No próximo dia 18 de janeiro, pelas 15h00, o Arquivo Municipal de Loulé recebe a primeira Conferência “Entre Arquivos”, subordinada ao tema "A gestão da informação nas Autarquias: o plano de classificação funcional", proferida por Carlos Guardado da Silva.

“Entre Arquivos” é um projeto que visa a realização de um ciclo de conferências na área da arquivística. Esta iniciativa pretende trazer especialistas aos diferentes Arquivos do Algarve, num sábado de cada mês, no decurso de 2014. A organização do projeto está a cargo de Nélson Vaquinhas, do Arquivo Municipal de Loulé e CIDEHUS/UÉ, Marisa Caixas, do Serviço de Gestão Documental - Centro Hospitalar do Algarve e Helena Vinagre, do Arquivo Municipal de Olhão.

Relativamente a esta primeira conferência, será abordada a gestão da informação nas Autarquias e o plano de classificação funcional.

“A Macroestrutura Funcional, assim como o Plano de Classificação para a Administração Local, independentemente do amadurecimento que possam vir a conhecer, concorrem para a emergência de um novo paradigma na gestão da informação e da documentação arquivísticas, no âmbito da administração pública. Paradigma que cruza as funções com os processos de negócio, transversal e suprainstitucionalmente, e considera os diferentes organismos da administração pública enquanto sistemas abertos. Simultaneamente, oferece-se à administração pública e, particularmente, à comunidade arquivística um novo instrumento de gestão da informação normalizado, que serve a classificação, mas também a avaliação e a seleção da informação e dos documentos arquivísticos, entre outros objetivos. 

Na verdade, a prossecução de objetivos de gestão da informação em rede exige, porém, a normalização e a comunicabilidade da informação entre pessoas, singulares ou coletivas, públicas ou privadas. Este objetivo tornar-se-á possível o mais facilitado na administração pública portuguesa através da normalização da gestão da informação, materializada num plano de classificação comum aos diversos organismos independentemente do seu nível: central, regional ou local. No entanto, só é possível alcançar esse desígnio adotando o critério funcional, assumido pela Arquivística em termos internacionais, de que o melhor testemunho é a norma ISO 15489-2:2001 (NP4438-2:2005), uma vez que a estrutura orgânica de cada organismo é única, sendo distinta de entidade para entidade, e alvo de constantes mutações.

Tendo assim por referência as funções (e o contexto funcional), a classificação consiste em identificar e agrupar os documentos e a informação de âmbito arquivístico em classes ou categorias de acordo com a estrutura funcional e respetivas subfunções ou atividades das diversas entidades produtoras da administração pública, independentemente da sua natureza. Todavia, a adoção da classificação funcional é complexa, porque assenta na distinção clara entre órgãos, unidades orgânicas ou serviços e funções, quando as unidades administrativas se estabelecem, ou deveriam estabelecer, com base na especialização funcional. Todavia, a classificação baseada nas funções é nitidamente o critério mais estável, sendo tão objetivo quanto o orgânico, uma vez determinadas aquelas. E é também o critério que melhor parece considerar o respeito dos fundos, apesar de questionável a utilização do conceito de fundo no contexto da gestão da informação transversal a toda a administração pública portuguesa.

Em suma, teremos de considerar, doravante, um único instrumento de classificação e avaliação da informação arquivística para todas as entidades da administração local portuguesa, de modo a garantir o princípio da interoperabilidade. Objetivo que será conseguido também pelo facto da MEF ter abandonado a distinção entre funções-meio e funções-fim, no entendimento de que as funções-meio de uns organismos são as funções-fim de outros, assim como reconhecendo a existência de processos transversais a vários organismos da administração pública. Emerge, então, um esquema classificativo, de primeiro e segundo níveis (funções e subfunções), para toda a administração pública, acrescentando-se um terceiro nível, o do Plano de Classificação da Administração Local”.

Carlos Guardado da Silva é Licenciado em História, Mestre e Doutor em História Medieval e Pós-Graduado em Ciências Documentais – variantes de Arquivo e Biblioteca e Documentação, pela Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa (FLUL).

É Professor Auxiliar Convidado da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa do Mestrado em Ciências da Documentação e Informação. Investigador do Centro de Estudos Clássicos da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, é responsável pelo Arquivo Municipal de Torres Vedras. Académico Correspondente da Academia Portuguesa da História é (co)autor de cerca de cem títulos, sobretudo na área da História Medieval, Guerra Peninsular e Ciências da Informação.

A entrada é livre.

Informação reproduzida do Concelho de Loulé

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Em 2013 a Medotologia MEF foi analisada na disciplina Diplomática e Tipologia Documental da do curso de Arquivologia da Universidade de Brasíla tendo como base o texto de Carlos Guardado da Silva: SILVA, Carlos Guardado da. A classificação da informação arquivística da administração local nos países ibéricos: a análise comparada. In: Jornadas Ibéricas de Arquivos Municipais: políticas, sistemas e instrumentos. Lisboa: 2013. Disponível aqui.

Muitas atividades foram realizadas interativamente por meio do blog da disciplina e/ou dos blogs dos vários grupos de alunos, conforme pode ser visto nos links abaixo:

• 19 outubro 2013 "Classificação da informação"
• 25 novembro 2013 "Classificando o kit MCE-Byte"
• 29 novembro 2013 "Respondendo MEF"
• 02 dezembro 2013 "Nos finalmentes!"
• 02 dezembro 2013 "Só mais uma!"

São atividades instrumentais que facilitam o trabalho em classe. A maioria delas é proposta pelos monitores (alunos que já cursaram a disciplina), que se valem de linguagem compatível com os seus pares. Os registros da participação discente encontram-se no campo "comentário", muitas vezes fazendo remissão aos próprios blogs, onde apresentam a execução completa da atividade. O "kit MCE-Byte" é um conjunto fictício de documentos usados como material para exercício prático.

Informação de André Porto Ancona Lopez

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