprecisão na utilização do conceito de ‘assunto’

- Utilização do princípio e da lógica da codificação decimal de Dewey.

- Utilização simultânea de mais de um princípio de classificação para divisão dos conjuntos

- Utilização de espécies e tipos documentais como unidades de classificação

- Ultraclassificação de documentos

Em 2006, o trabalho O uso do código de classificação de documentos de arquivo do Conselho Nacional de Arquivos apresentou uma análise feita em 22 dos 23 Ministérios, constatando que 64% dos órgãos da Esplanada utilizavam o código de classificação do CONARQ.

A EXPERIÊNCIA DO SAESP

Em 1999, a Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo aprovou o projeto "Um Sistema de GEstão Documental para o Estado de São Paulo" elaborado pelo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP). Os trabalho para elaboração do PCTT-SP envolveram:

• 12 reuniões com as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo
• 106 visitas técnicas às entidades, para esclarecer dúvidas e analisar documentos.
• 10 reuniões de discussão das propostas de classificação apresentadas.
• Pesquisa a 250 textos legais - Mapeamento da produção documental
• Após a finalização da pesquisa enviou-se ofício a 80 órgãos solicitando análise e manifestação formal sobre o instrumento.

Em 2002, o projeto coordenado pelas Professoras Ieda Pimenta Bernardes e Ana Maria Almeida Camargo (USP) é concluído. O plano de classificação desenvolvido foi conceituado como um “[...] instrumento utilizado para classificar os documentos de arquivo agrupando-os de acordo como o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação.”

As principais características do trabalho são:

• Descrição de todas as Funções e Subfunções
• Em sua estrutura explicita os níveis em função, subfunção, atividade e, por fim, documento.
• A codificação chega ao nível da tipologia documental
• Tem raízes claras no trabalho realizado pelos arquivistas de Madrid na formulação das tipologias documentais para arquivos municipais.

Pra quem não está muito acostumado com esse tipo de estrutura, fiz um copia e cola do plano:

03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (FUNÇÃO) Esta função corresponde a coordenação das ações de recrutamento, seleção, desenvolvimento e capacitação, avaliação e acompanhamento da vida funcional dos funcionários ou servidores encarregados da execução de serviços públicos ou de natureza pública, dentro das hierarquias funcionais e dos regimes jurídicos aos quais se submetem.

03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos (SUBFUNÇÃO) Esta subfunção refere-se à elaboração de manuais de procedimentos, realização de estudos e pesquisas relativos aos padrões de lotação, de adequação dos quadros de pessoal, de planos de salários e programas de regimes de trabalho e da classificação e cadastro de cargos e funções.

Função: 03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

Subfunção: 03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos

Atividade: 03.01.01 Elaboração de estudos e pesquisas

Documentos:

03.01.01.01 Processo de estudo de política salarial

03.01.01.03 Processo de estudo para classificação de cargos e funções

03.01.01.06 Processo de estudo sobre a necessidade de cursos

03.01.01.07 Processo de planejamento anual de concursos públicos e seleção

BREVE COMPARAÇÃO

Na tabela abaixo, reproduzi a estrutura das classes estipuladas para os documentos da atividade de Arquivo, para fazer uma comparação entre os dois trabalhos.

Linha	CCDA-CONARQ(código 063)	PCTT-SP (código 06.01)
0	Documentação arquivística: gestão de documentos e sistemas de arquivos	Gestão de documentos e informações
1	Normas e manuais	Normalização das atividades de arquivo
2		Auturação e protocolo
3	Protocolo: recepção, tramitação e expedição de documentos	Distribuição e acompanhamento de trâmite - Ficha de Controle da tramitação - Relação de remessa de documentos - Requisição de processos
4	Classificação e arquivamento	Classificação de documentos
5	-	Arquivamento
6	Destinação de documentos - Análise. Avaliação. Seleção - Eliminação - Transferência. Recolhimento	Avaliação e destinação de documentos - Processo relativo aos trabalho da Comissão de Avaliação de Documentos - Tabela de Temporalidade de documentos
7	Política de acesso a documentos	Controle de acervos
8	-	Descrição de acervos
9	-	Expedição de certidão de transcrição de documentos
10	Assistência técnica	Controle de correspondências

Fica muito clara a diferença entre as filosofias de trabalho. Por exemplo, na linha n° 6, onde há certa correspondência entre os dois planos, observamos que o CCDA-CONARQ divide a atividade 'destinação de documentos' em tópicos temáticos, já na proposta do PCTT-SP a classe é divida conforme as tipologias documentais produzidas no decorrer da atividade de avaliação e destinação (o código de classificação vai incidir diretamente sobre a série documental). O mesmo acontece na linha n°. 3.

O tipo de abordagem proposta pelo Conarq acaba produzindo graves desvios na prática de classificação. O agente classificador é levado a determinar a posição lógica do documento dentro da estrutura de organização não pelo critério de contexto de produção, mas sim de 'conteúdo-assunto-tema' do documento.

Um exemplo: a classe 024.3, é descrita como “LICENÇAS. ACIDENTE EM SERVIÇO. ADOTANTE. GESTANTE. PATERNIDADE. [...]”, é uma classe bem extensa e totalmente temática, determina 5 anos de arquivamento corrente e 47 de intermediário. Pensem em um memorando avulso cujo texto é “Sr. Chefe, comunico que no período XYZ a servidora Fulana de tal gozará de licença maternidade”, é um documento meramente informativo, feita a comunicação o valor primário decairá drasticamente, além do mais a informação que comprova a a licença está em vários outros documentos mais importantes, como por exemplo o dossiê funcional da servidora, ou o processo de concessão do benefício. Porém a lógica temática do CCDA-CONARQ favorece que este documento corriqueiro seja classificado como 024.3, e permaneça, sem necessidade, 52 anos no órgão. Isso acontece muito.

Ou seja, acaba-se indexando e não classificando o documento. Procura-se uma determinada palavra-chave no texto do documento, e a classificação se dá conforme a correspondência dessa palavra (ou sinônimo) com a denominaçao de uma classes do plano de classificação. Algo perfeitamente cabível para a organização de livros, mas não de arquivos, onde o que se deve deixar explícito é a função ou atividade administrativa que deu origem ao registro.

A proposta paulista, mais aderente aos conceitos que aprendemos em diplomática e tipologia documental acaba favorecendo um tratamento mais inteligente dos acervos, é claro que esse tipo de abordagem exige muita pesquisa, muito cérebro, não é fácil mapear a produção documental de uma organização toda. Mas é só a partir da pesquisa que poderemos evitar a produção de classes a priori, totalmente desvinculadas da realidade dos registros da instituição.

É uma tarefa difícil superar esse paradigma do CCDA-CONARQ, sempre que converso sobre diplomática e tipologia com arquivistas mais experientes deparo com desconhecimento ou preguiça de pensar/tentar inovações com o método. Mas ainda vamos superar isso, de minha parte estou convicto de que o estudo sobre as categorias, espécies e tipos documentais representa a melhor abordagem para tratamento os problemas arquivísticos que vivemos hoje. E vocês?

Postado por: Leonardo N. Moreira

BIBLIOGRAFIA

ARQUIVO NACIONALl (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública/ Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.

GONÇALVES, Janice.Como classificar e ordenar documentos de arquivo / Janice Gonçalves. – São Paulo: Arquivo do Estado, 1998.

MARTINS, Luciano. Reforma da Administração Pública e cultura política no Brasil: uma visão geral. Brasília: ENAP, 1997.

Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da administração pública do Estado de São Paulo: atividades-meio. São Paulo : Arquivo do Estado, 2005.

SOUSA, Renato Tarciso Barbosa. O Código de Classificação de Documentos de Arquivo do Conselho Nacional de Arquivos: estudo de caso de um instrumento de classificação.

SOUSA, , Renato Tarciso Barbosa. SILVA, Cintia Aparecida De Moura, SILVA, Maria Juliana,

ALMEIDA, Thiara De Costa. O Uso do Código de Classificação de Documentos de Arquivo do Conselho Nacional de Arquivos. Arquivística.net (www.arquivistica.net), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 19-37.

Wikileaks e a gestão do conhecimento

Continuando a discussão sobre a Wikileaks e o acesso às informações sigilosas, o site do Observatório da Imprensa publicou uma boa matéria para debate (ACESSE AQUI!). Nela, Manuel Castells, já citado aqui  no blog (AQUI!) enfatiza que não se trata mais de uma " simples" guerra entre os Estados e a Wikileaks. Muito menos uma preocupação com a proteção de dados dos governos; mas sim uma luta entre os Estados e o direito da sociedade civil de acesso à informação. A liberdade de comunicação promovida pela internet é o berço das grandes discussões, realizadas por aqueles que têm o desejo de controlar as informações que circulam na rede.

Antes de criar a Wikileaks, Assenge já declarava o seu caminho: 

"Quanto mais uma organização é injusta ou extremamente preocupada com seus segredos, mais o medo de vazamento de informações se aproxima da paranóia entre seus dirigentes e a camarilha dos tomadores de decisão. [A divulgação de documentos] levará inevitavelmente  a um empobrecimento dos mecanismos de comunicação interna, à maior retenção da informação e, consequentemente, a um declínio de conhecimentos em toda a organização".

Assim, aumentar o grau de proteção das informações e dissimular dados não seria, segundo os analistas de informação, a melhor estratégia para lidar com a tentação do segredo. Contudo, parece que é essa a via que as organizações estão comprometidas a seguir.

Diante de tudo isso, onde fica a tão aclamada gestão do conhecimento que as organizações tanto preconizam nos dias de hoje? Parece que gerir conhecimentos é tirar informações tácitas de seus trabalhadores, mas no momento de divulgar dados internos das instituições fala-se em segredo. Ademais, gerir conhecimentos é uma via de mão unica? Ou seja, dissemine o que você sabe, enquanto controlo o que eu sei. 

Leia abaixo mais uma boa matéria sobre o tema:

Rodrigo Fortes de Ávila

Blogs de todo mundo, uni-vos!

A revista Le Monde Diplomatique do mês de janeiro publicou um dossiê especial com um artigo de Manuel Castells, escritor de destaque na Ciência da Informação, reconhecido pela trilogia da era da informação: economia, sociedade e cultura (A sociedade em rede, O poder da identidade e Fim de milênio). Esses livros são essenciais para o entendimento da sociedade atual e para o conhecimento da trajetória da influência que os meios de comunicação adquiriram em nossas vidas.

Castells reafirma o poder dos blogs como um fenômeno e uma nova forma de comunicação de mídia de massa social, atrelado aos movimentos sociais e à reconstrução política. Para o autor, os mecanismos comunicacionais são os principais veículos de transmissão de experiências. E a nova rede que surge por intermédio dos blogs está sendo uma das responsáveis por controlar, desmentir e criar novas informações.

Apesar de estar mais próximo da realidade dos países desenvolvidos, leia e veja que o poder pode estar em nossas mãos (pelo menos para aqueles que têm acesso à internet!):

Rodrigo Fortes de Ávila

Os arquivos sigilosos da Wikileaks

Sabe aqueles documentos que você sempre quis ter acesso, mas que não conseguia por serem de caráter sigiloso? Sabe aquele gosto sedento pela via pública de segredos privados? Pois bem, nem só de BBB vive a especulação. O site Wikileaks é tudo o que você sempre quis encontrar.

A organização transnacional sem fins lucrativos, com sede na Suécia, foi lançada em dezembro de 2006. Em seu site publica posts de fontes anônimas, contendo informações sensíveis vazadas de governos ou empresas. Ao longo de 2010, a Wikileaks publicou mais de 250 mil documentos oficiais do governo norte-americano, contendo inclusive o manual de tratamento de prisioneiros na prisão militar de Guantánamo, e informações "quentíssimas" sobre as guerras do Iraque e Afeganistão. 

O Brasil aparece entre os relatórios sigilosos publicados pela organização em vários assuntos, que vão desde a Copa do Mundo e Olimpíadas à exploração de Urânio pelas Farc's. (CONFIRA AQUI!) A organização já ganhou tanto destaque pelo mundo afora que já chega a ser uma forte candidata ao Prêmio Nobel da Paz, pela iniciativa de transparência dos direitos humanos e crimes de guerra.

Em meio a tantas polêmicas, a probabilidade de extradição à Suécia do então fundador da organização, cujo julgamento ocorrerá hoje e amanhã, ganha contornos de revanchismo político. O criador da iniciativa se defende pelos supostos crimes sexuais a duas mulheres numa visita a Estocolmo. Mas as especulações são de que os Estados Unidos estariam investigando o ativista por espionagem, tanto que até mesmo o Twitter foi chamado a dar detalhes dos colaboradores do site. (LEIA AQUI!)

A grande discussão que vem ocorrendo sobre a publicação de informações sigilosas por esta organização coloca os arquivos em evidência. Acredito que você agora deva estar se questionando: como eles conseguem obter essas informações? E ser formos mais adiante, será que realmente é uma boa iniciativa a transparência quanto a esses tipos de questões? O debate ganha uma intensidade ainda maior ao ser colocado diante de um contexto histórico que reivindica a abertura dos arquivos do período da ditadura militar brasileira. Imaginem o tanto de informações polêmicas que sairiam desses arsenais que estão trancafiados a sete chaves  por aqueles que estão agora no poder? E você arquivista, o que pensa sobre tudo isso?

Rodrigo Fortes de Ávila

Equipe de Diplomática e Tipologia Documental: 1º semestre de 2011.

Boa noite, galera.

Como foi dito em sala, na última aula, estamos formando a nova equipe da disciplina 'Diplomática e Tipologia Documental' para o primeiro semestre de 2011. Para quem ainda deseja se candidatar, entre em contato dando um pitaco (especificar preferência entre monitoria, tutoria ou apoio aos blogs).

Só para lembrar as diferenças: os monitores auxiliam o professor diretamente nas atividades de aula e os tutores, em complemento a tais atividades, auxiliam os grupos. O apoio aos blogs refere-se à atividades de manutenção, acompanhamento e registro de todos os blogs do projeto (já são 45 blogs-filhos).

Requisitos:

• Monitoria: iniciativa, responsabilidade, assiduidade, acesso contínuo à rede blogspot e ao 4shared e comprometimento com a disciplina nas noites de sexta.
• Tutoria: espírito de equipe, contato com frequente com os alunos, responsabilidade, assiduidade, acesso contínuo à rede blogspot e ao 4shared e comprometimento com a disciplina nas noites de sexta.
• Apoio: responsabilidade, assiduidade, acesso contínuo à rede blogspot e ao 4shared, disponibilidade de horários para navegar longamente por todos os blogs-filhos e produzir relatórios.

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Adrielly Torres