Les Documents comptables et financiers

Os documentos contábeis e financeiros servem para obter, gerir e planejar os recursos financeiros de uma organização.

Finanças X Contabilidade

Ambos envolvem a gestão financeira da empresa. Contudo,

Finanças:

Abrangem a gestão de fundos. A organização visa:

v Maximizar os recursos da empresa a partir da análise das demonstrações financeiras;

v É importante atividade de financiamento para alocar fundos entre as várias funções da empresa, por meio de diferentes orçamentos.

Contabilidade:

Ao contrário, aplica-se ao registro dos fundos da organização. Tem como objetivos:

v Registrar

v Classificar

v Resumir

v Analisar

v Fornecer dados ou informações de caráter financeiro.

v É caracterizada pelo ciclo de um ano (a lei que determina o ano financeiro)

Etapas do ciclo financeiro:

v Preparação: consignação das transações comerciais dos seguintes documentos: faturas, ordens de encomendas, números de identificação bancária, etc. Esses documentos possuem a função de documento de apoio. (Documentos de apoio: documentos com os quais a organização justifica a regularidade de suas operações).

v Registro das operações em livros ou diários. As informações monetárias ficam inscritas.

v Transcrição para o grande livro

v Elaboração das demonstrações financeiras (balanço, demonstração do resultado e declaração de desenvolvimento financeiro da organização).

Documentos contábeis e financeiros da província de Québec

v Bon de commande (ordem de encomenda): documento preenchido pelo cliente para fazer o controle da mercadoria. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário para a verificação contábil e até o pagamento total da fatura relacionada a este documento.

v Bon de livraison (nota de entrega): documento que fornece os detalhes exatos daquilo que foi entregue. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário para a verificação contábil e até o pagamento total da fatura relacionada a este documento.

vConnaissement (?): conjunto de documentos de transporte de mercadorias que informam a respeito de todos os elementos do contrato de transporte. É conservado de acordo com os critérios descritos pela lei dos impostos e até o pagamento total da fatura relacionada a este documento.

vFatura: documento que apresenta em detalhes os preços das mercadorias vendidas ou dos serviços executados. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário para a verificação contábil e até o pagamento total da fatura.

vÉtat de compte (extrato bancário): transcrição dos movimentos registrados em uma conta para obter o saldo. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário para a verificação contábil e até o pagamento total da fatura relacionada a este documento.

vEffets de commerce (formas de pagamento): diversos modos de pagamento de uma soma em dinheiro. – à vista, -- em cheque, -- em nota promissória.

vBordereau de dépôt (comprovante de depósito): declaração em que é inscrito em detalhes das somas de dinheiro decorrentes de depósitos diversos. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

vRelevé de compte bancaire (resumo de conta bancária): relatório enviado periodicamente contendo uma recapitulação das transações bancárias efetuadas por um período determinado. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

vConciliation bancaire (conciliação bancária): balanço contábil mostrando a diferença entre o extrato bancário e os registros contábeis. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

vJournaux comptables (diário contábil): registro cotidiano das transações monetárias efetuadas por uma organização. Inclui diários auxiliares (conjunto de operações efetuadas por um grupo determinado) e diários gerais (compostos pelas outras transações não abarcadas pelos diários auxiliares. Exemplo: uma compra feita uma única vez no ano). Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos. A decisão de conservar esse tipo de documento em permanência irá variar de acordo com a profundidade do conteúdo

vGrand livre (grande livro): documento que agrupa todas as contas de uma empresa: ativas, passivas, capitais próprios, produtos e carregamentos. Deve ser armazenado pelo período de tempo necessário a verificação contábil e de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

v Balance de vérification (balança de verificação): lista de contas do grande livro quer seja saldo debitado quer seja saldo creditado. Muitas verificações são feitas durante o ano financeiro mas aquelas que são produzidas em vista de alguns documentos –États financiers (“bilan, états des résultats”, etc.) possuem uma importância peculiar e devem ser conservadas de acordo com a regra de armazenamento desses documentos.

vBilan (balancete): documento de síntese e extrato que expõe, a uma data precisa, a situação financeira e patrimonial da empresa. Nem todos os “bilans” possuem a mesma importância. O “bilan” produzido junto com o extrato financeiro do final do ano financeiro deve ser armazenado permanentemente.

vÉtat des résultats (demonstração de resultados): situação financeira que dá a mostra o lucro líquido (ou prejuízo) durante um determinado período. Nem todos os “états des résultats” possuem a mesma importância. O “état des résultats” produzido junto com o extrato financeiro do final do ano financeiro deve ser armazenado permanentemente.

vRapport de vérification (relatório de verificação): documento em que um perito contábil emite uma opinião objetiva quanto à fidelidade da imagem que os “états financiers” apresentam. Deve ser conservado em permanência.

v Plan comptable (plano contábil): lista codificada de contas classificadas de acordo com as suas naturezas e as suas diferentes funções dentro das organizações. Deve ser conservado de acordo com o período em que ele estiver em vigor.

vBudget (orçamento): conjunto de receitas e despesas previstas por uma empresa para um período determinado e em função das suas necessidades. Deve ser conservado enquanto o seu conteúdo estiver em vigor e também de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos. O “budget” global é considerado com sendo um tipo de documento essencial e deve ser armazenado permanentemente.

vSubvention (subvenção): fonte de financiamento possível. Deve ser conservado de acordo com o que está prescrito pela lei dos impostos.

vDeclarações fiscais e outras taxas. São conservadas de acordo com os seus conteúdos.

Avaliação de DTD

A avaliação é para ser INDIVIDUAL e, portanto, será entregue e apresentada INDIVIDUALMENTE para minha arguição no dia 09/12 em horários pré-definidos. Os alunos deverão agendar horários, com intervalo 10 minutos entre as 14:30hs e 17:50hs e entre as 19:00hs e 22:00hs, indicando a preferência no comment abaixo.

QUESTÃO 1:

Analise 4 dos documentos vistos na terceira aula indicando: 

a) nome do documento (espécie)
b) função administrativa do documento
c) função arquivística do documento
d) tipo documental (espécie + função)
e) produtor arquivístico do documento (fundo)
f) série documental tipológica do documento.

São quatro análises uma para cada um: 

Contexto: 

1. Camisinha em embalagem publicitária da MFC.2 Archiving com os dizeres "Archiving Safety" na frente e "Preserve the past to guarantee the future", no verso. Produzido em múltiplas unidades, sendo que a da foto foi guardada pelo departamento de marketing da empresa. 
2. Camisinha em embalagem publicitária de prevenção às DSTs, identificadas como Secretaria de Saúde Pública do Estado de São Paulo, produzidas em múltiplas unidades e distribuídas durante o Carnaval. O exemplar fotografado foi encontrado na mesa de uma funcionária do programa de prevenção de DST/AIDS do Ministério da Sáude do Governo Federal. 
3. Arganel de Gilwell: original recebido por André Lopez na cerimônia de entrega do certificado de conclusão do Curso Básico de Escotista (cursos I, II e estágio). O titular não o usa para não correr o risco de perdê-lo. Em seu lugar usa, no dia a dia, uma cópia idêntica. 
4. Arganel escoteiro, de identificação encontrado no chão, sem identificação de proprietário e guardado na secção de "Achados e Perdidos" do Grupo Escoteiro Blog Diplomático.

QUESTÃO 2:

Discuta, tendo com base o trabalho final elaborado por seu grupo, as principais diferenças que os autores analisados pela bibliografia do curso apontariam para a análise e classificação do “Documento para chamar de seu.

QUESTÃO 3: 

Como você entende as relações existentes entre análise diplomática, tipologia e classificação? Dê um exemplo concreto com base em alguma postagem de turma anterior de diplomática.

QUESTÃO 4: 

Realize a atividade proposta em 

http://diplomaticaetipologia.blogspot.com/2011/05/informacao-para-ciencia-da-informacao.html

Les Documents de Communications

O bom andamento e o desenvolvimento de uma organização não acontecem sem a correta circulação da informação. A boa comunicação interna assegura a eficácia da organização. As atividades de marketing e as relações públicas asseguram a boa visibilidade da organização.

Os documentos de comunicação na província de Québec

v La lettre: (carta) é o documento que informa ou responde a uma solicitação. É usado para comunicar informações ou como material de persuasão. É um elemento de apoio à condução dos negócios. Pode ser utilizado como material de prova perante a justiça. A sua conservação irá variar de acordo com a importância do seu conteúdo.

v Le communiqué de presse (comunicado de imprensa): é um pequeno texto produzido por uma empresa para fornecer informações precisas sobre um tema de importância para a organização. Destinado a ser publicado em todo ou em parte pela imprensa. Este documento deve ser conservado pela empresa até o fim da sua emissão. Após este período, cabe a cada organização decidir se o comunicado será armazenado permanentemente para fins históricos.

v La note (nota): pequeno texto utilizado para transmitir, dentro de uma organização, informações, instruções, pedidos e ordens consecutivas a decisões ou modificações. Ela serve para facilitar a condução das atividades cotidianas, permitindo a difusão de certas informações necessárias ao bom funcionamento da empresa. Como o seu conteúdo geralmente não é composto por grandes decisões, a nota não deve ser conservada permanentemente.

v Le rapport (relatório): é uma declaração dos fatos observados ou das ações realizadas. Para uma empresa, é uma análise de documentos completa e objetiva de um problema ou situação. Portador do resultado de enquetes e sondagens, ele deve apresentar soluções em forma de recomendação. A sua conservação irá variar de acordo com a importância do seu conteúdo.

v Le journal interne (boletim): é uma publicação interna para os funcionários de uma organização. Devido à sua função, exerce o poder de ligação entre os membros da organização e os seus funcionários, fornecendo também informações dos mesmos. Deve ser conservado em permanência ao menos um exemplar de cada publicação do boletim.

v La brochure et le dépliant (folheto e folder): são materiais promocionais que fornecem informações sobre os produtos ou serviços oferecidos por uma empresa, para torná-los conhecidos ou estimular a sua compra. Deve ser conservado ao menos um exemplar de cada documento publicitário, já que os mesmos também são uma forma de testemunhar os esforços de uma organização para se tornar conhecida.

v L’étude de marché (estudo de mercado): é o documento escrito que relata os resultados de análise e exploração de dados coletados durante a operação de pesquisa de mercado. Este documento fornece à organização informações a respeito dos seus possíveis clientes, permitindo aos empresários traçarem estratégias e planos de ação para nortear a empresa. Devido à sua importância, este documento deve ser conservado em permanência.

v Le plan marketing (plano de marketing): é o documento em que a organização, depois de fazer uma análise crítica da situação, estabelece um plano de ação para promover, em relação aos seus objetivos, os resultados esperados da relação produto/mercado. Este documento estabelece metas realistas para o futuro comercial da empresa e é o principal instrumento de esforço e controle comercial dentro de uma empresa. Deve ser conservado durante o período em que o seu conteúdo estiver em vigor. Cabe a cada organização decidir a respeito da sua posterior conservação permanente.

v Le plan de communication (plano de comunicação): é o documento que apresenta as principais opções para a política de comunicação de uma empresa. Delineia a estratégia para a comunicação e é um instrumento de navegação para a gestão empresarial. Deve ser conservado durante o período de tempo em que o seu conteúdo estiver em vigor.

v Le livre d’or (livro de visitas): é o livro em que os visitantes podem escrever seus nomes e deixar mensagens, observações, comentários, elogios ou reflexões a respeito dos lugares da empresa que visitou. (Geralmente é utilizado em museus ligados à organização ou outros lugares semelhantes). Geralmente é conservado em permanência devido à sua função testemunhal ou por conter assinaturas de grandes personalidades.

Novos ajustes de cronograma e atividades

Copiado de Relógios Mecânicos

Atenção para a "oficialização" do ajuste do cronograma acordado com todos na última aula:

Dias 11 e 18 de novembro:

• Não haverá aula presencial.
• As datas ficam destinadas para as visitas dos grupos nas unidades de guarda permanente ou de trâmite dos documentos escolhidos.
• As equipes deverão postar comprovação de que realmente realizaram ao menos uma visita. Os integrantes das equipes deverão ter algum comprovante da visita. (data limite para a postagem 18/11/2011)
  
• As visitas se destinam à realização do levantamento de normas referentes ao documento escolhido "para chamar de seu" e confirmar com o setor se as normas identificadas representam a completude. Ver cap 1.5 de Mariano Ruiperez.
• Os grupos devem ainda elaborar uma ficha tipológica para usar no "documento pra chamar de seu".
• A ficha deve ter também um manual que explique (o que é) e justifique (por que está lá) cada campo.

ATIVIDADES PARA O PERÍODO:

1. estudo normativo sobre o "documento para chamar de seu"
2. comprovante da visita
3. ficha tipológica
4. manual da ficha
5. explicação e justificativa da ficha

Dia 25 de novembro:

• Apresentação dos trabalhos finais em classe.
• Os alunos deverão ter um plano B caso o trabalho não funcione, a internet esteja fora do ar, ou algo do gênero.
• O trabalho final deverá ser postado nos próprios blogs ou no Diplomática em foco; sugere-se que o formato final explore as potencialidades das redes sociais.
• Será divulgada no blog às 23:00hs o enunciado da prova semestral, a ser feita individualmente.

Dia 02 de dezembro:

• A atividade será a participação na palestra de encerramento do 7º WICI, conforme compromisso ético acordado pela classe.

Dia 09 de dezembro:

• serão agendas sessões de 10 minutos, ao longo do dia para que cada aluno entregue pessoalmente a prova e seja arguido sobre a mesma.

Les Documents des Ressources humaines et des Relations de travail

Dois campos de aplicação fazem alusão aos recursos humanos: a gestão do pessoal e a gestão das relações de trabalho.

Um quadro legal próprio:

v Carta de Direitos e Liberdades

v Lei de Normas Trabalhistas

v Garantia de Saúde e Segurança Ocupacional

v Código do Trabalho de Quebec

v Código Civil de Quebec

v Carta da língua francesa

Atividades ligadas à gestão de Recursos humanos:

Planejamento e análise:

Os administradores de recursos humanos, durante o exercício de suas tarefas, devem analisar cada uma das funções da empresa e definir as qualificações necessárias para os empregados que irão ocupar os cargos disponíveis.

v Description de poste: é o documento de síntese que apresenta a descrição das tarefas e responsabilidades de um cargo. Além de situar o cargo dentro das tarefas da empresa, esse documento é essencial à integração dos novos empregados, à negociação dos contratos de trabalho e à avaliação do rendimento de cada tarefa. Esse documento deve ser armazenado permanentemente, juntamente com um organograma e o “Profil d’exigences” da empresa.

v Profil d’exigence de postes: é a apresentação detalhada das qualificações objetivas e das exigências essenciais que deverá possuir o titular de um cargo para garantir um rendimento satisfatório no trabalho. Esse documento permite, a longo prazo, estabelecer o perfil dos funcionários desejados pela organização, além de facilitar o recrutamento doa candidatos a um posto de trabalho. Para armazenamento, idem “Description de poste”.

Recrutamento e seleção

A atividade de recrutamento é essencial para sanar as necessidades de pessoal da empresa. Os empregados podem ser selecionados dentro da mesma empresa (para uma troca de cargo) ou externamente à organização.

v Offre d’emploi: é um anúncio que visa informar aos possíveis candidatos que um posto de trabalho foi aberto, a fim de receber currículos ou candidaturas para o cargo. Permite a uma organização de anunciar que ela está disposta a receber candidaturas para suprir um posto vago. Esse documento responde às exigências de transparência dos organismos públicos durante seus processos de recrutamento de candidatos. Deve ser conservado até o fim da candidatura dos empregados e pode ser descartado posteriormente.

v Demande d’emploi: é o questionário que preenche o candidato a um posto de serviço para fornecer informações biográficas e profissionais ao empregador. Permite às empresas recrutar funcionários e avaliar as suas competências, observando se os mesmos possuem as características desejadas pela empresa. É armazenado juntamente com o arquivo do empregado e conservado de acordo com as normas dispostas para este arquivo.

Formação

Os documentos de formação são aqueles que permitem a gestão da formação e do aperfeiçoamento dos trabalhadores, durante o período em que eles são funcionários da empresa.

Avaliação

v Évaluation du rendement: é o formulário que contém os dados recolhidos durante o processo de avaliação do rendimento de um empregado. Ele permite mensurar os resultados e os comportamentos do empregado. Esse documento facilita a tomada de decisão na hora de fixar a remuneração do empregado. É armazenado juntamente com o arquivo do empregado e conservado de acordo com as normas dispostas para este arquivo.

Outros documentos relacionados à gestão do pessoal:

v Certificat de travail: é o documento que atesta a natureza e a duração de um emprego ocupado por um assalariado no interior de uma organização. É a prova de que o organismo está de acordo com o artigo 84 das leis trabalhistas. É armazenado juntamente com o arquivo do empregado e conservado de acordo com as normas dispostas para este arquivo. O certificado de trabalho é classificado como documento essencial.

v Relevé d’emploi: é o documento escrito pelo empregador e entregue ao funcionário ao final do contrato de serviço. Ele atesta que o empregado trabalhou para a organização durante o período determinado. Deve ser conservado dentro do livro de contabilidade do empregador.

v Livre d’accueil: é o documento enviado ao empregado no momento de sua contratação e que contém o conjunto das informações que permitem ao mesmo se familiarizar com a empresa. Deve ser conservado em permanência ao menos um exemplar desse documento dentro de cada organização.

Documentos relacionados às relações de trabalho

v Contrat de travail: é o documento com o qual o assalariado passa a ter a obrigação de, por um período determinado e sob remuneração, de efetuar um trabalho sob a direção ou o controle de outra pessoa. Esse documento contém e define os direitos e as obrigações do empregado e do empregador. É armazenado juntamente com o arquivo do empregado e conservado de acordo com as normas dispostas para este arquivo.

v Convention collective: é o documento que acorda as relações de trabalho acordadas entre uma ou muitas associações trabalhistas e uma ou muitas associações de empregadores. Para os sindicatos, é um instrumento de proteção aos trabalhadores. Votada em assembleia pelos membros, esse documento deve ser respeitado por todos. Deve ser conservado em permanência e é considerado com um documento essencial.

v Grief: é uma reclamação formulada por um assalariado, um sindicato ou um empregador relativo à interpretação ou à aplicação de uma “Convention collective”. É um instrumento de gestão de conflitos durante as relações de trabalho. Esse documento permite o planejamento de futuros negócios. Deve ser conservado de acordo com as seguintes condições: dependendo da importância do litígio e se a reclamação foi ou não levada à justiça.

Les Documents de Direction

Por que se criam empresas?

Geralmente para responder às necessidades da população.

O que é dirigir uma empresa?

Tentar fazer com que todos os membros de uma organização convertam as suas atividades para atingir as metas pré-determinadas da corporação.

Os responsáveis pela elaboração das metas geralmente são:

v Os proprietários ou os seus representantes;

v Presidentes e diretores gerais (ou vice-presidentes)

v O Conselho Administrativo e o Conselho de direção

Uma empresa deve gerar eficazmente os seus:

v Recursos materiais

v Recursos humanos

v Recursos financeiros

v Recursos informacionais

Para que isso aconteça, faz-se necessário planejar e estruturar estes recursos:

Planejamento: Processo de elaboração dos objetivos e ações a serem tomadas para garantir o bom funcionamento da organização. Os documentos utilizados nesta etapa são: o plano de ações, o plano estratégico e as políticas (que orientam as ações para um objetivo comum).

Organizar: Agrupar os recursos de modo eficaz e econômico; determinar as responsabilidades e as tarefas; estabelecer as relações de autoridade. (O organograma traduz os esforços de estruturação e de organização da empresa).

Documentos de direção da província de Québec:

v Plan d`affaires (plano de atividades): Declara, em palavras e em números, o objetivo de um empreiteiro e as ações que ele se compromete a atingir. Para uma nova organização, serve para atestar a sua existência legal. Para uma organização já existente serve para apresentar as mudanças nos conselhos internos e externos da empresa. O plano de atividades deve ser armazenado durante o período de tempo em que o seu conteúdo permanecer em vigor ou em aplicação.

v Plan stratégique (plano estratégico): Apresenta a estratégia de uma organização, contendo o conjunto das decisões que visam orientar as suas atividades. Expressa a visão e os valores da organização. Sempre com o objetivo de planejar. Exprime a visão e os valores de uma organização. O plano estratégico deve ser armazenado durante o período de tempo em que o seu conteúdo permanecer em vigor ou em aplicação.

v Politiques (políticas): Apresenta as convenções que guiam a ação ou a reflexão dos passos efetuados para atender os objetivos da organização. A organização adota princípios diretivos que encontramos sob diversas formas mas que sempre farão parte das políticas. As políticas devem ser armazenadas durante o período em que o seu conteúdo permanecer em vigor ou aplicação.

v Directives (diretivas): prescrição proveniente de uma autoridade superior sob as condutas a adotar ou a forma de proceder quando se trata de questões administrativas. Sempre inspirado em documentos constitutivos. As diretivas devem ser armazenadas durante o período de tempo em que o seu conteúdo permanecer em vigor ou em aplicação.

v Organigramme (organograma): Documento que demonstra graficamente as ligações existentes entre as diferentes unidades administrativas. Apresenta a foto oficial dos empregados da empresa. O organograma deve ser conservado em permanência.

v Rapport annuel (relatório anual): documento detalhado, preparado anualmente e que apresenta as atividades e a situação financeira de uma empresa para o ano decorrido. Acabou se tornando o documento de apresentação da empresa. O relatório anual deve ser conservado em permanência.