10 janeiro 2013

Teste relâmpago do "diplo-poder" de síntese!

Imagem copiada do Escultopintura , 10/01/13

Boa-tarde, amigos!
Amanhã teremos aula com o Leonardo e, como já previsto há tempo na agenda, temos uma bibliografia vasta a ser utilizada na aula!
Considerando que se trata de um material diversificado, autores de diferentes épocas e que cada um de nós temos experiências e visões próprias - é importante que saibamos enxergar e analisar como associamos diferentes informações diplomáticas.
Supondo que todos leram ou, pelo menos tem conhecimento do que se tratam os textos recomendados para a aula do dia 11/01, cada um deverá realizar uma exemplificação prática dos temas abordados nos textos- não é necessário que seja levantado tópicos e análises de todos os seis, mas que haja a convergência dos assuntos.
Ou seja, cada aluno deverá levar para a sua realidade a essência abordada- pode haver citação de exemplos utópicos e práticos. Não aconselhamos citar nomes de instituções.
Na resposta do aluno será avaliada:
1-compreensão dos textos;
2- explicitação da problemática da diplomática;
3- poder de síntese;
4- capacidade de problematização das questões pertinentes aos temas.



A tarefa de vocês é individual e obrigatória e deverá ser concluída até às 18h59 de amanhã, dia 11/01/2013; as respostas deverão estar nos comentários deste post.
As dúvidas deverão ser esclarecidas no campo de perguntas ou encaminhadas aos e-mails das monitoras.
Ok, pessoal?

Abraços!

__________________
Héllen



28 comentários:

  1. Hoje, vemos a disponibilização de diversas vagas para arquivistas em órgãos públicos e instituições privadas. Apesar desde aspecto positivo para os profissionais arquivistas, a realidade institucional quando se está trabalhando nem sempre é a desejada. É comum se deparar com massas documentais acumuladas, sem o devido tratamento arquivístico adequado.

    Se pensar em instituições que estão migrando seus acervos fotográficos ou impressos para o suporte digital, implementar projetos de gestão documental eletrônica sem a devida contextualização, identificação, análise diplomática e tipológica, autenticidade, veracidade, classificação, avaliação, organização, entre outras atividades, torna o trabalho do arquivista quase que uma missão impossível. É necessário que o profissional seja crítico quanto às características apresentadas no documento arquivístico que está sob sua responsabilidade e guarda.

    A diplomática é a ciência que deve apoiar o processo de tomada de decisão do arquivista quanto à autenticidade e à veracidade de documentos arquivísticos. Ela proporciona um olhar crítico sobre os documentos e apresenta critérios e métodos para a análise dos mesmos, dando maior credibilidade ao trabalho do profissional arquivista.

    Conforme o texto de Ruipérez (p.41), há a necessidade de identificar as séries documentais para poder classificar, descrever e difundir a documentação. Independente do modelo de análise de tipo documental a ser utilizada na instituição em que o arquivista atue, será necessária a resolução de tais situações para implementar futuros projetos para ambientes digitais.

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  2. Tuila Barros 10/0125808

    Uma das grandes dificuldades encontradas em diversas instituições, sejam elas públicas ou privadas, é em relação à eliminação de documentos. O problema inicia-se com a tabela de classificação e temporalidade das instituições, que nem sempre é seguida corretamente. Os prazos de guarda, às vezes, não correspondem com a função e a importância do documento. Com isso, ocorre o acúmulo destes documentos, e acaba por formar uma grande massa documental, dificultando a busca pela informação presente nos documentos. Nessa massa documental, encontram-se diversos tipos de documentos e séries documentais, pois não há avaliação dos documentos, tornando-se um difícil trabalho para os arquivistas.

    A diplomática diz que a forma é um complexo de regras de representação usado para transmitir uma mensagem, e pode ser física ou intelectual. A forma física refere-se ao revestimento externo do documento e a intelectual à articulação interna. Os elementos externos constituem o caráter material do documento; sua aparência externa, como por exemplo: o suporte, a escrita, a linguagem. Já os elementos internos, apresentam o conteúdo do documento.

    Segundo Bellotto (1996, cap. 5), “la forma de um documento revela y perpetúa la función a la que sirve”. A forma documental permite compreender as ações administrativas e as funções que fizeram gerar o documento. Essa forma documental apresenta elementos externos e internos, que fazem parte da análise de diplomática do documento e devem ser analisados desde a produção do documento, seu trâmite dentro da instituição, sua função administrativa até o momento de guarda ou eliminação, facilitando, assim, o andamento do trabalho dos profissionais, economizando espaço físico e racionalizando o tempo de busca pela informação.

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  3. PRISCILA MEDEIROS PEREIRA RODRIGUES
    10/0119913

    A humanidade costuma fazer uso do que já obteve sucesso, se basear no que é referência, portanto, utilizamos modelos. Foram-nos apresentados modelos de análise e organização de conjuntos documentais de naturezas distintas, cada um com suas particularidades, já que uma instituição é diferente da outra, o que implica em mudanças no tratamento arquivístico. Inclusive destaca-se a complexidade de aplicação da arquivística por exigir um conhecimento profundo da instituição, do seu histórico, das atividades que desenvolve e do seu fluxo de informações. Esta tentativa me lembra das propostas de diagnóstico de arquivos, onde fica claro que não há uma completa, de abrangência total dos aspectos que precisam ser levantados, cabendo assim, a adaptação para a realização eficiente.

    Portanto, através de um exemplo prático, podemos dizer que o chefe do setor de arquivo de convênio médico de uma entidade de grande porte, que lida com faturas hospitalares, notas fiscais, ressarcimentos, contratos, autorização de procedimentos hospitalares, denúncias/reclamações dos beneficiários, e etc, não deve julgar que as medidas que tomava no setor de arquivo de recursos humanos se adequarão à esta outra realidade, com tipologias documentais diferentes.

    Segundo Duchein (1982, p.17 apud SOUZA, 1997, p.2) "é essencial para a apreciação de um documento qualquer, saber com exatidão quem o produziu, em que circunstâncias, no desenrolar de que ação, com que objetivo, a quem se destinava, como e quando foi recebido por seu destinatário e por que meios chegou até nós. Tal conhecimento só é possível na medida em que o conjunto de documentos que o acompanha tenha sido conservado intacto, individualizado, sem possível mistura com documentos de outras Proveniências, mesmo que esses se refiram ao mesmo objeto" (1982, p.17).

    Ao retomar o princípio de respeito aos fundos é inegável a importância de não se retirar um documento de seu contexto de produção e valorizar sua organicidade, já que saber o motivo de sua criação e a função ou atividade que deseja servir é um ponto chave para sua compreensão.

    Não devemos reunir, por exemplo, documentação de duas escolas, por mais que cuidem de um mesma área e apresentem funcionários em comum, supondo-se que o desempenho não é o mesmo. Seria como deixar uma lacuna na história de ambas, onde faltaria a relação de um documento com outro.

    O mesmo ocorreria com a retirada da planta de um jardim de um edifício em um dossiê de um arquivo de instituição arquitetônica, onde haveria o risco de comprometimento da compreensão do projeto.

    A contextualização dos documentos é relevante em aspecto histórico por se constituírem como fonte de pesquisa, por refletirem as atividades e revelarem vestígios valiosos, porém os cursos de história estão abordando cada vez menos a relação entre história e arquivo. Por outro lado também, muitos arquivos não estão preocupados em atender à demanda do historiador como usuário de tal unidade.

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  4. PRISCILA MEDEIROS PEREIRA RODRIGUES
    10/0119913

    (CONTINUAÇÃO)

    Não há uma receita, portanto é real a necessidade de pensar criticamente e agregar conhecimentos, o que por outro lado nos leva à questão da atualização e do aprimoramento contínuo do profissional de Arquivologia, que vem deixando de tratar somente os documentos em suporte tradicional para encarar a ascensão dos materiais híbridos. Também é importante ressaltar que a participação e o vínculo com indivíduos de outras áreas auxiliam no cumprimento dos objetivos dos arquivos e que os documentos recebidos também devem ser alvo de trabalho, não somente os desenvolvidos no âmbito do organismo.

    Diante do volume de documentação o que se observa é que muitas empresas vêm apostando na qualidade da seleção arquivística, uma vez que guardar toda a documentação é inviável, devido a falta de espaço e a razão de alguns documentos repetirem dados. A eliminação deve ser realizada com os devidos cuidados e responsabilidades que implica, uma vez que uma destruição errônea pode acarretar em perda de patrimônio/bem público, levando-se em conta a unicidade do documento de arquivo.

    Em arquivos pessoais os critérios de avaliação e arranjo se diferem em cada associação, uma vez que cada pessoa realizou atividades diferentes. Apesar de poderem ter semelhanças, os quadros podem demonstrar desde fundos de políticos até a saúde pública, dependendo da personalidade e do que desempenhou em vida.

    Ao agrupar os documentos originários da mesma atividade, ou seja, ao montar as séries documentais, podemos analisá-las e identificar ou não: regulamentação oficial, caráter jurídico-legal, elementos formais/estruturais de tempo e lugar, além de veracidade. A partir das características físicas e do conteúdo propriamente informacional do documento é possível entender as ações que o geraram e o funcionamento da instituição como um todo.

    Uma Constituição Federal, por exemplo, deve procurar harmonizar especificidade e aplicabilidade, se concretizar em diversas circunstâncias. Assim são os modelos, diretrizes passíveis de análises. Cada situação é um caso específico que merece atenção especial e voltada às suas particularidades, de modo que os problemas sejam resolvidos e os desafios superados.

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  5. PRISCILA MEDEIROS PEREIRA RODRIGUES
    10/0119913

    REFERÊNCIA:

    SOUZA, Kátia Isabelli Melo de. Políticas Públicas: o uso dos Arquivos na contemporaneidade. Caderno de Pesquisa, ArPDF, Brasília, nº 7, 1997.

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  6. Raissa Mota Castro - 10\012092011 de jan de 2013 13:21:00

    Um dos maiores problemas encontrados nas instituições de arquivo, no Brasil, é o acúmulo de massa documental. Isso ocorre porque não há o tratamento documental desde sua produção.

    A maioria das instituições só se atenta a esse problema quanto ele virou um caos e não é mais possível encontrar a documentação e consequentemente a informação desejada, prejudicando a prestação de serviço da mesma.

    Para solucionar esse problema segundo o autor Ruipérez, primeiro devem-se identificar as séries documentais, ”... los estúdios de identificación de series son fundamentales para clasificar, describir, seleccionar, acceder y difundir la documentación...”, depois de haver a identificação das series é que possível executar as seguintes atividades: como a classificação, criação da tabela de temporalidade e a eliminação.

    O código de classificação deve ser criado pela instituição, se for particular, e se for pública para as atividades- meio deve- se usar o código de classificação do Conarq fazendo as adaptações necessárias de acordo com a sua atuação, conformo previsto na Resolução número 14.

    Conhecer diplomaticamente o documento para que seja possível a identificação das séries e dos tipos documentais possibilitando a criação do código de classificação, da tabela de temporalidade e a destinação do documento: seja a guarda permanente ou a eliminação é o caminho para que não haja acúmulo de massa documental nas instituições.

    Referência Bibliográfica:
    BRASIL. Casa Civil. Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001.
    RUIPÉREZ, Mariano. Tipologia series documentales.

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  7. LUIS ANDRÉ DOS SANTOS MONTEIRO
    MATRÍCULA: 12/0056844


    Indo a campo, percebe-se a necessidade de aprimoramento dos funcionários em relação à arquivo, no âmbito do serviço público. Conceitos se confundem e acabam por gerar confusões e infortúnios enormes no cotidiano das instituições, graças a falhas e omissões dos sistemas de arquivo.

    Observa-se hoje uma tendência de contratação de arquivistas nos órgãos públicos. Criou-se a mentalidade de que é importante estruturar o trabalho a partir da visão do profissional graduado, ainda que o pessoal técnico não possua a mesma formação.

    Em termos de classificação, é imprescritível a presença do profissional na elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos. Já a classificação, com base em tal tabela, não é feita por mão-de-obra tão capacitada em arquivo.

    Por conta desse déficit na qualificação dos funcionários, muitas vezes tem-se problemas com a real função do arquivo na instituição. Acaba-se por atribuir o arquivo a guarda da história e da memória de uma determinada sociedade, e desvia-se do ideal de informação como diferencial estratégico para a gestão.

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  8. A diplomática se ocupa de uma análise ampla do documento como um todo, buscando dar credibilidade quanto a sua veracidade e autenticidade, proporcionando ao leitor a compreensão pelo qual esse documento foi produzido pela instituição. Desta forma, torna-se possível além do entendimento quanto a sua gênese, identificar se quem o produziu tinha competência para tanto.
    A falta de padronização dos procedimentos de obtenção de documentos tanto imagéticos, textuais ou digitais pelas instituições, aliada a falta de qualificação profissional nessa área faz com que a compreensão da gênese documental se torne obscura, impedindo uma análise eficiente do motivo pelo qual o documento foi criado.
    Tanto as instituições públicas como as privadas se deparam hoje com uma massa documental muito grande, sem o devido tratamento, e um dos grandes entraves da atualidade é quanto a fomentação de inovações para uma otimização durante todo o processo de gestão documental, e por fim um eficiente acesso a informação a quem quer dela necessite. Os profissionais que atuam nos arquivos muitas vezes sem a devida qualificação acadêmica resistem nas mudanças por acreditarem que os seus procedimentos sempre deram certos, impedindo que se estabeleçam melhores mecanismos de trabalho que favoreçam o trabalho nessas instituições.
    Por tanto, segundo Ruipéres,” é necessário que se faça uma correta identificação das série documentais”, ou seja, que se identifique na sua gênese a finalidade para o qual o documento foi criado “ para que se possa classificar , descrever e difundir a informação”, possibilitando assim um acesso mais rápido e confiável por parte do usuário.

    Maria Helena de Souza Viana
    Matrícula-10/0130640

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  9. João Paulo Ribeiro Berrêdo - 11/0032322

    Para que seja possível a existência de uma gestão documental arquivística, faz-se necessária a identificação básica dos documentos em relação às suas tipologias, sem detrimento de outras questões relacionadas a eles.

    É comum a todos os textos lidos, cada qual à sua maneira de se referir, a definificação de tipo documental, mais claramente detalhada no texto de Lopez (p.7): "A definição proposta de tipo documental passa a ser, então, a espécie documental somada à função que a produziu". Caso isto não seja prontamente identificado observando-se os preceitos científicos da diplomática, não há como determinar a efetiva importância e a razão da existência dos documentos em seu contexto de criação e atuação.

    Assim sendo, é preciso que se faça a distinção e uma profunda compreensão das formas e dos elementos dos documentos, conceitos estes também comuns a todos os autores lidos, ainda que didaticamente melhores explanados por Duranti (p. 119), que a respeito da forma documental diz que "La forma de un documento revela y perpetúa la función a que la sirve" e sobre os elementos, divide-os em dois tipos: extrínsecos e intrínsecos, aqueles vinculados às características externas que tratam a respeito de suporte, escrita, autenticações etc., e os intrínsecos vinculados ao conteúdo do documento. Porém só isso não é o suficiente, há que se ver outros dados essenciais como o trâmite dos documentos, sua legalidade ou normatização, seu produtor, sua vigência, dentre outros aspectos essenciais.

    Atualmente, vimemos num mundo de diversas e intensas transformações tecnológicas que em conjunto com a explosão de informações terminam por acelerar o fluxo e disseminação do conhecimento e isto não é diferente em meu dia-a-dia no local de trabalho. Observo grande falta de normatização em relação à documentação e despreocupação com a sua forma. Evidente é que o crescimento da documentação produzida em meio eletrônico contribua para isso, porém deve haver uma maior atenção e melhor orientação direcionadas aos profissionais em relação à importância de se identificar os documentos no instante de sua produção, sendo capazes de reconhecer e ao menos ter noção de seus elementos, sejam eles o produtor, o destinatário, a classificação, a normatização, o teor do conteúdos etc. Muitas pessoas ignoram o conteúdo e a função dos documentos em detrimento das suas formas e vice-versa, distribuindo, arquivando e analisando aquelas informações de forma distorcida e causando suas perdas. Saber e reconhecer os elementos dos documentos é necessário para que seja possível e mais fácil recuperar as informações no futuro visando à otimização os recursos humanos, financeiros e intelectuais.

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  10. Atualmente a arquivologia experimenta um período de profundas mudanças. Basta lembrar que existem alguns cursos que ainda não colocaram nenhum profissional no mercado. Ou seja, essa matéria está em evidência. Assim como tudo no mundo, essa fator apresenta aspectos positivos e negativos, e não acredito que convém julgá-los neste momento. O importante é atentar para o fato de que daqui a pouco, teremos um contingente de arquivistas maior no mercado. E isso vai, necessariamente, enriquecer as nossas discussões.

    Uma discussão pertinente no momento é sobre o tipo documental. Cada texto apresenta uma definição e, mesmo que não se destoem entre si, apresentam algumas diferenças. Nesse caso, opto pela definiçao de Lopez (p.7): "A definição proposta de tipo documental passa a ser, então, a espécie documental somada à função que a produziu". Mas por quê?! A resposta é bem simples. Lopez soma a motivação que produziu o documento a sua espécie. E assim, torna-se interente ao tipo, o motivo.
    Essa é uma das grandes dificuldades do trabalho do arquivo: compreender o contexto em que o documento foi criado para decidir sobre seu encaminhamento.

    A distinção dos elementos em internos e externos ao documento proposta por Duranti corrobora com o pensamento do autor deste post, a medida em que revela ao arquivista aspectos inerentes a qualquer tipo de documento e específicos a um determinado tipo.

    Tomemos como exemplo a digitalização de processos que ocorre na esfera jurídica do país. Em alguns lugares, a carga pode até mesmo ser feita digitalmente, mas o início de um processo não. O trâmite ficou mais fácil, mas o controle ao seu acesso não. E a integridade do mesmo?! O arquivo pode ser corrompido mais facilmente, mas com cópias digitais, acredito que processos deixem de sumir em algumas varas. No momento este é o único exemplo que consigo lembrar que abarca o conceito de tipo de Lopez, pois em um processo todas as etapas, decisões e interesses acabam pode descritos no conteúdo da documentação e ainda pode apresentar elemento comuns a todos os processos e específicos de acordo com determinado tipo de processos.

    Dessa maneira, acredito que foi dado o primeiro passo para discussão dos problemas contemporâneos da matéria arquivística e nós não devemos ser coadjuvantes nesse processo.

    Gabriel SPEZIA 10/0101950

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  11. Um dos principais problemas que pode ser observado dentro de uma instituição arquivística, é o tratamento do grande volume de documentos acumulado por estas.
    A não aplicação de métodos e procedimentos adequados para tratar documentos em grandes quantidades pode gerar perda de informações e um serviço ineficiente.
    A análise tipológica e a análise diplomática de documentos são ações que podem ajudar na organização de um acervo.
    Muitos modelos, nos textos lidos, foram mostrados para identificação de séries documentais. Ruiperez afirma que: “los estúdios de identificación de series son fundamentales para clasificar, describir, seleccionar, acceder y difundir la documentación...”. O que seria uma análise tipológica dos documentos.
    Para Duranti, um dos objetivos da identificação de elementos externos e internos de um documento (análise diplomática) é : “adquirir habilidad pra ver la función de los documentos a través de su forma, para conocer loas funciones que había cumplido cada credor de documentos y, por medio de esto, obtener el conocimiento necesario para verificar la autenticidad del documento (...)”.
    Duranti também fala que “a diplomática nos oferece um esquema mental, em enfoque, uma perspectiva, uma maneira sistemática de pensar os documentos arquivísticos”.
    Um outro fator que ajuda na ordem de um acervo é a organização dos documentos de acordo com o Princípio da proveniência que assim como é dito no livro de Lopez 1999: “Princípio da proveniência fala que documentos de produtores diferentes não podem ser misturados mesmo que o conteúdo informacional formal seja o mesmo”.
    E ainda, seguindo o que é dito pelo autor, “organização física dos documentos de um fundo de acordo com o principio da proveniência e com a organicidade da entidade produtora do arquivo, apresenta muitos problemas na aplicação prática”. Muitas das vezes, não são facilmente encontradas, a organicidade nos documentos.
    A elaboração, e uso ,de um Plano de Classificação juntamente com uma Tabela de Temporalidade, também é de fundamental importância para uma instituição, na área arquivítica, mas isso não significa que serão ferramentas perfeitas em sua utilização já que consta em muitos relatos as divergências contidas entre eles.
    Entretanto, para um bom funcionamento de um órgão, independente do problema que esteja sendo enfrentado, é necessário que haja profissionais qualificados com conhecimentos amplos, e específicos e que se adote métodos adequados para a sua devida aplicação. No caso arquivístico, se deseja uma recuperação da informação de maneira fácil e rápida.

    REFERÊNCIAS:
    GARCÍA RUIPÉREZ, M. Tipología y séries documentales. cuadros de clasificación, cuestiones metodológicas y prácticas: Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2007 (Asarca forma, 2).
    DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996. (Biblioteca Archivística, 5).
    LOPEZ, A. Tipologia documental de partidos e associações políticas brasileiras. São Paulo: História Social USP/ Loyola, 1999. (Teses).


    Aluna: INGRID CORDOVIL
    Matrícula: 10/0012876

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  12. Douglas Pitombo - 09/0111303

    Diversos são os problemas que ocorrem numa Instituição de arquivo, sobretudo na visão diplomática e tipológica. A começar pela dificuldade de elaborar modelos de tipologia e classificação, de maneira a se adequar com a instituição, pois a teoria não se aplica na prática e muitas vezes nem com a própria realidade do Arquivo.
    Por exemplo, onde trabalho, estou realizando um projeto sobre o relatório de atividades internas das consultas e empréstimos realizados nos anos de 2002 a 2007. São várias fichas de atendimento de usuários internos e externos, que fizeram consultas ou empréstimos dos arquivos da Instituição. Uma das dificuldades que venho encontrando, e que até o texto do Lopez 1999 relata na coleta de dados, é a falta de padronização das funções, tipos e séries documentais.
    Primeiro, isso ocorre sobre o tipo de busca que foi realizada, se foi empréstimo ou consulta, pois nas fichas, algumas estão incompletas, outras não têm a data ou a assinatura, alguns somente há um pedido não sabendo se foi realizado ou não a consulta ou o empréstimo, enfim, apesar de existir uma estrutura, não há um padrão dos documentos.
    Um problema semelhante é colocado nos Manuais do GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID, ao se tratar dos tipos documentais. Segundo, ocorre sobre a veracidade e autenticidade de algumas "fichas" de atendimento, pois tinham algumas que eram feitas num bilhete qualquer sem identificação de quem fez ou quem foi que atendeu.
    O problema do registro de consultas/empréstimo já foi sanado na Instituição, hoje o funcionamento dos atendimentos é mais padronizado de acordo com a função de cada item. O que contribui para elaboração de gestão de documentos, na agilidade no atendimento aos usuários e na própria padronização do cadastramento e informações.

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  13. Hoje percebemos que o arquivista é um profissional que está sendo bastante requisitado nas instituições, sejam elas públicas ou privadas. Com a criação da lei 12.527/2011, a famosa lei de acesso à informação, as instituições estão mais preocupadas em manter organizadas as informações. Apesar deste aspecto, continuamos nos deparamos com muita massa documental acumulada.
    Este problema começa com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade, este instrumento muitas vezes não é utilizado corretamente e deve estar sempre atualizado para contemplar novos documentos quanto para a supressão de outros. Se mantermos essa atualização conseguiremos a permissão dos órgãos competentes para a eliminação dos documentos com prazos de guarda já expirados, bem como disponibilizar a consulta aos documentos com valores históricos que não possuam nenhum tipo de impedimento legal.
    Outro problema que é visto, principalmente os de instituições públicas, são aqueles profissionais que atuam no arquivo, muitos deles são sem qualificação acadêmica e são bastante resistentes a mudanças, impedindo maior fluidez do trabalho.

    Jéssica Oliveira Gomes - 10/0106897

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  14. Matheus Apolinario de Andrade 10/0115772

    A falta de profissionais qualificados na área de arquivologia e um grande problema nas instituições de arquivo no brasil. Com essa carência na área de arquivo, vêm junto outros problemas, um mal profissional trás contigo uma má administração de material, financeira e de pessoal. Além disso, vem um mau processo de planejamento, organização, tratamento, armazenamento, preservação, conservação, restauração, acesso e etc...
    SegundoDucheina solução para tudo isso e que o profissional de arquivo saiba com precisão tratar a documentação desde sua origem até sua fase final.
    E segundo Ruipéres e necessário fazer uma correta analise das series documentais, identificando a finalidade para qual o documento foi criado.

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  15. Com forte tendência à valorização do profissional no mercado de trabalho e um crescimento da massa documental sem tratamento adequado, muitas instituições públicas e privadas busca um arquivista para solucionar problemas acumulados, que poderia ter sido evitado com a contratação antecipada. O arquivista deve atuar na gestão documental, se atualizando constantemente para atender a demanda de cada instituição.

    Dentre suas atribuições, se encontra a elaboração do plano de classificação, tabela de temporalidade e eliminação. A diplomática contribui para que saibamos analisar um documento segundo suas características e funções, tipologias e séries, e assim distribuí-lo em classes e subclasses. Segundo Duranti, “lá diplomática nos ofrece un esquema mental, un enfoque, una perspectiva, una manera sistemática de pensar los documentos archivísticos”.

    Lopez nos chama atenção para a crise gerada na sociedade tecnológica, a crise da memória. Onde muitas vezes tentam compensar o que foi perdido, guardando o que deveria ser eliminado. Outro aspecto é perda dos registros documentais devido aos avanços tecnológicos, o que preocupa não só os arquivistas, mas também historiadores que veem o documento como principal fonte de pesquisa, “matéria-prima” de seu trabalho.

    Diana de Almeida Freire
    Mat: 100098479

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  16. Patrick Ramos de Souza
    10/0118305

    O acúmulo desordenado de documentos é um dos maiores desafios enfrentados pelos arquivistas, uma vez que tais documentos estão dispostos em depósitos, muitas vezes, rodeados por sujeira, insetos e até animais, ou quando não estão jogados em estacionamentos localizados em subsolos ao lado de todos os resíduos expelidos por automóveis.
    As instituições, em especial, a pública devem primar pela transparência das suas atividades, pois o Estado deve prover meios de acesso à informação para o cidadão, pois é a partir desse acesso que ele exerce parte de sua cidadania e garante a eficácia do Estado. E essas informações, em sua maioria, estão disponíveis em documentos registrados em variados suportes e mantidos sob a sua custódia. No entanto a realidade dos arquivos no Brasil é diferente da que é pregada pela doutrina arquivística. Os arquivos estão, normalmente, desorganizados e sem o investimento necessário para a manutenção deles.
    Para que o Estado possa garantir sua transparência é necessário que seus documentos, que é mantido pelos arquivos, seja organizado de forma coerente e que possa refletir todas as atividades exercidas pela organização. Para que essa organização coerente ocorra é necessário que o órgão possua um plano de classificação adequado, uma tabela de temporalidade eficaz e um pessoal qualificado para a realização das atividades. Na construção de um plano de classificação o conhecimento da estrutura do órgão, quais tipos documentais são produzidos, a identificação de séries, dentre outros, são essenciais na eficácia da organização. É justamente na etapa de organização de documentos, com a construção do plano de classificação, com a identificação de séries documentais que a diplomática enfrenta suas maiores dificuldades.
    Os órgãos possuem uma grande quantidade de documentos em variados suportes, cuja formação não possui um padrão adequado e com as informações necessárias para a construção das séries. O estudo da documentação com a intenção de identificar todas as características que possam satisfazer a construção de uma série adequada como o explicitado pelo grupo de arquivistas de Madrid onde é discutida a existência de dez elementos que satisfazem a composição e descrição de uma série. Todavia essa é uma realidade pouco vista como ocorre, por exemplo, em determinada instituição pública onde seus departamentos possuem massas documentais acumuladas e com vários documentos que possuem várias características diferentes, no entanto, servem para a mesma finalidade.
    Para que os problemas de massas documentais acumuladas sejam resolvidos é necessário um estudo mais rigoroso sobre as instituições e que se crie um padrão para a criação dos documentos e que as séries documentais estejam bem organizadas e coerentes para que seja possível classificar, descrever, selecionar, avaliar e disponibilizar as informações que seja de interesse público.

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  17. Yago Werner de S. Ancelmo - 100127771

    Muitos arquivos no Brasil estão nas mãos de profissionais que não possuem formação para a realização de atividades arquivísticas.
    Com a falta de profissionais qualificados para executar essas atividades, houve um grande acumulo das massas documentais na maioria dos arquivos brasileiros, sejam eles públicos ou privados, além da falta de um plano de classificação e tabela de temporalidade de cada instituição. As instituições só deram maior importância para o profissional de arquivo depois da criação da lei de acesso à informação. Com essa lei a tendência é o crescimento da demanda das instituições, quanto às solicitações de informações e é preciso atendê-las rapidamente.
    O código de classificação do CONARQ encontra-se desatualizado para suprir as necessidades de classificação dos documento das instituições e isso impede que muitas atividades sejam realizadas. É preciso pensar e elaborar um novo código de classificação e não deixá-lo obsoleto como o que existe hoje.
    Na instituição que trabalho não existe nem tabela de temporalidade nem código de classificação. Nós sempre tentamos padronizar as atividades e os tipos de documentos para que fiquem o mais bem organizados possível, mas hoje é inviável a eliminação, porque ninguém irá se responsabilizar se algo der errado. Com tanta precariedade é necessário pensar em uma maneira sistemática para a organização e classificação documental.

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  18. Armando Weiler Neto / mat. 2145-8

    A problemática que envolve a organização arquivística dos documentos, sua classificação, recuperação e acesso, independente de estar em suporte digital ou impresso, depende principalmente da visão estratégica que a empresa tem a respeito do seu acervo, quantificação financeira da economia e eficiência dos processos de decisão e investimentos na gestão de documentos de excelência. Bem como de se enfatizar a análise diplomática e tipológica dos documentos relacionados às ações administrativas e funções dos documentos.
    O papel do arquivista está presente em todas essas etapas, devendo o mesmo explicitar a importância dessas atividades a nível de diretoria / presidência, bem como nos níveis operacionais, desempenhando suas funções em todas as etapas do ciclo de vida dos documentos, principalmente na gênese dos documentos. Pois de nada adianta gerir uma massa documental acumulada de forma desorganizada, gerando retrabalho e perda da eficiência administrativa.
    Com relação à utilização de suportes digitais e suas implicações práticas e futuras na suas relações com suas funções primárias e secundárias, este suporte deve ser sempre associado ao seu contexto, pois como o próprio professor André Lopez enfatiza, se prima hoje pelo conteúdo dos mesmos, deixando um pouco de lado a sua contextualização.
    Se formos analisar o ambiente digital, veremos que o mesmo possibilita inúmeras vantagens com relação ao conteúdo estático (impresso), principalmente com ferramentas de indexação e busca que possibilitam recuperar informações de forma muito rápida e abrangente. Desde que se procure dar ênfase a associação com as funções e atividades desses documentos, pois segundo DURANTI (Cap. 5 p. 123) “las anotaciones constituyen el elemento externo que más claramente revela el processo de formación de um documentos, la manera em que participa em uma transacción o procedimento y em la historia de su custodia”, por isso a importância de se descrever informações de seu criador e contexto, tanto pela utilização de metadados como da utilização de sistemas que garantam a integridade e confiabilidade desses documentos, verificadores de sinais, assinatura digital, entre outros.

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  19. Vinicio Luis 10/0126707

    A maioria das instituições no país, culturalmente, não trata a sua documentação de maneira adequada utilizando as técnicas arquivisticas. Esse cenário ao longo dos anos vem mudando, graças a grande massa documental acumulada pelas empresas, elas sentem a necessidade de tratar tal documentação e a partir dai dão a atenção devida ao arquivo.
    As instituições devem estar ligadas na documentação desde a sua produção, para que não gere um acumulo de documentos, contratar profissionais qualificados e capacitados é de suma importância para a qualidade no funcionamento e manutenção do arquivo. Outro fator importante é quanto a tabela de temporarialidade, cada instituição, por ser única, necessita de uma tabela que seja adaptada a suas particularidades e sua realidade, principalmente a documentação a área-fim. Para isso é necessário conhecer diplomaticamente cada documento produzido e recebido pela instituição.

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  21. Jéssica Sampaio de Araújo.:100106986
    O acelerado acumulo das atividades desenvolvidas no cotidiano das instituições públicas e privadas é problematizado, visto a falta de procedimentos e técnicas padronizadas na organização de arquivos. Neste sentido, acreditar que qualquer registro de memória é uma tentativa de reitificar o passado, nem sempre pode ser consciente. Os arquivos de algumas insituições agravados pelo grande volume, sofrem com a eliminação indiscriminada, neste sentido, podendo atingir as fontes de trabalho dos historiadores. De tal modo, tanto historiadores e arquivistas devem rever suas atuações no meio profissional. O ciclo de vida dos documentos deve refletir as funções administrativas, na qual o processo de avaliação e descrição devem ser bem definidos de forma a facilitar e preservar as informações coerentes.

    A organização de séries documentais é necessária para que as atividades citadas acima sejam atendidas e uma das formas de contribuir para a identificação das séries é a análise formulada pelo grupo de Arquivistas de Madrid que se baseia em dez epígrafes: tipo documental, oficina produtora, destinatario, legislação, trâmite, documentos básicos que compõm o expediente, ordenação da série, contem vigência administrativa e destinação.

    Em relação a construção de dossiês de projetos de uma universidade, por exemplo, existem documentos com características diferentes, cuja função é a mesma.



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  22. Tayná Oliveira Alves - 100124526

    Responsável por transmitir informação e ser gestor da mesma,o arquivista esta conquistando cada vez mais espaço dentro das organizações publicas e privadas e sendo reconhecido pelo seu importante trabalho, fazendo com que esse profissional seja imprescindível para a instituição. Ao fazer a gestão dos documentos acumulados ou não, o arquivista se depara com algumas situações que requerem mais de seu potencial. Em relação à tabela de temporalidade e plano de classificação utilizadas para a devida ordenação e guarda correta da informação , o profissional de depara com a 'dificuldade' de identificação das series; que para serem guardadas de forma correta e lógica necessita de informações que muita vezes se perdem no processo da tramitação (como o interessado, o criador/autor do documento, local de criação...) informações que fora de um contexto podem parecer desconexas dos demias documentos e ser na verdade um documento importante. O texto do MR 1.3, indicado pelo professor analise exatamente o estudo das series documentais e afirma que: "identificación de series son fundamentales para clasificar, describir, seleccionar, acceder y difundir la documentación". O que nos dá a idéia de que se for feita uma identificação de series de forma erronia, poderia trazer prejuizos incalculáveis a instituição, perda da informação e até mesmo eliminação de um documento de serventia.
    Cada vez mais o reconhecimento e conhecimento por parte da sociedade de tal profissional da informação tem estimulado o interesse de curiosos e dos proprios profissionais da área de que tal trabalho é longo e deve ser feito de forma minuciosa, fazendo com que a memória e a identidade nunca se percam, preservando a história para a geração futura e até mesmo servindo de base para mudanças necessárias de pensamentos. A lei de acesso à informação foi o UP que faltava para as instituições darem valor ao profissional , que não é mero "guardador de papel" e para que seu trabalho fosse reconhecido e conhecido por muitos.

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  23. Citar os variados problemas existentes na realidade do arquivista quanto a identificacao de series documentais ocuparia grande parte do texto. O modelo pratico a ser utilizado foi relata um acontecimento vivenciado por um orgao publico do poder Executivo recentemente criado que em um de seus depositos localizou uma massa documental acumulada. Por falta de profissionais com formacao em arquivologia, o orgao tomou a iniciativa de contratar uma empresa terceirizada para realizar todo o tratamento de identificacao, guarda, descricao, selecao e difusao da informacao encontrada. A probletica encontra-se justamento no momento em que o orgao tem o dever de cumprir com a legislacao e seguir as normas do CONARQ contrapondo com a falta de formacao dos profissionais contratados, porem dessa forma foi realizado todo o trabalho. Os profissionais ao observarem a resolucao 14 do CONARQ, artigo primeiro, paragrafo primeiro deparam-se com a seguinte redacao `Cabera aos orgaos e entidades que adotarem o Codigo proceder ao desenvolvimento das classes relativas as suas atividades especificas ou atividades-fim, as quais deverao ser aprovadas pela instituicao arquivistica publica na sua especifica esfera de competencia`. Os profissionais realizaram os trabalhos com a ideia de analisar documento por documento, porem sem levar em consideracao ao menos o contexto de producao. A partir dessa acao nota-se o grande problema que surgira daqui uns anos em relacao ao trabalho realizado nessa massa documental acumulado. Quanto ao trabalho realizado a analise que se tem e de que os principios arquivisticos nao foram levados em conta, como tambem a nocao da enfase da diplomatica sendo a de priorizar o documento em si e quanto a tipologia a desconsideracao do contexto de producao documental. Levando ao ponto de procurar uma solucao para determinada situacao cito parte do texto do Mariano Garcia `Junto con su eclecticismo, al ser un trabajo realizado por un archivero y un diplomatista, destaca por la inclusion de la `vigencia cronologica de la serie`, es decir se analiza la serie en toda su amplitud cronologiaca, desde que `nace` hasta que `muere`, destacando ademas si hay modelos oficiales publicados que determinan claramente su estructura tipologica`. Assim, se o trabalho da empresa terceirizada tivesse como base a identificacao das series documentais todo o trabalho seria facilitado alem de auxiliar no desenvolvimento das classes relaticas as atividades-fim, e principalmente o trabalho final obteria como resultado o planejamento e a eficiencia com a finalidade de alcancar a finalidade primeira dos arquivos, dar acessibilidade a massa documental que antes encontrava-se acumulada.

    Aluna- Mariah Menezes
    mat. 100114521

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  24. Tuila Barros Rodrigues 10/0125808

    ERRATA: Segundo Duranti (1996, cap. 5), “la forma de um documento revela y perpetúa la función a la que sirve”.

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  25. ERRATA:e por fim um eficiente acesso à informação a quem quer que dela necessite.
    Maria Helena de Souza Viana

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  26. Assim que vi o titulo desta atividade “diplo-poder de síntese” a sensação que era de que o intuito era relacionar o poder que a diplomática proporciona por permitir sintetizar a ideia de um documento por suas características, que já daria um post bem interessante. Mas, parece que a ideia mesmo é resumir as ideias da literatura base do recesso em exemplos práticos, então vamos lá:
    CONARQ – A resolução 14, acredito que é o que está mais presente no cotidiano por a tabela de classificação por ela proposta ser adotada no meu local de trabalho. Estou organizando uma massa documental acumulada da área administrativa e vejo como é bom ter algum conhecimento de diplomática para poder separar tudo corretamente e aplicar os códigos direito. Penso como é importante ter um instrumento como esse para facilitar e normatizar atividades de arquivamento em toda a Administração Pública interessada, colaborando para não formação do caos;
    ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID – Um dos trabalhos mais completos e também uma iniciativa bem interessante. Trata de um tema, que embora escrito a décadas atrás ainda persiste na realidade brasileira. Mas, enquanto lia o texto ficava imaginando como realizar um estudo desses em um país tão grande como nosso e com uma estrutura de arquivos, principalmente municipais, ainda tão precárias (apesar da evolução constante e de melhoras significativas), seja por falta de pessoas qualificadas ou esforços político para colocar a política arquivística em prática.
    LOPEZ – O texto aborda conceitos importantes para o estudo da diplomática e tipologia documental, traz também uma visão por historiadores. Mas, o que mais me interessou foi a analise dos documentos dos partidos políticos. Trazendo para a prática, as pessoas tem mania de dizer que político é tudo igual, mas na verdade cada partido traz uma proposta diferente. Percebi que os documentos até parecem parecidos, mas cada um faz o seu próprio arranjo de acordo com as necessidades e no fim todos tem que prestar as mesmas contas e obedecer a uma mesma legislação brasileira;
    DURANTI – A partir da análise dos documentos pelos elementos que ele compõe, como a autora trata “lós elementos externos e internos de la forma documental”, me remete a uma questão infelizmente comum aqui em Brasília que é a questão da grilagem de terras em que as pessoas falsificam os documentos para comprovar que são proprietárias de uma terra que na verdade pertence a União, as vezes só com uma análise criteriosa dá para saber que não é verdadeiro, mas com um modelo de padrão da época facilitaria a conferencia;
    GARCÍA RUIPÉREZ – Nesse texto o autor cite diferentes modelos para análise tipológica, mas enfatiza que não é um tema “cerrado”, ou seja, outros modelos devem surgir para atender as necessidades especificas de cada instituição e seu tempo. E é assim que a gente deve pensar, porque como gestores da produção documental de um órgão vamos ter que conseguir aplicar toda essa base teórica acumulada durante a graduação de maneira prática, atendendo com eficácia as necessidades.
    Maiara Coutinho Carvalho – 10/0113257

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  28. As instituições já reconhecem o valor dos arquivistas. Elas criaram consciência de como é importante manter organizado o arquivo. Mas apesar do reconhecimento, ainda é comum encontrar massa documental acumulada.

    Sem um plano de classificação e uma tabela de temporalidade, os documentos são guardados sem nenhum critério. Com isso a instituição guarda documentos sem nenhum valor, que já poderiam ser eliminados. E acabam perdendo documentos de suma importância para a instituição.

    Um profissional de arquivo qualificado sabe tratar a documentação desde sua origem até sua fase final. Para se fazer uma correta analise das series documentais, identificando a finalidade para qual o documento foi criado, é necessário conhecer diplomaticamente cada documento produzido e recebido pela instituição.

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