22 setembro 2011

Documentos Essenciais (visão canadense)


Os documentos essenciais devem assegurar a sobrevivência da organização e por isso é fundamental protegê-los das:
  • Catástrofes naturais (fogo, inundação, raios, desabamentos, etc.)
  • Catástrofes "causadas por humanos" (vandalismos, roubos, sabotagens, problemas técnicos, tiroteios etc.)
É de responsabilidade do arquivista gerenciar os recursos informacionais de uma organização. Essa responsabilidade compreende a identificação, a seleção e a proteção dos documentos essenciais e dos fundos documentais, para que a empresa possa continuar com as suas obrigações operacionais antes e depois de situações de urgência.

Para garantir a proteção dos documentos essenciais, faz-se necessário um programa de gestão desses documentos. Esse programa compreende políticas, planos, procedimentos e recursos humanos e financeiros, e o programa deve constar dentro das atividades de gestão de informação da empresa.

Por que um programa?
  • Assegurar a manutenção dos serviços essenciais
  • Proteger os direitos legais e financeiros da organização
Para se fazer o programa de urgência deve-se considerar:
  • Avaliação dos recursos disponíveis
  • Apoio da diretoria da empresa
  • Prevenção
  • Preparação da equipe
  • Recolhimento de recursos informacionais
  • Preparação do plano
  • Ferramentas arquivísticas disponíveis
  • Estabelecimento de prioridades de backup
  • Prever medidas suplementares
  • Definir modos para recuperar a informação
  • Não esquecer de implementar medidas a longo prazo
Como identificar um documento essencial? Faça as perguntas...
  • Quais funções a instituição será incapaz de realizar se esses documentos forem destruídos?
  • Quais serão as consequências para a instituição se esses documentos forem destruídos?
  • Os clientes, os empregados, perderão direitos importantes ou serão confrontados à outras repercussões nefastas se esses documentos forem perdidos?
  • Quais documentos devem ser preservados para responder às necessidades de outras instituições?
Uma vez identificados, deve-se saber como fazer para substituir esses documentos (e se eles podem ser substituídos) e também, caso seja necessário, quanto tempo e dinheiro precisariam ser gastos para reconstituir esses documentos.

Quais tipos de documentos são classificados como essenciais?

Não existe uma lista completa ou oficial de documentos essenciais... Mas existem alguns tipos que frequentemente aparecem nessa lista :
  • As principais políticas operacionais
  • Acordos legais, protocolos jurídicos
  • Organogramas
  • Contratos de locação
  • Documentações dos sistemas informáticos essenciais
  • Contas a receber e contas a pagar
  • Folha de pagamento e registro de pessoal
  • Documentos exigidos por lei
  • Planos de segurança e sistema de informação
Fonte: http://www.boutiquebec.ca/ARV1052/documents/DocumentsEssentiels.pdf

Postado por Luíza Felix


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Sugestão de atividade (para alunos da UnB, UFES e demais interessados):

  • Indicar nos comments aqui exemplos concretos brasileiros que você conheça de documentos essenciais e as respectivas providencias tomadas pelos responsáveis para a sua proteção e preservação. Usar o espaço dos comentários abaixo. Para fins de avaliação, o prazo é de 10 dias a contar da publicação deste e-mail.
André Lopez

25 comentários:

  1. Bárbara Zanetti (0990337)

    Apesar das péssimas situações em que se encontram os arquivos de Ministérios, alguns já conquistaram a oportunidade de dar o correto tratamento aos seus documentos. Além da contratação de arquivistas, empenhados em realizar sua atividade, conseguiram verba para dar início e continuidade aos tratamentos arquivísticos. Uma grande preocupação desses arquivos é a conservação das Pastas Funcionais. Segundo a Tabela de Temporalidade o tempo de guarda desses documentos é enorme, apesar de não ser para guarda permanente, e retrata a vida profissional de uma pessoa juntando vários tipos documentais dentro de uma única pasta. Nesses ministérios, esse documento é sempre tratado em primeiro lugar, com maior atenção e cuidado. A produção desses documentos está sendo realizada organizadamente, dividindo os documentos da pasta de acordo com sua função, mas ainda sim, estão em uma única pasta.Esses documentos estão identificados de forma padronizada e acondicionados nas melhores salas, que em muitas vezes, estão sendo reformadas.
    Infelizmente, é minoria a quantidade de ministérios que estão nesse patamar, mas todos estão caminhando para que um dia os documentos recebam o tratamento correto.

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  2. Os acervos documentais do poder Judiciário não foram comtemplados pelo Arquivo Nacional, entretanto ainda assim houve uma preocupação, por parte dos tribunais e órgãos relacionados a eles, com a documentação existente.

    Na área-meio por exemplo, é considerado um documento essencial, o processo de aposentadoria, pois o mesmo é utilizado para comprovação de tempo de serviço, benefícios adquiridos, entre outros motivos.

    Tal processo é devidamente registrado no sistema (número de protocolo), classificado (tabela de temporalidade criada pelo próprio órgão e aceita pelo CONARQ), ordenado e acondicionado em um local devidamente controlado (umidade e temperatura).

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  3. No Conselho Federal de Enfermagem, apesar de não ter um arquivista, o acervo está bem organizado. Toda a documentação é produzida em um sistema, o que facilita bastante a recuperação da informação, que pode ser encontrada pelo assunto, número ou  data de produção. Os documentos são impressos, assinados e arquivados. Sendo que ficam armazenados em arquivos deslizantes, os processos acondicionados emcaixas box, e os restante em pasta A-Z. Em cada pasta contém uma espécie documental ( decreto, oficio, relatório,ata ). Além disso para evitar que se perca algum documento original, esses não são retirados do arquivo, quando alguém solicita algum documento é tirada um cópia e entregue ao interessado. Enquanto os processos tramitam por toda a instituição e seu trâmite é controlado pelo sistema.

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  4. Trabalho em arquivo de contabilidade e nunca houve algum tipo de perda de documentos e não existe políticas de proteção, no entanto, alguns documentos de nossos clientes são extraviados antes de chegarem na contabilidade e para resolver temos que fazer comunicado de extravio e BO. Infelizmente não podemos controlar a gestão documental (ou ausência desta gestão)dos nossos clientes mas a documentação que é enviada à contabilidade é toda digitalizada e guardada num servidor onde fazemos bkp periódicos, uma vez que inúmeros orgãos aceitam cópia simples do documento como prova.
    Vale dizer que já tivemos uma ocasião onde foi perdido o banco de dados do sistema que usamos para realizar os lançamentos contábeis-fiscais, isso aconteceu pq trocamos de sistema (que na época era no modo DOS)e não fizemos a migração dos dados para o novo, assim, quando precisamos acessar os dados de 5 anos atrás naquele programa temos que rezar pra conseguir alguma coisa.
    No mais, a digitalização está sendo uma ótima alternativa para evitar a perda de documentos essenciais, uma vez que, não existe mais a necessidade de ir buscar o documento físico no arquivo, somente uma simples visualização dele no computador já resolve o problema.

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  5. Em meu estágio supervisionado, tive a oportunidade de trabalhar em uma empresa licitada que oferecia seus serviços na ANEEL – Agência Nacional de Energia Elétrica, durantes às 120 horas em que participei e, junto a um arquivista, planejamos as diretrizes do projeto que faríamos, percebi alguns pontos interessantes e outros curiosos.
    Nosso trabalho seria desenvolvido em um arquivo setorial, dentro da Procuradoria Geral (PGR) da ANEEL, local o qual trabalhavam apenas pessoas formadas em direito e sem nenhum tipo de conhecimentos arquivísticos. A PGR possuía uma sala que era chamada de arquivo, no qual se encontravam vários armários (de madeira) e até um deslizante de pequeno porte. Nosso trabalho consistiria em organizar os documentos e tornar o arquivo o mais efetivo possível no tocante da recuperação de informação, inicialmente procurei saber se existia algum tipo de documento ou regulamento que ditava os prazos de guarda, e como suspeitava tal documento/regulamento não existia, os documentos que possuímos eram basicamente processos e atas de reunião, por falta de organização e gestão podíamos encontrar documentos com 10 anos de idade jogados no canto da sala e sem qualquer tipo de medida para impedir sua deterioração.
    Logo após descobrir e estudar a situação do chamado arquivo, partimos para uma série de entrevistas e pesquisas que tinham como principal objetivo definir quais documentos poderiam ser descartados e quais teriam um valor secundário para instituição, logo após tal definição, descobrimos que documentos que teriam tanto um valor primário quanto um valor secundário fortes estavam jogados e sem nenhum tipo de trabalho de conservação/preservação para mantê-los íntegros por mais tempo. Após percebemos tal situação fomos quase que obrigados a interromper nossos trabalhos e trabalharmos com nossos poucos recursos para manter a integridade de tais documentos. Algumas medidas que realizamos foram: a digitalização dos documentos mais importantes e que suportavam tal processo; a microfilmagem de outros mais avariados, mas de igual importância; fizemos um pedido a alta administração do órgão pedindo para que os armários de madeira fossem trocados por estantes de metal; entre outros pedidos visando sempre a conservação daquele documento e de sua informação.
    O curioso de todo esse processos de entrevistas e pesquisas, foi que conseguimos perceber, a falta de informação dos ditos Procuradores que “enchiam” o arquivo. Os mesmo afirmavam que fora do horário normal de trabalho, passavam no arquivo, abriam o deslizante, pegavam um documento sem nenhum tipo de aviso ou pedido formal. Isso tornava o trabalho bem mais complicado, e também conseguimos claramente entender que para TODOS os produtores de documentos daquele arquivo julgavam como essenciais os processos os quais estavam trabalhando no momento e nos últimos cinco anos, lembro-me bem de um comentário feito por um deles durante uma entrevista, “Preciso somente das informações dos processos que trabalho hoje, e quem sabe os de um tempo atrás, acho que depois que TODO documento passar de cinco anos devíamos queima-lo para não acumular espaço, pois chega a ser feio esse monte de documento grande tudo junto”.
    Uma equipe formada e especializada de arquivistas era necessária para aumentar as proporções de nosso trabalho de pesquisa e entrevistas, para de uma forma mais eficiente definirmos quais documentos eram “essenciais” de fato para a instituição, mas infelizmente toda a ANEEL contava, apenas com 2 arquivistas tornou o trabalho de certa forma impossível, pois ambos estavam cheios de trabalhos e não poderiam deixar seus setores para fazerem tal trabalho.

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  6. Héllen de Moura Neves29 de set de 2011 10:35:00

    Durante o tempo em que fiz estágio no Arquivo Público do Distrito Federal(ArPDF) tive oportunidade de ver vários “problemas” e dificuldades encontradas na nossa área. Em abril de 2010 o jornalista Carlos Chagas entrou em contato com o Arquivo Público por intermédio do seu então superintendente Luis Mendonça para que suas fitas de documentários, entrevistas e gravações fossem transferidas ao ArPDF para que esse desse o tratamento necessário as mesmos. O teor do assunto se tratava de interesse público e de acordo com a lei federal 8.159/91 e a lei distrital 2.545/00, a guarda e acesso poderão ser realizados pelo Arquivo Público. No caso dessa transferência era essencial que ambas partes ratificassem a mesma e que o proprietário assinasse um termo de autorização. No caso do Arquivo Público tal espécie documental era comum, já que grande parte do acervo é de fundo privado. O guarda e conservação desses documentos são feitas de forma cuidadosa e eficiente, é considerado um documento essencial, pois serve de prova, comprovação da doação e a própria autorização de acesso ao público é indispensável. Com todos os problemas enfrentados pelos Arquivos Públicos, esse documentação(trivial) recebe o tratamento adequado e a guarda devida. Se não tivesse a guarda eficaz, posteriormente, poderia prejudicar a atividade fim do Arquivo e acarretaria outros prejuízos legais aos envolvidos na transferência, pois, rata-se de um documento de prova, comprovação.

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  7. Na instituição que estagio há um sistema de gestão eletrônica de documentos (Gdoc), por isso muitos dos documentos produzidos ou recebidos se encontram em suporte de papel e digital.
    No setor em que trabalho, somos responsáveis pelas atas dos conselhos, comissões e comitês, que, em fase corrente, são acondicionadas em pastas L em um armário em quanto espera as assinaturas de todos os membros participantes da reunião e, então, a ata é registrada em cartório, onde fica microfilmado. Depois são colocadas dentro de caixas-arquivo em outro armário, que fica trancado, aguardando a conferência para serem digitalizadas e disponibilizadas no Gdoc e, finalmente, serem encadernadas.
    Os livros das atas são colocados em caixas maiores para serem transferido para o arquivo intermediário, que o armazenamento é feito por uma empresa terceirizada.
    Com essas medidas fica garantido o acesso à essas informações e, caso ocorra algum sinistro, até a validade legal desses documentos está a salvo.

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  8. Estagio em um fundo de pensão chamado Ceres fundação de seguridade social, que cuida da previdência privada da Embrapa, Emater, Epamig, Cidasc e Epagri. Esta fundação recebe mensalmente contribuições dos participantes e gerencia este dinheiro para que quando o participante se aposentar ou necessitar de uma pensão ou um auxílio doença possa receber o dinheiro que investiu como um benefício. Para que este participante se cadastre na fundação ele precisa de uma proposta de inscrição, que é um documento que informa seus dados pessoais, seus beneficiários e com quanto ele vai contribuir e quanto tempo precisará contribuir até que se aposente. Esta proposta de inscrição, que é chamada de PIN, é um documento essencial, pois ele é a comprovação de que a pessoa realmente contribui e a quanto tempo. Claro que existe um sistema que também permite saber essas informações,porém como sabemos um documento digital muitas vezes não é aceito como prova judicial e por isso não pode substituir a PIN. A fundação tem um arquivo com excelente estrutura e guarda esses documentos juntamente com outros em pastas suspensas ordenadas pelo nome dos participantes, porém só possui uma cópia e caso alguma PIN suma teria que preencher outra com o participante para substituir, mas alguns direitos deste participante poderiam ficar comprometidos.

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  9. Como faço estágio no CeDOC da UnB darei um exemplo de lá. Vejo como enaltecido entre todos os documentos os termos de compromisso, que é um documento essencial para a garantia dos acordos firmados, dentre outros os atos e resoluções da reitoria, que assim como os termos de compromisso são de valor permanente. Apesar da estrutura de segurança do arquivo ser um tanto precária, esses documentos citados se encontram em arquivos deslizantes, que são projetados para resistirem a situações de perigo, um exemplo, se o arquivo pegar fogo e o deslizante estiver devidamente fechado que é o correto, o mesmo foi projetado para que o fogo não invada seu interior resguardando os documentos que ali estão.

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  10. No Cartório de Distribuição Rui Barbosa os documentos essenciais estão todos na fase corrente, pois eles são essenciais tanto para a atividade da empresa quanto para os usuários.
    Estes documentos são as Retificações de Certidão e as Declarações de Homônimo. Estes documentos são de pessoas físicas e jurídicas de usuários do cartório. Eles ficam acondicionados em caixas-arquivo e separados por pastas. Apenas os funcionários do arquivo têm acesso à eles (mesmo que o usuário real seja outro setor).
    Estes documentos veem sendo digitalizados e feito backups para garantir a sua guarda.

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  11. O acervo do meu estagio está devidamente acondicionado, foi dividido em duas salas, uma destinada para os documentos dos servidores e outro para os documentos que fora digitalizados. Há ainda outro arquivo, que fica no Setor de Garagens Oficiais. O acervo esta em boas condições de armazenamento, os processos são classificado, tabela criada pelo próprio órgão, pois se trata do poder judiciário, registrados no sistema e acondicionados em caixas arquivo, cada caixa ganha um numero e é colocado em estantes.

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  12. Na instituição que estagio (CNI) existe um software pala localização de documentos. A maioria dos documentos produzidos por ele se encontram no suporte papel. Trabalho no setor onde somos responsáveis por realizar consultoria nas áreas, exemplo RH e Contabilidade, e passar instruções de como proceder com a transferência de documentos para o arquivo. Encaminhado para o arquivo utilizamos o programa para dar um endereço para a caixa e é colocado no programa uma síntese do documento para facilitar a localização.

    Essas medida são realizada para facilitar a recuperação da informação de uma forma mais rápida e segura.

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  13. Bom, no CNPq o arquivo era um caos em relação à manutenção e tratamento dos arquivos. Mesmo existindo um software que nos informe onde o documento deveria se localizar, muitas vezes era impossível a recuperação da informação solicitada. A acervo é organizado, mas documentação intermediária se encontra com documentação permanente, haviam documentos jogados no fundo do arquivo,bastante destruídos.
    O CNPq sofria muito com a falta de espaço em seu antigo prédio, localizado na 509 norte, mas agora, com o novo prédio, espaço não é maior problema. O maior problema do arquivo do CNPq é o próprio CNPq, que não tem uma política interna de arquivos.

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  14. Faço estagio no Tribunal Superior Eleitoral, e apesar de ser um órgão publico de extrema importância não há um plano que cubra possíveis emergências e também não há normas que definam como deve ser a preservação de documentos essenciais para o funcionamento do Tribunal. Porém, está sendo desenvolvido um plano de desastres para ser aplicado na nova sede do TSE.
    Se houver a perca ou extravio de algum documento ou processo a responsabilidade é da seção aonde esse documento deveria estar. Existem dois programas de controle de tramitação interno de documentos aonde o documento, todas suas tramitações e alterações são registradas.

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  15. O arquivo que mais tenho conhecimento é o do Ministério da Educação (MEC). O Ministério não possui um plano de gestão de documentos. O problema começa por não ter arquivista trabalhando no Arquivo Central (existem alguns espalhados pelos setores) e segue pela falta de importância que dão ao mesmo, não sendo disponibilizado lugar adequado e nem verba para obras e conservação.

    A maioria dos documentos essenciais (tais como os de pessoal) não possuem nenhuma proteção especial, sujeitos a perigos como infiltração, incêndios (que já ocorreu uma vez) e outras adversidades.

    Porém alguns documentos importantes possuem um tratamento um pouco diferenciado. São mantidos em lugares com mais segurança e menos acesso de pessoas. No entanto, as instalações não são das mais favoráveis e, por não existir nenhum plano de conservação, correm o risco de degradação pelas péssimas condições.

    Somente quando passarem a reconhecer a importância do Arquivo e tiverem noção do tamanho do prejuízo (não só material) que a perda de documentos traz, é que as coisas passarão a mudar. Poderia começar colocando os arquivistas para trabalhar nos arquivos (alguns possuem esse interesse, mas os órgãos setoriais não os liberam). Enquanto não houver essa mudança, o MEC ainda estará despreparado para lidar com catástrofes.

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  16. ROSA MARIA BRAGA BARBOSA (UFES)1 de out de 2011 22:53:00

    Eu faço estágio no Arquivo Judicial do Tribunal Regional do Trabalho(TRT), lá nós recebemos processos trabalhista e administrativos em estado corrente ou arquivados por tempo determinado,quando esses documentos chegam ao setor logo recebem um número para serem identificados pelo SIP (Sistema de Patrimônio),que é um sistema de TI, que facilita na busca do processo quando solicitado.A política de guarda mesmo com a preocupação de não se perder nenhum documento não é levada muito em conta,os documentos são acondicionados em ambiente inadequado.Acredito que isso não acontece somente nesta instituição.

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  17. Estagiei na UnBTV antes do sinistro (enchente) que aconteceu no ano de 2010. Trabalhava no Banco de Imagens, meu trabalho era gerar o Backup do material produzido pela UnBTV, cadastrar no Sistema de Recuperação da Informação e reproduzir nos diversos formatos de multimídias, o material solicitado. O acervo é composto por vídeos produzidos pela instituição e vídeos utilizados como auxilio. O arquivo de vídeos ficava em uma sala climatizada especialmente para preservação dos DVDs e dos variados tipos de suportes nesta sala. No entanto, encontram-se falhas como: o sistema de recuperação da informação não é eficaz, estantes não apropriadas para a guarda dos vídeos, os computadores utilizados para backup e cadastro do material não suportam mais tanta informação e a sala não tem saídas de emergência. A UnBtv dispõe também de um catálogo com todos os vídeos disponíveis, a ultima atualização se não me engano é de 2006), algumas vezes era difícil o acesso à informação tanto pelo sistema de recuperação da informação quanto do catálogo. Quando aconteceu o sinistro (enchente) eu já havia mudado de estágio e não tive a oportunidade de ver como que ficou, mas encontrei colegas de trabalho e eles falaram que não houve muitas perdas, deu para salvar/recuperar a maior parte acervo.

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  18. Por alguns estágios e visitas feitas nenhuma das instituição havia um plano de emergência. Dentre elas o Cedin da Caixa econômica, Cedoc Unb, TCU, Ministério do Planejamento, STF e e cedoc multimídia do Senado. (Vale observar que essa realidade pode ter mudado mais recentemente, ou o sujeito que os escreve pode estar equivocado).
    Plano de emergência estruturado dentro das necessidades físicas e técnicas. Orientações simples, até mesmo quais documentos salvar em caso de algum acidente grave dentro do arquivo. E qual documentos são mais importantes e necessários para o funcionamento/História da Instituição. Infelizmente, alguns arquivos ainda não se atentaram para o fato e a importância da informação a ser preservada.
    Cito o caso do arquivo público do estado de São Paulo. Embora não conheça, afirmam no seu site que fazem o tal plano de emergência, por ser uma instituição séria existe credibilidade na informação dada:

    "No Arquivo Público do Estado de São Paulo, o trabalho de Gerenciamento de Riscos começou logo após o curso do Professor Pedersoli. Em julho de 2010, Marcelo Lopes, diretor do Centro de Preservação do Departamento de Preservação e Difusão do Acervo, formou um grupo interno para discutir o assunto e implementar medidas de proteção ao acervo. Representantes do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo também participaram do grupo, desde o início do projeto.

    Nessas reuniões, foi discutido o risco de incêndio, e as medidas concretas que poderiam ser tomadas para evitar esse problema. Foram estudadas providências como a manutenção cuidadosa dos extintores e a disponibilização de uma planilha de telefones a serem chamados em caso de emergência. Questões do dia-a-dia também entraram em pauta, como a necessidade de conscientização dos funcionários em relação à utilização das tomadas - que não podem indefinidamente conectadas a aparelhos elétricos. Mensagens eletrônicas sobre esse problema foram mandadas a todos os computadores do Arquivo. O Grupo de GR também organizou uma visita ao Centro de Arquivo Administrativo da Moóca, com o objetivo de acessar riscos em todos os segmentos da instituição."

    http://www.arquivoestado.sp.gov.br/gerenciamento_riscos.php

    02/10/2011 14:52:31

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  20. No meu local de trabalho há um aquivo físico destinado à guarda de pastas funcionais de servidores. De acordo com a tabela de temporalidade, não é um arquivo de guarda permanente, mas o tempo de arquivamento é de 95 anos (quase um século). Está sendo definida a seguinte política de preservação da massa documental: por medida de precaução o acervo será microfilmado e também digitalizado. O microfilme servirá para salvaguardar a informação para o caso de algum sinistro, enquanto que os arquivos digitais (provenientes da digitalização dos documentos) servirá prioritariamente para atender às demandas por acesso aos documentos, particularmente nas ocasiões em que o essencial é a recuperação do teor do documento, e não a documentação física em si, a qual permanecerá em pastas físicas de arquivo. O arquivo físico está localizado em sala especialmente destinada para tal finalidade, com controle de acesso, estando os documentos acondicionados em pastas próprias de arquivamento (pastas suspensas), depositadas em arquivos de aço convencionais de gaveta para pastas suspensas. Antes de irem para as pastas, os documentos funcionais são higienizados e tratados para integração ao sistema de informação de documentos funcionais.

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  21. O que eu tenho conseguido acompanhar nas mais diversas Instituições(Pública e Privada) é que a grande verdade no Brasil tudo que se refere ao tratamento das informações arquivísticas é feito de forma paliativa sem um acompanhamento de um profissional arquivista, e desta mesma forma estamos repetindo o processo de acumulação nos mais diversos suportes sem o devido tratamento arquivístico necessário de fato, inclusive reproduzindo-o em ambiente digital/eletrônico/virtual,claro que estou generalizando e há alguns poucos que estão tratando de forma pontual seus arquivos ou pelo menos tentando.

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  22. Eu não trabalho na área, logo não tenho informações mais detalhadas, minhas observações são de usuário comum.
    No comando da Aeronáutica utilizamos um sistema eletrônico de gestão documental, o SIGADAER(Sistema Integrado de Gestão Arquivística de Documentos), que ainda não contem todos os requisitos do e-Arq Brasil. O sistema é muito importante para a instituição, pois além de evitar um desperdício de papel até o momento de assinatura do documento ainda garante uma boa gestão para a equipe do protocolo.
    Vários documentos essenciais são tramitados neste sistema como por exemplo as portarias que resolvem sobre criação ou alteração de cargos, funções, remunerações, etc. Esses documentos ficam na fase corrente por 5 anos e mais 5 na intermediária até chegar a guarda permanente.
    O documentos após aprovação da pessoa responsável no sistema é impresso e assinado.
    Como o sistema ainda não possui assinatura digital a impressão ainda é necessária.

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  23. Ana Paula A. Lyrio (UFES)3 de out de 2011 08:35:00

    Observo que os arquivos públicos e privados são tratados com descaso tanto o arquivo no seu estado físico, quanto o profissional que tem lutado valentemente pelo reconhecimento de seus valores; faço estagio pela prefeitura municipal - SEMOB - Vitoria ES arquivo setorial e tenho visto bem de perto a falta de recursos disponibilizada pelos gestores do poder público, que não entendem o valor informacional do arquivo. Não há uma política de preservação e nem tão pouco de conservação, os usuários não sabem o que são documentos essências, só os reconhecem quando precisam urgentemente deles para ser usados como prova, então são temporariamente classificados com grau de importância, a desinformação dos profissionais e usuários a respeito dos valores arquivisticos e informacionais fazem parte do contexto atual da maioria dos arquivos públicos e/ou privados no nosso país.

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  24. Acredito que documentos essenciais podem não só estar relacionados a criação de uma instituição,mas também a documentos que se perdidos causam danos a terceiros. Nesse contexto, fiz o meu primeiro estágio no Cespe (Arquivo Central),que possui arquivistas para garantir a recuperação de informações de candidatos em processos seletivos realizados pela banca, e pude observar as avaliações de habilidade específica e acredito que são documentos essenciais,pois apesar do resultado das provas ficarem no sistema, o físico jamais poderá ser perdido, pois não se tratam de avaliações comuns ,mais sim, de obras de arte,desenhos etc.
    No sentido de que se perdidos essa documentação finalizará a prova de que realmente o aluno realizou a habilidade específica para egresso na Universidade de Brasília.

    Janaina Ribeiro Galvão 09/0007841

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  25. Um dos exemplos que vejo de documentos essenciais, são as fichas funcionais de cada servidor da Secretaria da Educação do DF. Se elas não forem organizadas e mantidas em segurança, podem ser perdidas informações essenciais sobre cada funcionário, causando consequencias desastrosas, como por exemplo, atrasar uma aposentadoria.
    Apesar disso, durante anos não houveram muitos esforços para que essas informações fossem bem cuidadas. Foram feitas mudanças do local de armazenamento das fichas e na mudança os documentos eram jogados de qualquer forma, desfazendo toda a organização feita anteriormente.
    No local não há arquivistas ou mesmo qualquer especialização na área. Colocam funcionários sem preparação para trabalhar no arquivo.
    Atualmente existem algumas ações para otimizar o processo de recuperação da informação.
    Estão colocando as informações das fichas em um sistema, e reorganizando as mesmas.
    Apesar disso, pouco é feito pela segurança do espaço físico e da integridade dos suportes dos documentos.

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