Les Documents de Réunion

Documentos de Reunião - Definição

Os documentos de reunião são os documentos criados durante o exercício da tomada de decisão ou durante o exercício de ações da organização que implicam ou exigem o consentimento de pessoas oficialmente reunidas.

As reuniões

Cada departamento possui as suas próprias reuniões. Elas podem ser ordinárias, para as decisões correntes, ou extraordinárias, para as decisões urgentes.

Dossiê da reunião

Cada reunião dá origem ao seu próprio dossiê, contento os documentos ou as informações que foram utilizados na reunião, bem como as correspondências recebidas ou emitidas pelo presidente ou secretário da sessão que possuem relação com a reunião em questão.

Tipologia das assembléias legislativas

• Assembléia anual: obrigatória de acordo com a lei. O seu papel é crucial para o bom funcionamento da organização. Neste tipo de reunião, apenas os membros ou acionistas possuem o direito à fala e à tomada de decisão. A validade deste tipo de reunião depende de várias condições (aviso de convocação, respeito ao quórum, membros autorizados, papel específico do presidente e do secretário, código de procedimento para a realização da reunião).
• Conselho de administração: composto por um presidente e um ou mais vice-presidentes, um secretariado e um tesoureiro, além dos membros ou acionistas. O CA é um órgão de decisão da empresa.
• Conselho executivo: composto por um presidente e um ou mais vice-presidentes, que normalmente ocupam as funções de secretário e tesoureiro. O conselho executivo supervisiona a administração diária da empresa. O presidente do conselho executivo é geralmente o diretor geral da organização.

Os documentos de reunião da província de Québec

• Aviso de convocação: é a chamada dos membros e acionistas para a reunião que irá ocorrer e para a qual eles são convidados. Passo inicial para a realização de uma reunião. Este documento deve conter todos os detalhes da realização da reunião: local, horário, dia e a ordem do dia projetada. Deve ser conservado junto ao processo verbal da reunião, pelo tempo de conservação do processo verbal.
• Ordem do dia (ou agenda): é a projeção da agenda de reunião. Enumera os pontos de discussão da reunião e é de responsabilidade do presidente da sessão. Deve ser adotada pelos membros no início da sessão. Deve ser conservada junto com o processo verbal da reunião, pelo tempo de conservação do processo verbal.
• Processo verbal (ou ata): este documento relata tudo que foi dito, feito ou decidido em uma reunião. É considerado testemunha legal das decisões tomadas na reunião; ato administrativo (instrumento de planejamento); ferramenta documental e histórica. O seu conteúdo irá variar de acordo com cada tipo de reunião. A sua criação, a sua forma e a sua difusão são definidas pelas normas fixadas para cada instituição. Deve obrigatoriamente, conter: a aprovação da ordem do dia, adotar o último processo verbal publicado, encerramento e assinatura. Pode, opcionalmente, conter a estrutura da deliberação. Os processos verbais do conselho de administração, do conselho executivo e das assembléias gerais anuais devem ser conservados permanentemente. Os outros, não necessariamente.
• Relatório: não é um documento exclusivo das reuniões e é utilizado apenas para fins informativos. Fórmula apropriada para as reuniões que não possuem o poder de decisão na ordem do dia. É semelhante ao processo verbal, porém não possui o seu caráter formal. Deve ser conservado em permanência ou não, de acordo com o seu conteúdo.
• Resolução: é a expressão máxima de uma decisão administrativa que atinge as atividades comuns à toda a empresa. Ela pode ser a conclusão de uma proposta formulada e aprovada em reunião ou adotada fora do âmbito de uma reunião, pelo conselho de administração. As resoluções aprovadas fora do âmbito da reunião, devem ser anexadas aos registros do processo verbal, dentro do livro da companhia. Devem ser armazenadas permanentemente.
• Outros exemplos de documentos de reunião: a procuração, a cédula de votação e os documentos afférents (relacionados ?).