20 maio 2013

Um arquivo do bem!







Segunda atividade.

Atividade individual: após ler o texto "O conceito de documento arquivístico frente à realidade digital" - cap. 6, cada aluno deve apresentar um exemplo de “mau documento arquivístico”, o que é isto?

Faremos os comentários na próxima aula.


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André Matheus


45 comentários:

  1. Exemplo de mau documento arquivístico seria a guarda de um relatório de vendas mensal de um cliente específico de uma empresa, oriundo de uma consulta ao banco de dados desta.
    Tal relatório seria um "objeto digital", distinto do banco de dados em sua totalidade, este sim um documento arquivístico.

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  2. Creio que um exemplo de mau documento arquivístico e digital seria seu formato em ".doc" ou ".docx" (Word Office da Microsoft).

    Nem todas as máquinas, empresas e pessoas podem ter, legalmente, a cópia do Office para usufruir. Logo, o documento pode perder sua informação e se tornar obsoleto.

    Creio que uma melhor opção seria o formato em ".PDF" (pois o Adobe é gratuito) ou ".txt" (qualquer programa de texto consegue abri-lo), ou seja, formatos universais. Assim, o documento e sua informação pertinente cumprirá seu papel de comprovação de suas atividades.

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  3. Apresento como “mau documento” a relação entre MATRÍCULAWEB (www.unb.br) e aluno, mais especificamente o mecanismo de trancamento de semestre.
    Observei que todos os itens extrínsecos contemplam com excelência o documento. Há presença da forma fixa, com conteúdo estável, além de pelo menos 3 pessoas. Os elementos intrínsecos e extrínsecos são completos com contexto e tributos.
    A falha em questão está na comunicação entre as partes trazendo a impossibilidade, no caso, o autor do documento – o aluno, em poder executar a solicitação ciente de todas etapas bem como a tramitação e validação da ação.
    No caso escolhido, uma vez que o aluno realiza o login no ambiente aluno (matrícula segundo de senha) e opta por realizar trancamento de semestre, esse mecanismos oferecido não lucida os tramites seguintes causando, nesse caso, um procedimento indesejado. A falha seguinte é da impossibilidade de se seguir a tramitação ou cancelamento do documento no mesmo ambiente digital.
    A partir desse ponto a revisão da ação deve ser feita com a presença do aluno, munido de identificação universitária, com requerimento de suspensão em suporte papel.

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  4. Acredito que um exemplo de mau documento arquivístico é a fita VHS como memória de um fato importante e que com o passar do tempo essas fitas provavelmente não serão lidas por falta de equipamentos. Hoje é possível identificar vários casos em que isso ocorre. Poucas pessoas se atentaram em migrar a informação contida em fitas VHS para o DVD e hoje não possuem mais o equipamento para assistir tais registros, pois esse equipamento e até mesmo a própria fita já se tornaram obsoletos e novas tecnologias tomaram seu lugar com o intuito de aprimorar e melhorar a qualidade dos registros. Com a criação do pen drive, hd externo, Blu-Ray, possivelmente o DVD também se tornará obsoleto daqui alguns anos. É importante ficar atento às novas tecnologias para não se preservar um mau documento arquivístico.

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  5. Uma das coisas que pude entender de "mau documento", por exemplo: dentro de uma instituição, duas pessoas, de setores diferentes (e que seja o mesmo), trocam e-mails contendo informações para a realização de um pedido de compra (ex.), mas no conteúdo deste e-mail é usado um vocábulo específico deles. Isso é um problema, pois futuramente outra pessoa que tiver acesso à esse documento provavelmente não entenderá o que está escrito nele. O documento não deixa de ser documento arquivístico digital, pois está dentro do contexto das atividades desempenhadas por eles.

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  6. Um "mau documento" seria a ficha de cadastro de cidadão do sistema único de saúde, pois esse documento gerado não possui uma fonte fidedigna de informação (informações falsas e não verificadas são passadas pelo cidadão), ou seja, o conteúdo da informação não é estável, a todo momento esta sendo alterada!


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    1. Outro mal documento séria o CONTRATO DE GAVETA, uma vez que ele possui tudo que é necessário mas não constitui um documento arquivistico, pois não esta sendo desenvolvida a função dessa espécie documental;

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  7. O que entendo por mau documento seria, por exemplo, um documento criado inicialmente por um programa de computador relativamente "passado". Quando esse programa parar de funcionar, ou até mesmo ninguém o conhecer e não o utilizar, o documento estaria praticamente perdido (considerando ele como um documento digital), ou até mesmo o suporte, como disquetes. Isso seria um mau documento, pois não seria acessível para quem tivesse interesse.

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  8. Um exemplo de mau documento arquivísto digital seria aquele que está armazenado em HD's externos, como o pen drive e o disquete, por exemplo. Já que esse tipo de dispositivo é bem mais propenso a ficar obsoleto em um curto período de tempo, fazendo com que o seu acesso seja cada vez mais dificultado. Também os considero como documentos "ruins" porque sua segurança não é garantida, podendo esses arquivos se perderem permanentemente, pela falta de durabilidade encontrada nesses dispositivos de armazenamento.

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  9. Danyella Cristina Araújo Monteiro (10/0097952)


    Acredito que um exemplo de 'mau documento' seria o PDF pois o mesmo pode causar problemas para a recuperação no futuro distante, pois eles dependem de informações externas por não apresentar todas as informações incorporadas no arquivo.
    Uma solução para isso seria a utilização do PDF/A que é um tipo de PDF que é usado para o armazenamento a longo prazo de documentos, e ele tem todas as informações incorporadas no arquivo, sendo assim eles não dependem de informações externas.

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  10. Um exemplo de mau documento, seria a guarda de cópias dos dossiês dos alunos de Graduação, em outros departamentos da Universidade, sendo que já existe a guarda do original na SAA.

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  11. Na minha opinião, um exemplo de mau documento arquivístico são todas as digitalizações de documentos realizadas com o intuito de substituir os próprios documentos em suporte tradicional. Como dito por outros colegas, a obsolescência dos instrumentos de recuperação dessa informação digitalizada é cada vez maior. Substituindo-se o documento em suporte tradicional por sua digitalização, corre-se o risco de se perder a informação ali contida.

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  12. Acredito que um mau documento seja aquele que não respeita todas ou algumas das características descritas no slide 20 (Forma, conteúdo, relação orgânica, contexto identificável, ação e o envolvimento das 5 pessoas.) Ou seja, a medida que um documento acumula esses elementos, ele se aproxima de um bom documento aos olhos da diplomática, e o contrário então serve para nós identificarmos o oposto.

    Acredito que backups de sistemas em geral não sejam um bom documento. Ele pode aparecer em diversas formas, tanto como em forma digital, armazenado virtualmente, como em forma física, em diversos suportes magnéticos (CDs, Disquetes, pen drives, HDs)e a possibilidade de migração da informação entre esses suportes é bem viável.

    Seu conteúdo, uma vez sendo referente a um sistema dinâmico, não pode ser considerado estável. O sistema está sempre se atualizando e, a não ser que a intenção seja ter um documento que congele a informação naquele momento, o backup estará desatualizado, portanto sempre necessitando de atualizações, destruíndo a estabilidade do conteúdo.

    A relação orgânica, aqui, também pode ser ferida. Como podemos encontrar backups parciais, ou seja, de apenas parte de um conteúdo, o que provoca a exclusão ou a retirada desta parcial de sua totalidade, a medida que o backup não é atualizado, ele vai deixando de refletir a realidade dinâmica do sistema. Sendo parcial, ainda podemos ter conteúdos que não entram no backup mas que estabeleciam vínculo com o documento, perdidos.

    Acredito que a identificação de contexto é fácil, porem, pobre. Backup são serviços de rotina, hoje um processo automatizado, então, seu contexto é claramente de um documento ordinário de rotina. Mas acredito que não se pode inferir muito além disso.

    Sobre as cinco pessoas, acredito que nesse caso esteja tudo ok. Podemos apenas inferir que, como essa rotina cumpre papel administrativo interno (preservar/guardar documentos digitais) uma mesma pessoa provavelmente aparecerá assumindo diversos papéis. Podendo ele ser o autor, destinatário e produtor, por exemplo

    Leandro Trevisan 11/0034031

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  13. Acredito que todos os documentos criados em suportes efêmeros e que são constantemente atualizados (disquetes, pen drives, cds e etc) podem ser exemplos de maus documentos arquivísticos, pois com o passar do tempo existe a possibilidade de se perder as informações do documentos e devido ao baixo grau de segurança destes suportes, podem ocorrer a modificação dos dados de tais documentos.

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  14. Um documento arquivístico é aquele produzido ou recebido como consequência das atividades feitas por uma pessoa, órgão ou entidade e que pode ser registrado em qualquer suporte. Para cumprirem suas funções, esse documentos têm que apresentar características como forma fixa, conteúdo estável, relação orgânica, contexto identificável, ação e envolvimento de 5 pessoas (autor, redator, destinatário, originador e produtor). Além de estarem acessíveis aos usuários.
    Portanto, um “mau documento arquivístico” é aquele que não cumpre sua função. Por exemplo, um documento armazenado em disquete não consegue mais ser lido em computadores mais novos que não têm mais o driver leitor de disquete, inviabilizando assim o seu acesso e a função que ele nasceu para cumprir

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  15. Concordo com o Leandro. O mau documento arquivístico é o que não possui uma padronização específica em sua elaboração no que concerne às características diplomáticas.

    Não é difícil encontrarmos documentação sem forma fixa dentro da mesma instituição, procedimentos diferentes para documentação similar em setores diferentes da mesma instituição, informação registrada em suportes que não possuem mais possibilidade de serem lidos (pois não houve mudança de suporte no momento oportuno), documentação sem contexto identificável, o que coloca em dúvida a ação do mesmo.

    Ou seja, o mau documento arquivístico é o que não segue as premissas estabelecidas para que se possa entendê-lo arquivisticamente.

    Como por um exemplo, um quadro avulso, pendurado na parede da instituição. Sem elementos de identificação suficientes para caracterizá-lo como documento de arquivo ou não.

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    1. Carlos Vinícius dos Santos Oliveira - 09/0108914

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  16. No texto o que vai caracterizar um mau documento arquivístico (p. 11) independente dos elementos de sua forma é a deliberação de torná-lo arquivístico. Um mau documento seria um sem contexto e com informações descontinuadas. Então os exemplos de documentos que se cabem neste contexto, são os produzidos em dispositivos externos (Pen drives, disquetes, CDs e DVDs). Logo que estes podem ser desvinculados de seu contexto de produção.

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  17. Aproveitando para lembrar o que foi dito em sala de aula, um mau documento arquivístico seria aquele que comprometeria estas características:
    * Inter-relacionamento
    * Unicidade
    * Autenticidade
    * Organicidade
    * Imparcialidade

    No caso dos documentos digitais, acredito que o fator que mais entra em risco seria o da autenticidade. Sendo assim um exemplo de mau documento arquivístico seria algum que não possuísse assinatura digital, marca d'água, formato que não possa ser alterado, controle de acesso, dentre outros fatores.

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  20. Partindo da leitura do texto "O conceito de documento arquivístico frente à realidade digital", é possível dizer que um mau documento seria aquele cujo suporte em que foi armazenado não apresenta estabilidade, ou seja, que pode ser alterado ou inviabilizado de sua função original de criação e que não passa pelo processo de produção e recebimento por pessoa física e/ou jurídica no decorrer de suas atividades.
    Portanto, os documentos fixados em suportes digitais entram na classificação de maus documentos, pois, mesmo sendo produzidos e recebidos corretamente, mostram-se menos confiáveis e mais suscetíveis às violações e fraudes.

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  22. Acredito que documentos digitalizados e transformados em pdf podem ser considerados mal documentos arquivísticos. Em primeiro momento porque a digitalização não passa de uma cópia, é bastante útil para facilitar o acesso, mas o que geralmente ocorre é a eliminação do original e mantendo apenas a cópia digital. Em segundo momento porque, após essa eliminação, ficaria o pdf, um formato que apesar de ser bastante comum nos dias atuais em alguns anos ficará obsoleto, inviabilizando o acesso àquele documento.
    É o que acontece, por exemplo, com informações em disquetes. Não se acha com facilidade máquinas capazes de ler esse suporte, que foi, num passado bastante próximo, bastante comum. Se não foi feita uma mudança de suporte o documento está praticamente perdido.

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  23. De acordo com a leitura do texto "O conceito de documento arquivístico frente à realidade digital" se entende que o mau documento é aquele que não atende certas normas estabelecidas e criadas para que se exista um padrão.

    Sem o devido contexto ou sem informações que podem ajudar na identificação do que é, é impossível saber de onde veio, qual é o seu papel na instituição. Dificultando o trabalho muitas vezes do arquivista que tem por objetivo disponibilizar a infirmação rápida e clara ao usuário.

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  24. Com base no texto lido um exemplo de um “mau” documento no meu entendimento são as digitalizações, pois mesmo que se digitalize todo um acervo em suporte papel a digitalização não poderá substituir o documento original dessa digitalização. O novo documento, ”a digitalização”, seja PDF, JPEG ou outro formato, pode não ter uma relação inextricável com o suporte e que esteja sem contexto e com informação descontinuada, além de que por vezes o suporte pode se tornar obsoleto, pois a tecnologia está em constante mudança.

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    1. A postagem a cima foi feita por Jocicléia Pereira da Silva 11/0032454 no longin do colega.

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  25. Utilizando o texto podemos dizer que um mau documento é aquele que não apresenta suas características estavelmente, podendo ser alterado e assim perdendo sua capacidade de atestar fatos. Formas digitais de autenticação devem ser utilizadas para evitar isso. Outro fator importante é utilizar formatos consagrados pela indústria, afim de manter a compatibilidade ao ser buscar a informação tempos depois.

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  26. Na minha opinião documentos arquivísticos digitais são complicados, levando em conta que os progamas nos quais são criados possuem muitas atualizações, assim como o suporte. Como por exemplo documentos do word (doc.). Se ele for salvo no word 2007, e o programa utilizado for inferior, talvez ele dê erro, e não possa ser aberto. E na questão do suporte, o disquete, que era muito utilizado, e hoje em dia, só maquinas antigas possuem um leitor. E acredito que com a mudança de suporte, o documento pode ser perdido.

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  27. Um exemplo de "mau documento arquivístico" seria a fita VHS, uma vez que seu uso se tornou obsoleto para a sociedade e encontrado apenas em locais especializados que ainda possuem o leitor do dispositivo. Fator maior que exemplifica o termo de "mau documento arquivístico" é o fato que o VHS é gravado em formato de fita magnética e para o uso geral do seu conteúdo hoje em dia é preciso converter o VHS para outro formato, rmvb, avi, mp4, etc. alterando assim a sua forma fixa da qual originalmente foi salvo.

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  28. No texto ressalta que "um documento não tem que conter todos os elementos da forma documental para ser arquivístico. Na verdade, todo documento que se adeque ao conceito de documento arquivístico, se constitui de fato num documento dessa natureza mesmo que incompleto no tocante a seus elementos intrínsecos e extrínsecos. Nesse caso teríamos o que Duranti e Thibodeau (2008, p. 404, nota 3) classificam como “mau documento arquivístico”, ou seja, um documento que, em que pese sua baixa qualidade de forma, continua sendo arquivístico."(Rondinelli, Rosely Curi. O Conceito de documento arquivístico frente à realidade digital: uma revisitação necessária / Rosely Curi Rondinelli - 2011.). Então, podemos ter como exemplo de "mau documento arquivístico" emails trocados entre Diretor e Supervisor sobre algum processo administrativo da instituição e que nestes emails não sejam identificados de forma esclarecedoras o assunto do que se trata o documento. Isto dificulta a utilização destes documentos a futuros usuários, mas não os excluem de serem ainda documentos arquivísticos.

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  29. Um mau documento arquivístico por exemplo seria um documento digital compartilhado em uma rede como o Google Docs, onde usuários que não estão dentro das atividades administrativas da instituição podem altera-lo, prejudicando suas características como a estabilidade e seu contexto.

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  30. De acordo com o texto uma das características do documento arquivístico digital é relacionada a forma fixa e ao seu conteúdo estável, isso significa que: "o documento arquivístico digital tem que manter a mesma apresentação que tinha quando 'salvo' pela PRIMEIRA VEZ"(RONDINELLI,2011. Portanto, citaria como exemplo de um mau documento arquivistico uma Minuta de Termo de Referência, tendo em vista que, pela sua tipologia, esse documento poderá sofrer alterações futuras.

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    1. Onde lê-se "(RONDINELLI,2011", lê-se (RONDINELLI,2011).

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  31. O disquete pode ser considerado um mau documento arquivístico, já que hoje em dia o que é utilizados para guarda uma informação, por exemplo, um pen drive,hd externo, pois nesses suporte para gravar uma informação é mais fácil que o disquete. Conservar o disquete e a informação que contém dentro dele é muito mais difícil que o hd externo e o pen drive.Também é muito difícil encontrar um computador que tenha leitura de disquete

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  32. O documento digital é considerado por mim um "documento mau" pelos sentido que pode se dar aos termos "original" e "cópia". Com documentos físicos, quando se tem a necessidade de compartilhar informação, a atividade a ser realizada é a de tirar cópias de um documento inicial, chamado original. Já quando o documento "original" é uma seqüência de bits, uma reprodução dele significa exatamente a mesma seqüência de bits, razão pela qual qual o termo cópia talvez não seja o mais adequado, tendo em vista tratar-se mais propriamente de um clone do documento inicial, possuindo exatamente as mesmas características, e dele diferenciando-se apenas pela momento da geração e do local de armazenamento em dado instante.

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  33. Um mau documento arquivístico na verdade nem seria o documento em sí, mas a tecnologia empregada em sua criação, por exemplo, documentos criados pelo "office" da microsoft, são documentos que o software sofre constantes modificações ao decorrer dos anos, (office 2003, office 2007, office 2010) e com a atualização do software muitas características dos documentos criados no software antigo podem ser perdidas, como por exemplo o power point(.pptx)estas modificações atrapalham na leitura dos mesmos causando prejuízos em seu conteúdo.
    O principal problema é o fato de sempre estar sendo criada uma nova tecnologia e "esquecer" a documentação já criada na tecnologia "ultrapassada" podendo perder a informação ali contida para sempre.

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  34. Para mim, o mau documento arquivístico frente à realidade digital é aquele documento que é instável. O bom documento digital é aquele mais estável ou mais próximo disso possível. Quando falo de estabilidade, falo no sentido de ser a informação mais condizente possível com a informação inicial. A grande frequência de mudança dos meios tecnológicos e digitais faz com que a informação tenha que ser atualizada em suportes mais modernos, para que não se perca no tempo, e uma consequência dessa atualização pode ser a instabilidade do documento, perdendo alguma informação, seu formato original, etc.

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  35. Na minha opinião, um mau documento arquivístico é aquele que não possui informações essenciais para sua identificação, como por exemplo, documentos sem data e/ou sem assinatura e fotografias sem descrição. A falta de certos dados comprometem o trabalho do arquivista quando este precisa entender o contexto da documentação em questão e parte das atividades são prejudicadas pela falta dessas informações. Um exemplo é que se uma fotografia está sem descrição, não é possível conhecer as pessoas que estão ali, nem a data, não sendo possível estabelecer uma data limite nem eliminar no tempo correto.
    No caso dos documentos digitais, são aqueles documentos que são produzidos em suporte e programas de edição de textos que passam por diversas atualizações e que após um tempo ficam obsoletos e/ou não possuem máquinas para leitura, como por exemplo, documentos salvos em disquetes ou fitas VHS.

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  36. Como já foi muito dito aqui, a estabilidade do documento é uma importante qualidade para caracterizar um bom documento arquivístico, pois presenciei no meu estágio cds com informações importantes que haviam sido gravados para preservar algumas informações, mas devido a conservação inadequada e até mesmo terem escolhido um suporte com capacidade de degradação alto, do qual foi necessário um esforço alto para conseguir recuperar as informações, devidamente, um mau documento arquivístico.

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  37. Primeiramente deve-se fazer a distinção entre o que é documento arquivístico, mas que é um mau documento, e o que nem chega a ser um documento arquivístico.

    Vejo como sendo um mau documento arquivístico aquele que seu uso não é possível por falha em um dos conceitos a seguir: forma fixa, conteúdo estável, relação orgânica, contexto identificável, ação e envolvimento das cinco pessoas (autor, redator, destinatário,
    originador e produtor) que acabaram por inviabilizar seu uso.

    Diferentemente de documentos não arquivísticos, que não comportam todas as definições a seguir: unicidade, organicidade, inter-relacionamento, imparcialidade e autenticidade

    Dessa forma vejo uma página da Wikipédia como um mau documento, pois nela qualquer um pode modificar seu conteúdo denegrindo sua forma fixa e o conteúdo estável da mesma.


    Vinícius de Oliveira Coêlho - 11/0042433

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  38. Exemplos de "mau documento arquivístico" são: documentos produzidos no suporte papel de fax que após meses perdem a legibilidade e, consequentemente, a informação ali contida, sendo necessário a realização de cópia para melhor preservá-los; assim como documentos com anotações anexadas por "post-it" as quais se desprendem com o passar do tempo contribuindo para o prejuízo da compreensão da informação contextual.

    Lucas Miranda de Almeida Prado 11/0034945

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  39. Tenho como um mau documento arquivístico aquele que não pode ser reproduzido seja por obsolescência do formato ou suporte, impedindo sua leitura. Exemplos: Disquete, fita K7

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  40. Na minha opinião, um mau documento seria um documento que apresenta instabilidade, um documento que se encontra em formato ilegível, ou com erros de criptografia.
    Agatha - 110007387

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