13 abril 2013

COISA 2

Relação do trabalho à medida que as postagens aparecem.



Já dei bom dia no coisa 1....

Comando 2, vamos lá!

Vocês terão que ler o texto da Janice e COMENTAR E COMPARAR com o CONARQ. (Foquem na Classificação principalmente)

Atividade INDIVIDUAL na forma de ciranda cirandinha novamente... Não há necessidade de fazer perguntas diretamente, apenas comente o que o colega postou a cima e faça uma NOVA observação, o próximo que vier irá comentar o seu post e acrescentar algo.

Não precisa fazer Resenhas enormes, pois temos 40 alunos pra comparar os textos, logo os últimos terão um bom trabalho de ler praticamente todos os posts e procurar algo que não foi dito.

Postagem diretamente aqui.

Que a força esteja com vocês!



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André Matheus

50 comentários:

  1. Segundo o texto da Janice, o termo assunto gera inúmeras confusões - sendo ora entendido como “função”, ora como “tema”. Seu uso não é recomendado pela autora por se referir mais propriamente ao conteúdo estrito de um documento.
    Já o texto do CONARQ usa o termo assunto para denominar genericamente as funções, atividades, espécies e tipos documentais, como no trecho (...)”os
    assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão”(...) (p. 9). Uma generalização que apenas confunde em vez de facilitar o entendimento.

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  2. Complementando a observação do colega Armando, para a autora(p. 23)a classificação estritamente funcional, apesar de menos frequente e mais complexa, atende melhor as exigências da classificação arquivística. Entretanto, ressalta que caberá ao profissional de arquivo o exame de cada situação e A decisão pela classificação que se apresente como tecnicamente mais correta.
    O CONARQ, em seu código de classificação, adotou o modelo de código de classificação decimal(p.09). JANICE(p. 27), aborda dois modelos de hierarquia entre as classes e suas subdivisões: o método decimal, adotado pelo CONARQ, e o método duplex. O método utilizado pelo Conselho é o mesmo método empregado nas bibliotecas, sua desvantagem reside no fato de suas classes e subdivisões estarem limitadas ao número de 10. Como sabemos, os documentos arquivísticos possuem características próprias, assim como as atividades administrativas de seu produtor são extremamente dinâmicas. Num método tão engessado quanto o decimal, esse dinamismo acaba sendo prejudicado, o que resulta numa grande quantidade de documentos, que por não possuírem códigos próprios dentro da classificação decimal, são relegados ao campo 900, "ASSUNTOS DIVERSOS" do plano de classificação do CONARQ.
    Por não possuir limites de classes, o método DUPLEX poderia ser uma melhor opção para a elaboração dos planos de classificação das instituições.

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  3. Um arquivo, atualmente, deve visar à localização rápida e precisa da informação ao usuário, buscando a eficiência. Com isso, no plano de classificação, proposto por JANICE(p. 24), deve ser simples, flexível e expansivo. Essas três qualidades reunidades permitem que o plano de classificação seja aplicado, adaptado facilmente às situações não previstas. Como proposto pelo colega acima e pela autora, o método duplex parece ser mais aconselhável, pois não há limite máximo para classes e subclasses.
    Já que nenhum documento de arquivo pode ser compreendido isolado e fora dos quadros gerais de sua produção, a criação de um plano de classificação se faz importante para deixar claros os vínculos da documentação com as atividades do seu organismo produtor, e da ordenação, para uma melhor manipulação e recuperação da informação.
    A ordenação, proposta por JANICE (p. 13), pode dispor os documentos cronologicamente, alfabeticamente ou numericamente. Entretanto, o CONARQ, em seu código de classificação, propõe, somente, uma ordenação sob um mesmo assunto.

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  4. Sem a classificação, fica nebulosa a característica que torna os documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relação aos demais documentos: a organicidade. Nenhum documento de arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente. Contudo, a autora salienta que para elaborar planos de classificação de boa qualidade técnica, não basta proceder ao levantamento exaustivo de funções, atividades-fim e atividades-meio (p.23), nem apenas optar por um modelo especifico por função ou por assunto, pois dentre os modelos abordados pela autora e o do CONARQ todos tem a sua particularidade e dependendo da abordagem que o arquivista dê em sua avaliação o plano pode se tornar insatisfatório. O plano do CONARQ, em minha opinião, é extremamente subjetivo , pois permite que um mesmo documento seja classificado em várias classes diferentes. Não há um padrão ou uma lógica concreta a ser seguida. É preciso tomar cuidado com esse tipo de plano de classificação, pois a classificação, em si, torna-se condição para a compreensão plena dos documentos e arquivo – tanto na perspectiva de quem os organiza como de quem os consulta.

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  5. Como foi dito no texto da Janice (pag. 23), para que possa ser feita a sistematização no levantamento das funções primordiais da instituição é preciso se atentar para, atividades que deve cumprir de forma direta (atividades-fim), bem como atividades que lhe servem como suporte (atividade-meio). Levantar estas informações é ter elementos para a classificação. Lembrando que fazer isto de forma exaustiva pode-se gerar dificuldades. Pensando no CONARQ, que traz como enfoque a atividade- meio para a classificação, com essa visão pode-se ter o distanciamento das funções e da relação dos documentos com suas atividades. Onde o melhor é pensá-las de forma lógica e não separadamente.

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  6. “O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos.” (JANICE, 1998. p. 12). Diante do proposto pela autora, necessitamos de um nível de generalidade moderado que proporcione ao menos três qualidades ao plano de classificação: Simplicidade, flexibilidade e expansibilidade (p. 24).

    Pensar os documentos classificados de forma lógica, como dito pela colega acima, nos faz inferir que a classificação deve ser revista com dada frequência. De acordo com as mudanças do próprio órgão, empresa etc. Há problemas de cunho conceitual na aplicação do modelo proposto pelo CONARQ que dificultam a análise desta documentação não raro encontramos arquivistas usando, estritamente, o “assunto” como base para a classificação.

    Não obstante a própria resolução 14 fazer referência à ambiguidade do termo em seu texto introdutório, o uso proposto não traz pontos aptos a dirimir a problemática. Janice propõe que o termo “assunto” seja evitado devido aos múltiplos significados que podem lhe ser atribuídos, apesar de não ser a mais comumente aceita devido a maior complexidade, a classificação funcional apresenta as melhores características para suprir os requisitos da classificação arquivística.

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    1. Carlos Vinícius dos Santos Oliveira 09/0108914

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  7. Segundo a autora, a elaboração do plano de classificação não pode estar desconectada da preocupação com sua aplicação, pois não basta proceder ao levantamento exaustivo de funções, atividades-fim e atividades-meio, nem apenas optar pelo critério funcional ou estrutural (p.23). Já que um número reduzido de classes, ou mesmo a utilização de várias classes muito específicas, só complicaria a inclusão desses documentos em suas classes. No que diz respeito ao CONARQ, a utilização da Tabela também consiste em adaptá-la para a melhor aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos pela instituição, tornando sua classificação mais útil diante das necessidades apresentadas.

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  8. De fato a classificação deve estar articulada para que a organização possa resultar eficiente.
    De acordo com o Conarq a classificação define a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. Já o texto da Janice esclarece que a classificação visa dar visibilidade às funções e atividades do produtor do arquivo. Ambos tem como objetivo orientar e fornecer uma base para a elaboração do plano de classificação eficaz para a Instituição. Para a realização desse instrumento, é importante pesquisar as atividades e funções exercidas pela organização para depois elaborar o plano de classificação com base nessa pesquisa. E não apenas optar por copiar o modelo do Conarq, sem fazer qualquer tipo de adaptação ao contexto da Instituição. Portanto com o conhecimento do funcionamento, da história da organização e metodologia de trabalho é possível fornecer as Instituições meios para seu próprio desenvolvimento, colocando o arquivista em uma função estratégica.

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  9. Em relação a problemática exposta pelo colega Luís, a melhor forma de elaborar um plano de classificação de boa qualidade seria buscar para as classes a serem criadas "um nível de generalidade ideal que proporcione ao menos três qualidades ao plano de classificação, a simplicidade, flexibilidade e expansibilidade" (JANICE,1998 P.24). Estas três qualidades garantem a solução das problemáticas citadas sem grandes dificuldades.
    Em relação ao código de classificação do Conarq o plano de classificação por assunto tem como objetivo agrupar os documentos sob um mesmo tema, o que segundo o texto da Janice gera muitas das vezes confusão com a sua função. A melhor forma de se classificar (com a exceção de alguns casos) é a classificação por função, é tida como mais complexa porém, atende melhor as necessidades de um arquivo.
    O que se deve fazer é sempre analisar a cultura da instituição e demais fatores o melhor método para criação de seu plano de classificação, atentando primeiramente aos benefícios e prejuízos que cada código possa oferecer.

    Douglas Mendes Zica de Oliveira 10/0098851

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  10. Como exposto acima por Douglas Mendes, o plano de classificação do Conarq é organizado por assunto, uma grande falha, elaborado nos moldes de biblioteca, porém os documentos de arquivo são diferentes dos documentos de biblioteca, tanto fisicamente quanto na sua função e utilização dentro de uma instituição. O formato exposto por Dewey, das dez classes, e utilizado pelo Conarq, é eficaz para bibliotecas apenas.
    Sobre a questão simplicidade exposta pelo colega e pelo texto, implica que o plano deve ser intuitivo e compreendido por pessoas que não sejam da área mas que venham a utilizá-lo. Deve o plano ser flexível, permitindo mudanças, pois os documentos mudam constantemente e deve ser expansível para o caso de surgirem áreas que o plano ainda não aborde, ou seja, "possibilitar a necessária adaptação a situações não previstas nos levantamentos efetuados para sua elaboração (como o surgimento de novas atividades, ou a incorporação de novos documentos a classes anteriormente definidas)"(JANICE,1998 P.24).
    Para auxiliar no processo de classificação é comum ver um processo de ordenação, que é basicamente a "disposição física de um determinado conjunto de documentos - e não um conjunto qualquer, mas uma série, isto é, o conjunto de unidades de um mesmo tipo documental" (JANICE, 1998 p. 27). Normalmente a ordenação antecede a classificação, e isso facilita a localização dos documentos. Vários critérios de ordenação podem ser aplicados, procurando sempre atender a necessidade do usuário.

    Patrick Lelis 11/0065034

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  11. Como disse nosso colega Patrick, normalmente a ordenação antecede à classificação. A ordenação é um processo muito importante para a organização dos documentos e do arquivo, porque com ele nós podemos reunir todos os documentos de mesmo assunto, e com isso vamos agilizar o arquivamento desses documentos e na hora de procurar algum desses documentos, este será logo encontrado, porque antes de classificar e arquivar foi feita a ordenação.
    “ A organização dos documentos de arquivo costuma ser resumida à sua ordenação - após serem separados por tipo ou espécie, são ordenados cronologicamente, alfabeticamente ou numericamente.” (Janice, P. 13). Em muitos arquivos a guarda documental é feita dessa forma, sem se aplicar os princípios técnicos arquivísticos, sabemos que a ordenação é muito importante para o arquivamento dos documentos, mas não é suficiente. Para que os documentos de arquivo sejam diferenciados em relação aos demais documentos tem de haver a organicidade, e para isso tem que ter junto à ordenação, o plano de classificação.
    Um outro processo importante é a avaliação dos documentos, porque é com ela que construímos a nossa tabela de temporalidade (que é um instrumento resultante da avaliação) e estabelecemos prazos de guarda dos documentos. Depois de avaliar o documento eu vou ver qual a destinação final dele. Na avaliação dos documentos a função pela qual o documento foi criado é muito importante, porque é pela função que atribuímos valor ao documento e é esse valor que vai determinar o prazo de guarda do documento, se ele vai ser eliminado ou vai para o arquivo permanente. “A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que
    apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.” (Conarq, P. 42).

    Agatha Cristinny - 11/0007387

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  12. De fato, a avaliação é um processo vital dentro do ciclo. A própria classificação deve ser elaborada com o olhar lá na avaliação. E a própria classificação quando atualizada periodicamente, "possibilita o levantamento sistemático de toda a produção documental do organismo, sem o qual a tarefa de elaboração dos planos de destinação e das tabelas de temporalidade torna-se extremamente árdua." (JANICE, 1998. p. 34)
    Voltando a questão da ordenação iniciada pelo Patrick percebi um problema. A definição para Janice de ordenação já mencionada a cima é "estabelecer um ou mais critérios que determinem a disposição física de um dado conjunto de documentos - e não um conjunto qualquer, mas uma série, isto é, o conjunto de unidades de um mesmo tipo documental."(JANICE, 1998. p. 27). O CONARQ define de uma forma diferente a ordenação e fixa um padrão questionável em relação a atividade. Ordenação para o CONARQ "consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. " (CONARQ, p. 15) Definição que não define a atividade da ordenação e a maneira como deve ser realizada. Mais um dentro tantos outros problemas de terminologia da literatura arquivística.

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  13. COMENTÁRIO SOBRE O DO WILLIAM
    Uma pena perceber que no nosso próprio instrumento de pesquisa terminológica (O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística), a palavra "ordenação" não se encontre. De modo que torna ainda mais crítico o CONARQ não explicitar adequadamente o que seria e como seria essa ordenação que cita.

    NOVO COMENTÁRIO
    O contexto de um documento é essencial para descobrir-se seu real significado, bem como o "contexto de produção não pode ser percebido apenas através da análise minuciosa do documento que tivermos em mãos" (pg. 20). Saber disto torna-se importante para uma classificação bem estruturada. Então, surge a dúvida para os arquivistas sobre como este contexto pode ser resconstituído.

    Este contexto deve estar na história do produtor, da pessoa jurídica ou física.
    Para encontrar esta história, documentos estratégicos a serem analisados são:
    Em pessoas jurídicas - os relacionados a criação, instalação, redirecionamentos administrativos, legislação, atas de reuniões, estatutos sociais, relatórios de atividades.
    Em pessoas físicas - informações gerais, currículos, diários, informações de amigos e parentes.

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    1. Estas pontuações estão mais relacionados à atividade-fim, do que à atividade-meio, que é onde o CONARQ propõe o Plano. Já que nesta, as atividades podem ser parecidas entre entidades diferentes (como controle de finanças, controle de materiais, manutenção das instalações físicas, contratação de pessoal, etc).

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    2. Correção gramatical (sempre): "para se descobrir" é o correto, na primeira linha do "novo comentário".

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  14. De acordo com o comentário da colega Priscilla (sobre a história do produtor), “compreender o contexto de produção de um documento de arquivo exige conhecer a história do organismo produtor, abordando-a, principalmente, na perspectiva das funções e atividades por ele desenvolvidas - na perspectiva da estrutura e funcionamento do organismo produtor” (pg.20). Quando não se consegue analisar todo o contexto de produção do documento que temos em mãos, devemos observar a trajetória dele, a quem pertence, e principalmente sua atividade, por exemplo, em uma instituição. No caso de o organismo produtor for uma pessoa física, o foco do estudo serão os documentos que concentram informações gerais sobre sua vida. Em pessoa jurídica, temos pessoa de direito público e privado, e estas se diferenciam no que diz respeito a seus documentos principais, decisivos. Na de direito público, “muito provavelmente estas fontes estarão no próprio arquivo, correspondendo a documentos relacionados à criação e à instalação da entidade e aos principais momentos de reformulação ou redirecionamento administrativo”. (pg.21). Em instituições de direito privado- “instituições particulares, ao invés da legislação, outros documentos de constituição são, frequentemente, mais decisivos (estatutos sociais, por exemplo), mas o estudo da estrutura e do funcionamento do organismo também costuma se apoiar em atas de reuniões e relatórios de atividades, ou outros documentos correlatos (planos de metas, projetos institucionais etc)." (pg, 20)

    “Ao estabelecer as “classes” do plano de classificação, devemos seguir um critério funcional (classes correspondendo estritamente a funções) ou estrutural (classes correspondendo a “estruturas” - setores, divisões, departamentos)? A questão talvez pareça equivocada - uma falsa questão -, uma vez que as estruturas presentes em um determinado organismo produtor de arquivo (neste caso, obrigatoriamente uma entidade) devem, em princípio, guardar correspondência com funções por ele assumidas e desenvolvidas.” (pg,21)

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  15. Ao elaborar um plano de classificação, a maior parte da dúvida engloba qual modelo usar, o estrutural ou o funcional. Isso vai de cada organismo produtor. As instituições geralmente possuem unidades administrativas bem definidas, ao passo que, ao se fazer um plano de classificação estrutural, poderia ser mais fácil a identificação de documentos em determinados locais. Mas tem um porém, já que mesmo definido as unidades administrativas, não há uma relação “estrutural” entre eles, por isso a dificuldade em tentar estabelecer um tipo de plano de classificação. A opção mais adotada é a estrutural, mas como dito anteriormente, nem sempre é a melhor das escolhas pela falta de organização dentro do próprio organismo, portanto, o mais sensato seria usar da classificação tipo funcional, que mesmo sendo mais complexa, e menos usada, poderia servir melhor a instituição. O arquivista ou o profissional responsável quem deve estudar a organização em que trabalha averiguar e decidir qual o melhor estilo serve as exigências da instituição. “A elaboração do plano não pode estar desconectada da preocupação com sua aplicação.” (pg 23)

    Larissa Caddah - 11/0014987

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  16. De fato, o plano de classificação tem que refletir as preocupações em sua aplicação. Tanto a classificação funcional quanto a estrutural são consideradas classificações por assunto. Através desse estudo citado pela Larissa da estrutura administrativa, fica mais fácil e exato o processo de classificação e por consequência a ordenação documental. Facilitando assim o acesso ao arquivo e refletindo através dos documentos o trabalho realizado pelo órgão ou empresa.

    Ao meu ver, o grande diferencial desse material produzido pela Janice Gonçalves e o que o difere do Plano de Classificação do CONARQ é o fato dele ter sido resultado de reflexões do contato com a bibliografia arquivística, do convívio com os profissionais da área e da experiência com o processamento técnico de documentos de arquivo. Já o material produzido pelo CONARQ foi em sua grande parte elaborado por bibliotecários com noções da área, o que resultou vários erros técnicos e o engessamento da classificação. Portanto, o trabalho da Janice é mais aproximado da realidade arquivística. (página 11)

    Ivi Borges de Oliveira
    11/0031598

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  17. É nítida a diferença entre o material da Resolução n° 14 do CONARQ e o manual escrito por Janice Gonçalves (Como classificar e ordenar documentos de arquivo), como pode-se observar no método de classificação adotado: por assunto pelo CONARQ e por função no manual.O manual vai muito mais de encontro as teorias e práticas arquivísticas do que o trabalho realizado pelo CONARQ, fruto de um trabalho em sua maioria realizado por bibliotecários, como exposto acima pela Ivi Borges.

    Um plano de classificação traduz de forma visual as relações de hierarquia e organicidade dos documentos no plano. JANICE (p.14). As relações que os documentos de arquivo estabelecem entre si e com as atividades pelas quais são geradas (refletidas nos documentos) são decorrentes das funções do organismo que gerou, recebeu ou acumulou essa documentação. Por esta razão justifica-se a classificação funcional como um método eficiente para organização, representação e visibilidade das funções e atividades do órgão produtor de arquivo e da compreensão plena dos documentos e das relações que estabelecem entre si e seu produtor arquivístico.
    Com base nisto, exponho crítica ao modelo do CONARQ em classificar por assunto/tema, pois não permite que o plano de classificação cumpra de forma plena com sua finalidade.

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    1. Marcos Roberto Rodrigues de Araujo - 11/0016793

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  18. Sem dúvidas a generalização feita pelo CONARQ ao optar pelo assunto sendo o principal meio de hierarquização para a classificação dos documentos foi bastante precipitada, tornando assim documentos passíveis de serem classificados em códigos distintos. Além dessa divisão por assunto há a mescla com a classificação por estrutura sendo um misto mal formulado passível de diversas interpretações.

    "A elaboração do plano não pode estar desconectada da preocupação com sua aplicação." (JANICE, 1998. p. 12)Ao ressaltar que a elaboração do plano de classificação deve visar diretamente a aplicação do documento na instituição, a autora cita a importância de um amplo conhecimento da instituição para que seja construído o plano de classificação que se adéque as condições necessárias. Diferente do CONARQ que por elaborar um plano de classificação para todos os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, acaba sem ter uma visão holística de todos os arquivos que o adotam como padrão.

    11/0011678

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  19. Ficou claro e unânime entre os colegas que o modelo mais adequado para classificação é o estabelecido pelo Manual e que a Resolução 14 é carregada de carências na utilização dos mecanismos por assunto.

    O prejuízo em classificar e ordenar por assunto vai além da superficialidade com resultados insatisfatórios, pois obriga o gestor documental aplicar estruturas ora impostas, como exemplo cito o tesauro, quando a escolha é o modelo do Conarq.

    No caso da ordenação é preciso eleger mais critérios a fim de atrelar um tipo documental nesses modelos, juntamente com os mecanismos de busca. Pensar de forma sistêmica é perceber o documento como um organismo vivo e que durante sua tramitação até o arquivamento, passará por novas classificações. Essa mutação também ocorrerá na ordenação. Por isso ordenação e classificação são idealmente planejadas juntas.

    Danielle Ventura
    09/92631

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  20. O modelo apresentado no manual é com certeza mais completo e adequado do que a Resolução 14, porém, deve-se lembrar que, apesar das várias falhas e carências, a Resolução 14 tem sido utilizada por vários órgãos e tem sido funcional em grande parte dos casos. Como é dito no texto, é preciso que o profissional de arquivo esteja apto a examinar e decidir pela opção mais correta para determinada situação.

    O manual traz de maneira clara e objetiva a importância de se conhecer o conteúdo do documento para assim poder aplicar a mais adequada "forma" de classificação, seguida das técnicas de ordenação. Tais funções devem ser trabalhadas juntas para que se obtenha resultado positivo na organização do acervo, uma contribuindo para a realização da outra, ou seja, se feita uma boa classificação dos documentos mais fácil será a ordenação deles.

    Danilo dos Anjos - 11/0010507

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  21. Acredito que seja bem válida a opinião do Danilo. A visão de que um artifício ajuda o outro é algo também a ser pensado, e que até onde compreendi, não havia sido apresentado em nossos comentários (de a classificação e a ordenação ajudarem uma a outra). Há de se ver que todo esse processo é algo sistêmico e que esse sistema é, em sua essência, dinâmico. Talvez não perceber essa característica seja um dos principais motivos -se não o principal- da existência de classificações falhas. Recordo-me de um comentário do professor em sala, onde um aluno, ao errar sobre o número de séries que havia em um plano de classificação exposto, disse: "Então é por que isso faz parte de algo maior" e o professor alegar "Sim, significa que algo está entrando na cabeça de vocês. Ainda não é tudo mas estamos indo pela direção certa." Daqui, posso apontar que o CONARQ, ao propor a classificação por assunto, quebra essa visão de um sistema. Assuntos podem ser apresentados com um caráter subjetivo e a subjetividade, a medida que nos permite classificar um documento como uma coisa e outra pessoa associar classificação diferente ao documento, embaralha e destrói essa visão de sistema. Até mesmo rompe com o conceito que aprendemos de Série que, a grosso modo, é a relação entre uma espécie documental e sua função, soma que garante que cada classificação seja única. Ora, se o CONARQ como já apresentado por aqui, nos permite diferentes classificações para um único documento, neste momento, a unicidade foi desrespeitada.

    Deixo também um pensamento por aqui... Ainda que o CONARQ não seja, e nem se aproxime de ser suficiente para um tratamento documental considerado arquivístico, este foi um passo neste caminho. Sua validade pode então não ser a ideal, que é a que buscamos, mas é um guia para que surja algo bem melhor. Afinal, todas as nossas críticas de como fazer a Classificação algo mais eficiente vieram a partir do rompimento com o que o CONARQ propôs.

    Leandro Carvalho Trevisan 11/0034031

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  22. Concordo com o Leandro, o CONARQ ja não é suficiente para o decorres das atividades arquivisticas, mudanças e reformas cairiam bem em um novo modelo que poderá surgir com a junção dos dois metodos. Esse novo modelo de classificação tem que de acordo com a autora juntar a pratica que se tem dentro dos arquivos com a teoria, fazendo com que não haja problemáticas que possam atrapalhar a implementação do novo plano, como ser grande de mais, com muitas classes, ou pequeno de mais, sem local para encaixar novos documento que nao existiam quando o mesmo foi criado.
    Sempre acompanhando o modelo de classificação vem a forma como a documentação foi ordenada, em alguns casos como não foi. A maneira mais pratica de ser ordenar seria organizados de forma a atender solicitações com maior facilidade.
    Isso sem sombra de duvida deve ser corretamente testado entes de paramos de utilizar o CONARQ como fonte majoritária de nossa pesquisas, os tipos de buscas,o grau de importancia que cada tipo de documento tem em cada tipo de instituição, sem deixar de fora também que o plano de classificação é a base para uma tabela de temporalidade, que exige um extremo cuidado e uma excelente base para sua criação .

    Ayla Cortes 10/0007988

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  23. Seguindo a proposta da colega Ayla Cortes,

    De acordo com os pontos acima expostos retifico a necessidade da constante atualização do Plano de Classificação por parte das instituições públicas ou privadas, sempre adequando-o à necessidade funcional ou estrutural das referidas instiuições e da observância do importante binômio Classificação-Ordenação. Janice, no texto, expressa o grande benefício da classificação na produção ou saída dos documentos, pois " novos tipos documentais, não previstos no plano, que forem recebidos ou expedidos terão necessariamente que ser incorporados a ele" (pág. 33); dessa maneira o Plano de Classificação, tomando como exemplo a própria Resolução Nº 14, passaria de um instrumento rígido e complicado para um intuitivo e eficiente que se "auto alimentaria". A classificação estaria, sempre, associada ao processo de ordenação, que traduzisse as necessidades do usuário. Dessa maneira teríamos a perfeita aplicação da Classificação e da Ordenação.

    Sendo mais específico, trago à tona a relação da Ordenação e da Classificação na fase permanente dos docuemntos onde temos a multiplicidade de fundos e dois novos instrumentos arquivísticos: o Arranjo e a Descrição. Nessa fase documental a busca dos documentos é menor e o perfil dos usários da informação é diferente, tanto em relação as fases anteriores (corrente e intermediária) quanto no caráter privado ou público do arquivo que comporta a fase permanente.

    Aluno: Vinícius de Oliveira Coêlho
    Matrícula: 11/0042433

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    1. Onde se lê: usários (linha 19), leia-se: usuários.

      Aproveito a correção para me desculpar por ter sido muito longo nas observações.

      Grato,
      Vinícius de O. Coêlho

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    2. Onde se lê: instiuições (linha 4), leia-se: instituições e onde se lê: docuemntos (linha 16), leia-se: documentos.

      Só mais um adendo (rs) na minha proposição não explicitei, mas a discussão que propus deve ser levada para o que a Resolução Nº 14 (não) nos fala sobre a relação da Classificação (em caráter majotitário) com: a Ordenação, o Arranjo e a Descrição na fase permanente dos documentos.

      Juro que parei de postar!

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  26. Seguindo a linha de raciocínio da colega Ayla, a maneira mais prática seria ordenar os documentos objetivando atender solicitações com maior facilidade. Com isso uma atividade importante a ser realizadas na maioria dos arquivos no Brasil é a identificação e estudo da documentação existente de acordo com o contexto de cada instituição e a partir daí desenvolver um plano de classificação de acordo com as funções de cada série documental, para que seja possível ordenar a documentação de forma coerente afim de que qualquer pessoa que venha a trabalhar no arquivo possa continuar essas atividades sem fazer confusão, como ocorre atualmente utilizando o CONARQ.

    Eu acho que o CONARQ não deve ser "abandonado" de uma hora para outra, porém como cita a Resolução 14, Art. 1º, §2º "Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização periódica deste Código", ou seja, o Código de Classificação deveria ser atualizado e o que eu entendo por atualização seria também melhorar e adaptar o Código. Com o passar do tempo, a maioria dos estudantes de Arquivologia e os arquivistas compreendem que o Código de Classificação do CONARQ não satisfaz as necessidades das instituições que o utilizam. Creio que para começar tais atualizações, o método decimal deveria ser trocado pelo duplex, pois o segundo não se limita na quantidade de espécies, possibilitando a expansão de acordo com as necessidades das instituções.

    "Para que possa ser aplicado o método decimal, o plano não pode ter mais de 10 classes, e suas subdivisões seguintes também devem estar limitadas a dez. Assim, sendo 100 a primeira classe, as subclasses imediatas corresponderão às dezenas existentes entre a primeira e a classe seguinte, 200 (ou seja, 110, 120, 130 etc.); por sua vez, as subdivisões da classe 110 serão as dez que existem entre 110 e 120 (ou seja, 111, 112, 113 etc.), e assim por diante. No método duplex, não há limite máximo para classes e subclasses; as divisões entre classes e subclasses são indicadas por traços (ou, em outras versões, por pontos): sendo 1 a primeira classe, as divisões imediatas serão 1-1, 1-2, 1-3 etc.; as divisões de 1-1 serão 1-1-1, 1-1-2, e assim sucessivamente" (JANICE, 1998. p. 27)

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  28. Tomando como base o pensamento do Yago, na sua totalidade e quando o mesmo faz referencia com o texto da Janice, onde fala sobre o uso do método duplex, eu particulamente concordo com a autora e com o colega, pois em cada instituição temos os mais diversos tipos documentais e novos surgirão, pode apostar, mas temos que adimitir que o CONARQ não atende essa diversidade e por sua vez também não passa por atualizações e nem hadapitações para atender as necessidades institucionais. Levando em conta esse último ponto citado volto a ressalatar que o plano ou modelo de classificação usados nas mais diversas instituições para classificação e ordenação de seus documentos deve ser duplex facilitando assim o atendimento das necessidades das instituições e a melhor classificação para os diversos tipos documentais das mesmas.E sem contar que o manual proposto por Janice vai mais de encontro com as práticas e a teorias arquivísticas.

    Jocicléia Pereira
    11/0032454

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  29. A Resolução 14 não atende realmente a diversidade da documentação e não é atualizada, o que de fato, gera insatisfação por parte daqueles que precisam utilizá-la, ressaltando a necessidade de um instrumento mais eficaz. Para a elaboração ou adaptação de um Código de Classificação, deve ser realizado um estudo minucioso da documentação e contexto na qual foi produzida e deve-se estar preocupado com a utilização e aplicabilidade desse instrumento dentro da instituição, além de ser de fácil compreensão para aqueles que a utilizam no decorrer de suas atividades. Não acredito que exista um código que possa ser aplicado em todas as organizações, pois cada uma possui competências e funções diferentes, mesmo que possuam diversos documentos com características parecidas. Cada arquivista deve entender e reconhecer as principais atividades desenvolvidas na instituição, bem como as principais tipologias existentes. Após análise, o profissional responsável deve utilizar aquele método que julgar ser de maior proveito no desempenho de suas atividades. O método adotado deve ser de acordo com a realidade identificada no arquivo.
    A ordenação também é de suma importância dentro do arquivo e deve ser realizada, assim como a classificação, de maneira que garanta uma localização eficaz da informação desejada.
    Csmila de Souza da Silva 11/0059212

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  30. De fato, aspectos gerais devem ser levados em conta devido as diferenças de tipos documentais. Além de levar em consideração os interesses do usuário, para que se possa fazer a ordenação, deve-se estar atento às necessidades de seus usuários e a frequência com que a documentação é consultada, além de observar em que contexto foi produzido, em que fase do ciclo vital se encontra e estar atento aos elementos informacionais do documento.

    Lysandra - 11/0016441

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  31. Ao analisarmos a Resolução 14 do CONARQ sobre a ótica de JANICE, encontramos uma grande dicotomia entre o que esta autora prega e o que é vivido na realidade dos arquivos brasileiros do poder executivo federal, uma vez que o sistema empregado por esta resolução (que norteia diversos outros planos de classificação das entidades públicas) baseia-se na classificação dos documentos de acordo com o ASSUNTO, o que a autora pragmaticamente não aconselha.

    A autora incentivado o desenvolvimento de planos de classificação observando-se as FUNÇÕES desempenhadas pelo documento dentro da instituição, tal metodologia consegue atender de forma mais completa ao que preconiza os princípios arquivísticos e aos prazos legais que devem ser observados, mas possui uma grande desvantagem referente a dificuldade de se implementar tal realidade, assim como exigir uma mão de obra mais qualificada para que se consiga desenvolver uma analise correta dos documentos e assim classificar os documentos na função certa.

    REALIDADE
    Ao analisarmos a prática arquivística e as estruturas arquivísticas existente hoje no Brasil podemos perceber que outro ponto importante que deve-se observar é a falta de pessoas qualificadas para tratar a documentação produzidas dentro das instituições, o que atrapalharia em muito a qualidade e eficiência das mesmas, o que nos remete ao viés de tentar simplificar e facilitar o uso pelos colaboradores dos instrumentos e ferramentas aplicadas na gestão documental em função da precariedade das instituições documentais (escassez de recursos) e da falta de mão de obra qualificada (Viés o qual o profissional de arquivo deve sempre trabalhar para tentar aplicar a realidade a teoria de modo que foque sempre a melhoria de sua instituição).

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    Respostas
    1. Como foi dito acima, como existe falta de profissionais qualificados para tratar os documentos produzidos dentro das instituições, e se tivesse esses profissionais qualificados e as instituições tivesse recurso para tratar os documentos, facilitaria o uso feitos pelos colaboradores para a aplicação de ferramentas na gestão documental.

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  32. No plano de classificação da Janice se entende a classificação a partir da analise do organismo produtor de documentos de arquivo são criadas categoria, classes genérica, que dizem respeitos às funções/atividades detectadas. No plano de classificação da CONARQ denomina as funções, atividades, espécies e tipos documentais denominado genericamente como assunto que são distribuídos hierarquicamente de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão.

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  33. Como o colega disse acima, as diferenças do plano de classificação da Janice para o CONARQ, são bastante consideráveis. A classificação da Janice é algo mais flexível e mais fácil de modificar e encaixar algo novo, já no CONARQ fazer esse tipo de coisa é mais complicado, e como já dito acima, tem que esperar o CONARQ, por intermédio de câmara técnica, proceder alguma modificação no plano.

    Janice fala em seu texto de uma pulverização da organização dos documentos de arquivo, onde pode favorecer a uma falta de unidade de procedimentos técnicos, só que isso dificulta e muito a adoção de um plano de classificação unificado. Utilizar o plano de classificação do CONARQ nessas organizações poderia dificultar, por ser algo único, sem muita flexibilidade, e como o colega acima citou que no plano ele vai denominar as funções, atividades, espécies e tipos documentais hierarquicamente desempenhadas na organização.

    Danyella Cristina Araújo Monteiro (10/0097952)

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  34. Mais uma vez verifica-se a carência de um projeto eficiente no Plano de Classificação do Conarq ao ver que seus tipos, espécies, atividades e funções documentais - separados no Plano por assuntos, como dito pelos colegas anteriormente - de forma genérica mas equivocada. Este Plano é modelo de classificação dos documentos de diversos órgãos no Brasil, sendo tão somente adaptado de modo geral.
    O modelo de Janice é abrangente no sentido de ser adaptável e "perfeito" para a organização documental de uma entidade (lato sensu), apesar de sua maior complexidade, pois está de acordo com a realidade arquivística que encontramos.

    A importância da ordenação já foi esclarecida pelos colegas acima, mas vale destacar sua relação com os tipos de busca a que os documento estarão sujeitos. Pode haver a adoção de mais de um critério de busca, de acordo com a conveniência do usuário principal. A estes critérios de conveniência deve estar contido na análise do organismo produtor no qual a classificação deve ser feita segundo Janice, o que não se encontra na classificação por assuntos da Resolução 14 do Conarq.

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  35. Esses critérios de busca e recuperação da informação fornecidos pela ordenação são importantes, porém devem ser trabalhados como o plano de classificação, pois a classificação da condição de compreender o documento como um todo, na organicidade.
    Já a resolução 14 do Conarq, por muitas vezes levam as pessoas que avaliam um mesmo documento a terem opiniões diferentes a que classe ele pertence, não dando clareza na sua estrutura.

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  36. Este comentário foi removido pelo autor.

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  37. Pela falta de maiores detalhes e assuntos na resolução 14 do Conarq, pegando a linha de raciocínio do amigo Ronaldo, essa falta de clareza em sua estrutura, acaba gerando dúvidas e fazendo que muitas instituições acabem fazendo uma gestão documental praticamente empírica, não criando um padrão e dificultando o acesso a informação.
    Janice fala em seu texto sobre a dificuldade de distinguir o que é documento ou não. Muitas pessoas tem em mente que documento é algo que esteja entre eles e a esfera pública. O que não se acha bem definido no Conarq, e que poderia ser bem mais nítido e menos complicado.

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  38. Fica bastante claro, de acordo com o comentário da Carolina, que a ordenação proporciona aos usuários de documentos critérios de buscas mais abrangentes, tornando a pesquisa de informações uma atividade mais funcional, ressaltando, dessa forma, a necessidade de associar a atividade de classificação documental à ordenação.

    De acordo com a autora Janice Gonçalves, no livro "Como Classificar e Ordenar Documentos de Arquivo", é somente por meio da criação do plano de classificação que o documento passa a caracterizar-se como arquivo. Essa afirmação vem ao encontro do que trata o Art.3º da Resolução nº14 " A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, conforme determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público." Logo, para que o processo de eliminação aconteça de forma eficiente e nenhuma documentação seja descartada indevidamente, é preciso que seja criado previamente o plano de classificação e também a tabela de temporalidade.

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  39. Muito bem observado o comentário da colega Marina, no texto da Janice Gonçalves é clara a importância e a grande utilidade do plano de classificação na elaboração tanto do plano de destinação quanto da tabela de temporalidade indispensáveis para a devida eliminação.
    Como já mencionado na maioria dos comentários anteriores, o texto da Janice se diferencia da Resolução 14 por ser um texto baseado em experiências na área da Arquivologia, trazendo uma maior fidelidade e abrangência da realidade arquivistica. Porém, venho enfatizar algo em comum em que os dois se complementam, quando a autora menciona “Na fase corrente, o plano de classificação deve abranger todos os tipos documentais produzidos/acumulados pela entidade, pois todos eles devem ser objeto de organização, estando, portanto, sujeitos à classificação e à ordenação.” (JANICE, 1998. p. 32) podemos associar ao Art.2º, especificadamente no primeiro parágrafo, da Resolução 14 onde “§ 1 - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às adaptações necessárias para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela definidos.” Ou seja é de total responsabilidade dos órgãos a organização de seus documentos e apropriada classificação desde sua produção até a construção e adaptação da Tabela.

    Lauriene Cammarota 11/0033973

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  40. Para a organização da documentação arquivística dentro da instituição é necessário um plano de classificação, para que a informação não se perca e para que o documento seja encontrado com mais facilidade. Essa classificação deve ser feita tanto no suporte papel como nos documentos eletrônicos. E existe uma relação entre a diplomática e a classificação dos documentos: a diplomática permite uma primeira identificação do documento, pois seu objeto é a sua estrutura formal. Então, encontra-se a necessidade, a função desse documento para a instituição, e assim deve-se montar o plano de classificação.
    Porém a resolução 14 do CONARQ dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, limitação que uma instituição não teria se construísse sua própria tabela de classificação, incluindo as atividades-fim da instituição.

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  41. A autora Janice frisa a importância do contexto para se "ler", analisar e entender o funcionamento um documento. Enfatiza "O ESTUDO DA ESTRUTURA E DO FUNCIONAMENTO DO ORGANISMO PRODUTOR" como mecanismo revelador do contexto em que os documentos do acervo se inserem.

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