Pois então, nossa atividade da semana vai abordar a relação da diplomática com a classificação documental.
A leitura dessa semana é oriunda da oficina "Como Fazer", acho que a maioria já está familiarizada com os "manuais" e instruções advindas deste projeto.
Nossa leitura foi elaborada pela professora historiadora Janice Gonçalves, o manual foi escrito em 1998, nesta época os computadores e a emergência da informática no cotidiano começava a despertar alegria pela agilidade e também receio por parte daqueles que tentavam enxergar a longo prazo como seria a recuperação desta informação.
Atualmente, a maioria do setor público e do privado produz sua documentação de forma digital, os conhecidos "documentos eletrônicos". Durante o tempo foram desenvolvidos alguns quesitos para comprovar a autenticidade, veracidade e organicidade dos documentos produzidos no meio digital- chaves de segurança, códigos, metadados, sistemas apropriados.
Levando em consideração o contexto dos documentos digitais e sua possível manutenção na forma virtual, correlacione a diplomática com a classificação destes.
Alguns pontos deverão ser levantados:
1-elementos característicos dos documentos;
2- conceituação pessoal do que é um documento;
3- planos de classificação no meio digital;
4- possíveis ordenações;
5- ordenações impossíveis;
6- as questões diplomáticas acerca dos documentos digitais;
7- explicação cientificamente embasada;
Lembro-os que os sete elementos são obrigatórios, assim como citações do texto sugerido para a semana.
Trata-se de uma atividade individual e o prazo para a execução é até o dia 07/12/12 às 18h59.
Serão muito bem vistos aqueles comentários que levantarem outras bibliografias e demais críticas. Caso citem outras referências, não esqueçam de colocá-las no fim do comentário.
Concentrem-se em abordarem as soluções, e não os problemas.
Tamanho mínimo do comentário: 25 linhas, tamanho máximo 40 linhas. (as referências não contarão como linhas do comentário)
No início do comentário coloque de qual grupo você é, exemplo:
"Integrante do grupo _____________."
Certo, galera?
Abraços e boa semana!
imagem copiada do site "Estrital Contabilidade"
_____________
Héllen
Integrante do grupo Arquivonéticas.
ResponderExcluirPRISCILA MEDEIROS PEREIRA RODRIGUES
Para muitos o conceito de documento está relacionado à comprovação de direitos e à escrita. Já para outros o termo adquire complexidade. A comunicação virtual cria os chamados “documentos eletrônicos”, alterando as características essenciais de um documento, como forma, formato, suporte, gênero e espécie.
Tudo que nos rodeia fornece informação, mas o que vai definir o que é um documento é o interesse, a escolha de quem se encarrega de transformar a informação em mensagem.
Quanto à identificação do documento de arquivo, deve-se refletir sobre o vínculo entre a documentação e seu produtor, de forma que os planos de classificação, independentemente do suporte em que estejam e sobre o qual tratem (convencionais ou digitais), procuram abordar as funções desenvolvidas e a organicidade, de modo que os usuários compreendam os documentos.
Dentro dos aspectos mencionados estabelecem-se tipos e séries documentais, sobre as quais recai a ordenação, atividade que tem por finalidade auxiliar na consulta, utilizando critérios e algumas vezes instrumentos de buscas para complementá-los. Existem muitas possibilidades e combinações de ordenação: numérica, cronológica, alfabética, temática e etc. Precisa-se optar pelo que é mais adequado a cada caso.
Como sabemos a diplomática além de definir o que são as coisas, preocupa-se também com a autenticidade. A análise diplomática avalia a confiabilidade, a fidedignidade, a veracidade, a integridade e a genuinidade também em meio eletrônico, através principalmente de um estudo aprofundado sobre os elementos intrínsecos dos documentos, ou seja, o conteúdo, como ressalta Santos (2005).
REFERÊNCIAS:
SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. 2. ed. Brasília: ABARQ, 2005.
Para efeito de conclusão e correlação entre a diplomática e a classificação, pode-se estabelecer que a análise diplomática, assim como a tipológica, é primordial para reconhecermos os documentos de arquivo e posteriormente organizarmos acervos, onde a classificação é fundamental.
ExcluirPRISCILA MEDEIROS PEREIRA RODRIGUES
Documentos são registros de ações ou fatos. Dentro de uma organização, os documentos são registros de atividades que existem na função de provar alguma ação ou fato que lhe diz respeito. Esses documentos possuem características particulares que permitem identificar certos aspectos. Para que haja eficiência no trabalho de recuperação dessas informações registradas, é importante de que se organize e classifique tais documentos.
ResponderExcluirNa classificação documental, a Diplomática é peça-chave no desenrolar do trabalho. Através dessa disciplina, pode-se depreender fatores que agilizam e até viabilizam a tarefa, os elementos característicos dos documentos. Esses elementos permitem uma primeira identificação do documento e caracterizam a atividade da qual provém, daí deve-se pesquisar sobre a instituição antes de criar a classificação. Ao passo que se entende a provável proveniência do documento, a classificação torna-se mais simples e fácil.
Assim como documentos em suporte físico, os documentos digitais também são dotados de características e padrões, não sendo excluídos das análises diplomáticas. Documentos eletrônicos devem possuir tabelas próprias e adaptadas. O que deve se observar são as particularidades em relação às análises dos elementos característicos, como suporte, forma, formato, gênero e etc. Para Jardim (1992), “não se trata, portanto, de uma mera adaptação às novas tecnologias da informação, mas de buscar influenciar o seu desenvolvimento”.
Já a ordenação dos documentos deve atender a demanda da instituição. Não se pode afirmar categoricamente que determinada forma de ordenação é ineficaz, sem observar-se o contexto em que se trabalha. Certos tipos de ordenação são mais comuns nos cotidiano das organizações, como ordenação por número do documento ou objeto ou tema. Fato é que a ordenação é determinada pelo estudo do usuário do acervo.
JARDIM, J. M. . As novas tecnologias da informação e o futuro dos arquivos. Estudos Históricos (Rio de Janeiro), Rio de Janeiro, v. 5, n.10, p. 251-260, 1992.
O comentário acima foi enviado por:
ResponderExcluirLuis André dos Santos Monteiro, matrícula 12/0056844. Integrante do grupo: Arquivo 4x4.
Documento pode ser conceituado como qualquer informação registrada em um suporte.
ResponderExcluirSegundo Guinchat e Menou (1994, p.41), alguns dos elementos característicos dos documentos são suporte, conteúdo ou assunto, formato, tamanho, originalidade, acessibilidade, fonte, entre outros.
Os documentos de arquivos, mesmo em meio digital, devem estar organizados conforme um plano de classificação e, de acordo com o modelo e-ARQ Brasil (2011, p. 39), o plano de classificação é o instrumento central do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).
Conforme o e-ARQ Brasil (2011, p. 60-72), “um SIGAD pode possibilitar a ordenação dos documentos e dossiês/processos digitais a serem exportados de acordo com elementos de metadados selecionados pelo usuário [...], os resultados podem ser apresentados de modo ordenado, mas essa ordenação não pode alterar os dados incluídos na trilha [de auditoria]”.
A diplomática fornece os critérios para determinar se um documento digital é autêntico e permite a identificação de metadados [dados sobre dados] dos documentos digitais.
Referências:
CONARQ. E-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. 1.1 versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm. Acesso em: 05 dez. 2012.
GUINCHAT, Claire ; MENOU, Michel. Introdução geral às ciências e técnicas da informação e documentação. 2.ed. Brasília : IBICT, 1994. 540 p. ISBN: 85-7013-050-3.
Aluna: Marina Scardovelli de Souza - 11/0157133
Integrante do grupo Batom Bike.
Complementando o comentário anterior:
ResponderExcluirDe acordo com Rondinelli (2005, p. 17), "a ausência de procedimentos padronizados no momento da criação de documentos eletrônicos compromete sua fidedignidade, a ausência de mecanismos de auditoria e de segurança compromete sua autenticidade". Por esta citação, percebe-se a grande influência da diplomática para a organização dos documentos digitais. Desse modo, a mesma autora (2005, p. 18) "deixa claro que o gerenciamento arquivístico do documento eletrônico não pode tomar por base os recursos tecnológicos, mas sim o próprio documento, ou seja, a análise da sua natureza e características a partir da diplomática arquivística contemporânea".
Referência:
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. 3.ed. Rio de Janeiro : FGV, 2005. 160 p.
Aluna: Marina Scardovelli de Souza - 11/0157133
Integrante do grupo Arquivo de Exportação
ResponderExcluirTUILA BARROS RODRIGUES
Pode-se dizer que o documento é união entre a informação e o suporte ou formato em que esta se encontra. O documento arquivístico registra atos de uma pessoa física ou jurídica, servindo como prova. A diplomática, ocupa-se da estrutura formal destes atos escritos. Sendo assim, o documento diplomático é o registro legitimado do ato administrativo ou jurídico, por consequência, do fato administrativo ou jurídico. O documento escrito apresenta um veículo transmissor da mensagem, conteúdo textual expresso com linguagem, vocabulário, escrita, estilo etc. O documento eletrônico mostra-se diferente pelo tipo de suporte, o gênero, formato e espécie, e está cada vez mais sendo utilizado pelas instituições.
Para que se organize a documentação arquivística dentro da instituição é necessário um plano de classificação, para que a informação não se perca e para que o documento seja encontrado com mais facilidade. Essa classificação deve ser feita tanto no suporte papel como nos documentos eletrônicos. A relação entre a diplomática e a classificação dos documentos encontra-se no fato de que a diplomática permite uma primeira identificação do documento, pois seu objeto é a estrutura formal deste. A partir daí, vê-se a necessidade, a função desse documento para a instituição, e assim deve-se montar o plano de classificação.
No caso dos documentos eletrônicos, os metadados são fundamentais para a gestão dos documentos, pois agregam interpretações e informações que facilitam a organização e a localização. A ordenação dos documentos eletrônicos parte do pressuposto da demanda da instituição; do contexto do trabalho. A ordenação que atende uma instituição pode não atender à outra.
JARDIM, J. M. . As novas tecnologias da informação e o futuro dos arquivos.
Estudos Históricos (Rio de Janeiro), Rio de Janeiro, v. 5, n. 10, p. 251-260, 1992.
Arquivística.net - www.arquivistica.77 net , Rio de Janeiro, v.2, n.1, p.70-84, jan./.jun. 2006
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ResponderExcluirMaria Helena de S. Viana-10/0130640
ResponderExcluirGrupo Stark
Em uma abordagem pessoal, entende-se documento como algo que possa servir de comprovação de fatos realizados durante a vida de uma pessoa física ou jurídica ou que possa ser útil para testemunhar a história.
Os elementos característicos dos documentos são: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo e contexto de produção. Essas características são de extrema importância para que a diplomática possa auxiliar na busca de soluções para o tratamento dos documentos arquivísticos, tanto no suporte físico ou digital.
Como se pode entender, a Diplomática é um instrumento Teórico-metodológico essencial para a gênese da constituição interna, na transmissão e na relação dos documentos entre o seu criador e o seu próprio conteúdo, com a finalidade de identificar, avaliar e demonstrar a sua verdadeira natureza.
A classificação de documentos com os seus objetivos pragmáticos está intimamente ligada à Diplomática, tanto no que diz respeito aos documentos físicos, quanto aos documentos digitais, que também com suas características particulares, apresentam três partes: estrutura, lógica, conteúdo e estrutura de apresentação. Tais documentos também devem ter seus elementos intrínsecos analisados pela Diplomática, pois é ela que irá garanti-lhes a autenticidade necessária para que os documentos possam seguir os seus trâmites legais.
A classificação tem o objetivo básico de dar visibilidade às funções do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. GONÇALVES, J (1998 p.12). São essas ligações entre os documentos que possibilitam ao usuário o entendimento das atividades intelectuais do organismo que os geraram, para tanto é necessário que por meio de uma equipe interdisciplinar se crie um plano de classificação eficiente e eficaz para que se faça uma boa gestão documental tanto para os que pertencem ao suporte físico quanto aos de suporte digital, ou seja, os chamados documentos eletrônicos, pois eles também estabelecem uma ligação muito grande com a Diplomática, necessitando também de sua análise que os validarão dando-lhes autenticidade.
Ao se elaborar um plano de classificação, há que se pensar também em uma ordenação criteriosa que definirá a melhor maneira de se dispor fisicamente os documentos para facilitar a consulta de quem quer que deles necessitem, pois ao classificar sem ordenação, o acesso ao usuário se torna muito dificultoso indo contra o objetivo do profissional de arquivo que é a ponte facilitadora da informação ao usuário. Bem pior que isso é uma ordenação sem classificação que faz com que os documentos de arquivo percam o vínculo com seu organismo produtor deixando nebulosas as características que os tornam peculiares e diferenciados dos demais documentos.
Para que os documentos de arquivo atinjam a sua complementaridade é necessário que a ordenação e a classificação se disponham de forma conjunta e por meio delas possam atender as demandas tanto do usuário interno quanto do externo satisfazendo assim as suas expectativas quanto a necessidade informacional, garantido-lhes o direito do livre acesso à informação.
REFERÊNCIAS:
Gonçalves, Janice. como classificar e ordenar documentos de arquivo - Arquivo do Estado, 1998 ( Projeto como fazer;v.2).
Arquivística: temas contemporâneos: classificação, preservação digital, gestão do conhecimento/ Santos, Vanderlei Batista dos/Innarelli, Humberto Celeste/ Souza, Renato Tarcizo Barbosa de. 2° edição: Distrito Federal: SENAC, 2008.
Santos, Vanderlei Barbosa dos. Gestão de Documentos Eletrônicos: uma visão arquivística- 2° edição - Brasília: ABARQ, 2005
Fernando Medeiros de Oliveira, 10.0101283
ResponderExcluirGrupo Stark
Os elementos característicos de um documento de arquivo são, consoante Marilena Leite Paes, sua organicidade, seu caráter comprobatório e ou testemunhal. O Dicionário de Biblioteconomia e Arquivística, dentre outras muitas definições, reza que “qualquer base de conhecimento fixado materialmente, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo ou prova” é um documento. Aponta também que é “unidade que consiste em um suporte de dados, nos dados registrados nesse suporte e o significado atribuído aos dados”.
Entre tais duas definições, há muitas outras que contemplam a situação gráfica, o suporte físico, peça única escrita ou impressa, registrada etc, o que atesta a preocupação e a atenção com o suporte, digamos, tradicional, deixando a definição ou a caracterização do documento digital a uma definição apenas sugerida, como atesta a segunda caracterização citada acima.
Uma definição possível para documento nos dias de hoje, levantando questões modernas e atuais, é necessariamente aquela que contempla os documentos digitais, sua conservação e gestão. O assunto é extenso e polêmico, cuja abordagem, inclusive para uma definição simples, demanda muito tempo e reflexão.
Assim, como todo documento, num processo de gestão eficaz, precisa ser classificado, com os documentos digitais não seria diferente: urge uma classificação cuidadosa posto que, além da extensão e polêmica do assunto em questão, a classificação torna-se, digamos, difícil por uma questão de princípio (daí a polêmica): O que de fato fazer com os documentos digitais hoje para serem preservados para amanhã? Tecnologias, suportes, hardwares serão e estarão obsoletos em breve. Como dar e garantir acesso e longevidade a estes documentos – frágeis, mas já inseparáveis do cotidiano profissional e pessoal da humanidade é que é a chave da questão.
“O objetivo da classificação é, consoante Janice Gonçalves, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. Podemos entender que a classificação é, antes de tudo, lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de arquivo, são criadas categorias, classes genéricas,
que dizem respeito às funções/atividades detectadas”. Percebe-se, como se conclui pela data de publicação da obra aludida, a não inclusão nessa definição dos elementos e questões digitais.
Porém, o que se agrega a isso, hoje, é que a classificação no meio digital, por ser digital, pode inclusive vir a facilitar e melhorar o processo, não só pela rapidez possível, como também auxiliar na evidência da organicidade dos documentos, dentre outros, desde que se conheçam suas peculiaridades (que precisam ser padronizadas) e suas características.
... Continuando
ExcluirA tramitação de documentos digitais pode, entretanto, fugir do controle. Quem o emite o envia para outrem e este para um terceiro e, como tudo é possível, neste caminho o documento pode vir a ser alterado, corrompido etc.
A Diplomática, área do saber arquivístico, que, dentre suas atribuições, se ocupa da autenticidade, do estudo e da interpretação dos documentos (contribuindo para o processo de classificação dos documentos) e, segundo Heloisa L Belloto, citando Carucci e Duranti, tem por objeto “a unidade arquivística elementar, analisada enquanto espécie documental, servindo-se dos seus aspectos formais para definir a natureza jurídica dos atos nela implicados, tanto relativamente à sua produção, como a seus efeitos. Concentra-se na gênese, na constituição interna, na transmissão e na relação dos documentos entre seu criador e o seu próprio conteúdo, com a finalidade de identificar, avaliar e demonstrar a sua verdadeira natureza. Hoje, este é o objetivo da Diplomática, muito mais do que simplesmente a autenticidade formal dos documentos.”
Assim, mediante a tramitação e a conservação dos documentos digitais ainda conservarem, por assim dizer, a insegurança e a desconfiança, de sua validade e verificabilidade, a Diplomática apresenta valor fundamental no processo classificatório e relevância essencial, modernamente falando, no auxílio da gestão de documentos digitais.
BELLOTTO, Heloísa Liberali. Como Fazer Análise Tipológica e Análise Diplomática em Documento de Arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002 (Projeto como fazer, 8).
CUNHA, Murilo B e CAVALCANTI, Cordélia R O. DICIONÁRIO DE BIBLIOTECONOMIA E ARQUIVOLOGIA. Briquet de Lemos: Brasília, 2008.
GONÇALVES, J. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: AESP; AAB-SP, 1998. (Projeto como fazer, 2).
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e prática. FGV, 1997.
A continuação e a bibliografia acima são do texto de Fernando Medeiros de Oliveira - 10.0101283
ResponderExcluirAline Pereira Pacheco - 10/0128912
ResponderExcluirGrupo: Arquivonéticas
Os documentos podem ser conceituados como informações registradas em qualquer suporte, produzidos ou acumulados por uma pessoa ou organização, no exercício de suas funções e atividades. Estes, por sua vez, apresentam como elementos característicos o suporte, a forma, as anotações, o contexto jurídico-administrativo e o contexto documentário.
O plano de classificação é um instrumento que tem por função principal a organização, essa organização resulta da distribuição dos documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, as classificações são elaboradas a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.
O número de níveis de classificação é variável, e deve levar em consideração a natureza das atividades desenvolvidas; tamanho do órgão ou entidade; complexidade da estrutura organizacional; tecnologia utilizada.
As classificações dos documentos eletrônicos, se forem atribuídas no momento de produção dos documentos e se refletirem a estrutura funcional da organização e o significado contextual do documento, guardarão corretamente a proveniência que relaciona os documentos arquivísticos e seus criadores.
Os documentos arquivísticos são organizados, levando em consideração o plano ou código de classificação, por meio deste, se estabelece a hierarquia e a relação orgânica dos documentos devidamente demonstradas na forma pela qual tais documentos são organizados em unidades de arquivamento.
Para os documentos em meio digital não há necessariamente agrupamento físico, portanto, estes são agrupados em unidades lógicas de arquivamento por meio de metadados (número identificador, título, código).
O objetivo básico da ordenação é facilitar e agilizar a consulta aos documentos. O número do documento, a data, o local de procedência, o nome do emissor ou do destinatário, o objeto ou tema específico do documento, entre outras, estão entre as características observadas para uma eficiente ordenação.
A adoção de uma determinada forma de ordenação deve optar por formas simples, para que não sejam criadas dificuldades para uma futura recuperação da informação. A adoção de um forma de ordenação deve considerar também os interesses dos usuários e a própria perspectiva de avaliação e eliminação de documentos.
A diplomática é responsável pela estrutura formal dos documentos, ela é responsável por apresentar as características dos documentos arquivísticos que fazem da análise dos registros documentais o método básico pelo qual se pode alcançar a compreensão do passado (imediato ou histórico), com propósitos administrativos ou culturais. O gerenciamento de documentos garante aos documentos eletrônicos o caráter confiável(autenticidade e fidedignidade) , pode-se dizer então, que a diplomática está diretamente ligada a estes processos, partindo do pressuposto que o objeto da diplomática é a configuração interna do documento, o estudo jurídico de suas partes e dos seus caracteres para atingir sua autenticidade.
A adoção de uma política arquivística sólida e abrangente que não deve ser limitada apenas aos documentos em meio digital, esta política deve estar presente desde a produção documental, refletindo assim, em uma eficiente gestão de documentos.
ALTOUNIAN M. M.A. Gestão Documental no tcu: adequação do plano de classificação aos requisitos do e-arq. Monografia. Brasília, 2009.
ARQUIVO NACIONAL, Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos. Rio de Janeiro: 2004.
GONÇALVES, Janice Como classificar e ordenar documentos de arquivos. São Paulo: Associação
dos Arquivistas de São Paulo; Arquivo do Estado, 1998. 38 p. (Projeto Como Fazer, 2)
Douglas Mendes Zica de Oliveira mat. 10/0098851
ResponderExcluirIntegrante do grupo Arquivonnews
Os documentos são definidos das mais variadas formas atualmente, sobre uma indefinida quantidade de suportes, mas idependente de seu suporte o que leva a maior relevância e importância em um documento é a informação nele contida, quem o gerou, seu caráter de importância para o mesmo, resumindo um documento caracteriza-se por determinadas informações sobre um determinado suporte, com seus determinados prazos de guarda.
Innarelli (2009), ressalta a importância de salvaguardar os patrimônios culturais digitais, garantindo assim o acesso continuado aos conteúdos e á funcionalidade dos registros eletrônicos; Há no caso dos documentos eletrônicos uma necessidade de classificação tao importante quanto nos documentos em meio físico, é necessária uma serie de procedimentos para classificar tais documentos facilitando assim o seu acesso pelo usuários.
Na questão da ordenação dos documentos, este assunto é muito relativo, cada documentação poderá ser ordenada de uma forma diferente pela instituição ou pessoa dotada da responsabilidade de sua guarda, pode ser ordenada das mais variadas formas, como pela data de sua criação, alfabética, seu volume, pela sua utilização, etc, não há como dizer que tal forma é equivoca ou não, é necessario ordernar e observar se tal forma é satisfatória ou não com os objetivos da instituição.
A quetão da diplomática é bastante polêmica, pelo menos ao observarmos como o meio digital é capaz de adulterar uma documentação, fazer com que passe por original, a diplomática é essencial nesse meio, onde avalia as chaves de segurança, a criptografia da documentação, validando a sua autenticidade ou não, segundo bellotto, é necessário, através da diplomática observar se os documentos são “eivados de fé pública”, ou seja, a sua legitimidade, tambés é necessário definir o documento em si, suas características.
Documentos em meio tecnológicos são apenas a evolução das ferramentas utilizadas para melhorar a disponibilização da informação, idependente da evoluçao destas ferramentas, é necessário o emprego das normas estabelecidas para facilitar o seu acesso, sua veracidade, vacilidade de manipulação, etc. Sendo ou nao um documento digital é necessário a sua classificação, ordenação, analíse diplomática, etc.
BELLOTTO, Heloísa, Arquivos permanentes tratamento documental, 2 ed., Rio de Janeiro, FGV, 2004.
SANTOS, Vanderlei, Humberto; INNARELLI, Renato; TARCISO, Arquivística temas contemporâneos: Classificação, preservação digital, gestão do conhecimento, 3 ed., Brasília, Senac, 2004.
Vinicio Luis 10/0126707
ResponderExcluirGrupo: Arquivo News
Ao caracterizar um documento, a diplomática ajuda a interpretar melhor esse possível documento, a partir de sua estrutura formal para garantir a autenticidade documental. Existem elementos básicos para caracterização do documento, que são eles: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo e contexto de produção. Documento pode ser entendo como, algo que registre fatos, procedimentos ou comunique assuntos diferentes do individuo ou instituição, que carregam um valor probatório.
No plano de classificação para documentos no meio digital, a grande questão é garantir a classificação na produção de forma confiável para que seja feita também sua manutenção, para isso, é necessário padronização, criação de normas e diretrizes na construção do plano de classificação. A diplomática estabelece critérios para garantir a autenticidade dos documentos de acordo com sua estrutura formal, para torna-lo “confiável”. Em definitivo, o objeto da diplomática é a configuração interna do documentos, o estudo jurídico das partes e dos seus caracteres para aquilatar sua autenticidade e fidedignidade, enquanto o objeto da tipologia o estuda como componente de conjuntos orgânicos, isto é, como integrante da mesma série documental, advinda da junção de documentos correspondentes à mesma atividade.
A ordenação fica a critério da organização de acordo com suas necessidades ou particularidades, existem varias formas de ordenação, são alguma delas: numérica, cronológica, alfabética, temática.
Referência
BELLOTO, Heloisa Liberali. Arquivos permanentes: tratamento documental, FGV, 2004.
BELLOTTO, Heloísa Liberali. Como Fazer Análise Tipológica e Análise Diplomática em Documento de Arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002.
Como já foi escritos por alguns colegas, o documento, de forma abrangente, corresponde às informações registradas em um suporte. E nesse contexto, quase tudo pode ser considerado documento. Portanto, para determinar o que é um documento é necessário definir critérios e características essenciais a sua criação, tais qual o suporte, conteúdo, formato, originalidade, autenticidade entre outros. O contexto de produção do documento também é um elemento essencial para construir seu valor arquivístico. E para um caráter mais científico, o Dicionário de Biblioteconomia e Arquivistica apresentam a definição de documento como qualquer base de conhecimento fixado materialmente, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo ou prova.
ResponderExcluirParticularmente, e pessoalmente, documentos são informações que servem para provar algo relevante. De forma bem minimalista mesmo, acredito que a essência de um arquivo é organizar documentos com valor comprobatório.
Os planos de classificação precisam evoluir para começar a tratar as informações produzidas digitalmente. Apesar das diversas iniciativas que existem acerca da segurança na produção e tramitação de documentos digitais, é necessário perceber mecanismos que solucionem a classificação desses documentos. A criação de um plano de classificação de documentos de acordo com os elementos de sua produção e sigilo pode embasar a criação desse plano. A ordenação pode ser feita a partir da ordem cronológica de criação. Assim garante-se a identidade do produtor e uma data única independente das modificações posteriores. O que levanta outro ponto crucial para os documentos digitais, que é justamente o histórico de modificações ao longo de sua produção. Vale atentar que a ordenação de certos tipo de documentos em meio digital é impossível por não se ter a sua origem bem definida. E como exemplos têm o upload de fotos. Que passam a ser documentos digitais, mas podem não possuir dados de sua criação.
De acordo com Rondinelli (2005, p. 17), "a ausência de procedimentos padronizados no momento da criação de documentos eletrônicos compromete sua fidedignidade, a ausência de mecanismos de auditoria e de segurança compromete sua autenticidade".
Logo, o desafio da diplomática frente aos documentos digitais é iminente, pois é preciso definir mecanismos de autenticidade e ainda definir tipos documentais para um inverso quase infinito. A solução para esse desafio pode ser a adoção de um modelo incremental de classificação.
GUINCHAT, Claire ; MENOU, Michel. Introdução geral às ciências e técnicas da informação e documentação. 2.ed. Brasília : IBICT, 1994. 540 p. ISBN: 85-7013-050-3
JARDIM, J. M. . As novas tecnologias da informação e o futuro dos arquivos. Estudos Históricos (Rio de Janeiro), Rio de Janeiro, v. 5, n.10, p. 251-260, 1992.
Gabriel SPEZIA 10/0101950
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ResponderExcluirDouglas Pitombo - 09/0111303
ResponderExcluirGrupo DIGA
O documento, por muitas vezes, é entendido como tudo aquilo que pode comprovar a existência de uma determinada ação ou de um fato, ou seja, o documento é um registro físico que permite armazenar uma informação (no sentido de "dar forma"). Sendo assim, a documentação é um conjunto dessa informação, de modo lógico, organizado e relacionáveis entre si. Não há uma padronização dessa informação, porém, toda documentação há elementos característicos, que permitem agrupá-los, e assim, melhor organizá-los. Alguns apresentam características comuns, que são: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo, contexto de produção entre outros. Nessa organização, a documentação é, normalmente, vinculada à uma instituição ou a uma pessoa, por isso implica um plano de classificação como forma de nortear sua avaliação. O que futuramente, permitirá a guarda e a recuperação da informação. Não muito semelhante dos documentos tradicionais há também, os documentos eletrônicos, que é a informação no meio digital, onde requer algumas ferramentas para apurar a organicidade como: um plano de classificação próprio, a implementação de protocolos para controle de armazenamento e cópia de segurança (backup). Em termos diplomáticos, é difícil analisar o suporte dos documentos eletrônicos tidos em “suportes especiais”, pois devem ser analisadas as características extrínsecas e intrínsecas dos documentos, além de do problema que se tem na autenticidade, unicidade e preservação. A dificuldade ocorre quando se fala em formas de garantir a autenticidade e a fidedignidade dos documentos eletrônicos, pois uma das ferramentas na tentativa de conter essa "legitimidade" é a gestão eletrônica de documentos (GED), de forma a estabelecer meta-dados e para assegurar o seu conteúdo e a sua tramitação. A ordenação de modo a facilitar a organicidade e a consulta dos documentos da instituição, ocorre na utilização de mecanismos que possam dar critérios de cada documento, como: a data, o local, a referência, entre outros, voltados também na busca para os pesquisadores e usuários (internos e externos).
REFERÊNCIA:
Santos, Vanderlei Barbosa dos. Gestão de Documentos Eletrônicos: uma visão arquivística- 2° edição - Brasília: ABARQ, 2005
CONARQ. E-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. 1.1 versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm. Acesso em: 05 dez. 2012.
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ResponderExcluirCom o aumento da informação principalmente em formato digital, é questionável a implicância dos elementos característicos dos documentos, sejam elas, suporte, forma, formato, tipo, gênero e espécie na qual estão sujeita à alterações.
ResponderExcluirO documento registra uma informação. Seja o documento de arquivo em formato convencional ou digital, é produzido (elaborado ou recebido) para atender as competências de um organismo, seja ela pessoa física ou jurídica. No contexto do documento produzido, o objeto produzido pode ser “transformado” em documento em função de seu interesse, podendo lhes atribuir de um valor primário para um valor secundário.
Com a obsolência tecnológica, surge um desafio de como lidar com documentos digitais. Garantir a sua disponibilidade e preservação por um longo tempo é fundamental, no entanto, é necessário adaptar as frequentes mudanças tecnológicas, dotar padrões e normas desde a produção do documento até sua destinação final para assegurar a autenticidade, integridade, acesso e preservação.
O Plano de Classificação deve atender as necessidades do organismo produtor e estabelecer níveis de generalidade ideal. Por meio digital, pressupõe os “metadados de descrição, que visam a recuperação do documento, os metadados de gestão ou estruturais, os metadados de preservação e os metadados técnicos que visam fornecer informações técnicas, como formato de arquivo, taxa de compressão, versão, etc”. Dessa forma, o e-ARQ Brasil possibilita a orientação e configuração do Plano de Classificação dentro do Sistema Informatizado de Gestão – SIGAD.
Na ordenação, o responsável pela organização deverá ter conhecimento sobre os tipos documentais para que a ordenação não se torne impossível. Vários critérios podem ser utilizados para facilitar a recuperação da informação. Conforme o interesse do usuário, o responsável pela organização dos documentos deverá atuar pensando nos tipos de busca que estarão sujeitos.
Fundamental é o metadado como elemento de autenticidade para o documento eletrônico. A questão é que os documentos eletrônicos podem ser falsificados, não seguir uma tramitação correta, o controle do ciclo vital desde o início até a sua destinação final podem sofrer alterações. Sendo assim enfrenta-se a ausência de integridade, é questionada a autenticidade e fidedignidade.
De modo geral, percebe-se a importância das quatro especificidades na gestão de documentos, imparcialidade, autenticidade, naturalidade e organicidade, para que a informação não seja corrompida. O critério depende do esforço dos arquivistas na superação de novos esforços.
REFERÊNCIA: Piconi, Andressa Cristiani (Desafios e estratégias para a preservação a longo prazo de documentos arquivísticos digitais da UNICAMP)
Jéssica Sampaio de Araújo – Integrante do grupo Batom Bike.
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ResponderExcluirIngrid Cordovil -10/0012876
ResponderExcluirIntegrante do grupo:DIGA
Documento é toda informação registrada em algum tipo de suporte produzida em determinada instituição que pode servir, ou não, de pesquisas posteriormente.
Os elementos que caracterizam um arquivo são: suporte, gênero, forma, formato, espécie, tipo e o contexto de produção.
Para elaboração de um plano de classificação de documentos é preciso ter critérios obedecendo as questões funcionais e estruturais da entidade. A classificação deve ser feita a partir de uma análise do organismo produtor. Deixando claras as atividades que são realizadas em tal estabelecimento.
A adoção de um metadados em relação a documentos eletrônicos é de grande importância, já que este assegura a autenticidade dos documentos digitais. Através dele é descrito como a informação foi registrada e também faz a identificação do documento. A manutenção dos documentos digitais é muito dependente de uma boa gestão arquivística de documentos. O ideal é que os arquivistas estejam presentes no processo de gestão desde o começo dos projetos dos sistemas que gerenciem documentos digitais.
Segundo Janice Gonçalves: “Tanto a classificação quanto a ordenação estão a serviço da organização dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estejam articuladas para que ambas possam resultar eficientes”. De acordo com o manual Como classificar e ordenar documentos de arquivos é possível classificar um documentos sem este está ordenado, porém o acesso a estes documentos será mais difícil e dessa forma o trabalho não será tão eficiente como se espera. Já com relação a ordenar sem classificar, a organização já se tornar um tanto impossível, contando que a ordenação será feita sem os procedimentos adotados pela classificação que é parte de um processo facilitador na procura de documentos.
A diplomática é um fator muito importante na classificação de documentos. Ela faz a identificação das espécies documentais. Através dela é observados alguns pontos como por exemplo a sua autenticidade, a origem/ proveniência o que é fundamental no momento de classificação documental.
Em relação à documentos digitais, a diplomática está ligada diretamente com a questão da autenticidade dos documentos, já que em meios eletrônicos são mais vulneráveis a modificações inapropriadas.A articulação entre a diplomática e a adoção de um metadados que, já foi citado acima, seria um ponto positivo no momento de se tratar da autenticidade dos documentos, já que os dois se preocupam, entre outras coisas, em dizer se um documento é autêntico ou não.
Referências:
GONÇALVES,Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. Como fazer 02.São Paulo 1998.
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/congresso_abarq__ctde_final.pdf acessado em: 07/12/12 às 12:30
Luis Eduardo Pereira de Souza 10/0112579
ResponderExcluirIntegrante do grupo: Arquivistas (Blog: Pesquisa e Pós)
Os documentos de arquivo são caracterizados de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, são eles: o gênero a espécie e a natureza do assunto.O documento de arquivo é o documento que uma determinada pessoa física ou jurídica - produz no exercício de suas funções e atividades.
Segundo RONDINELLI, Rosely no texto Gestão Arquivistica de Documentos Eletronicos.
A comunidade arquivística internacional reconhece o sistema de gerenciamento arquivístico de documentos como um instrumento capaz de garantir a criação e a manutenção de documentos eletrônicos confiáveis ou, segundo a diplomática arquivística contemporânea preconizada por Duranti, de documentos eletrônicos fidedignos e autênticos.
Já a ordenação deve ser feita de acordo com a necessidade da empresa e deve trabalhar conjuntamente com a classificação para que haja uma complementação após serem separados por tipo ou espécie, são ordenados cronologicamente, alfabeticamente ou numericamente.
As empresas que geralmente não tem um profissional para supervisionar o arquivo agem de forma incorreta geralmente fazem uma classificação incorreta devido à falta de ordenação e de plano de classificação. Após serem separados por tipo ou espécie, são ordenados cronologicamente, alfabeticamente ou numericamente. O acesso a informação deve- se dar de forma rápida e eficaz o que depende claramente de uma ordenação bem feita. Segundo o texto:
“Buscar alcançar boa qualidade técnica na organização de documentos de arquivo implica entender a necessidade de realização conjunta - embora não necessariamente simultânea - dos procedimentos de classificação e de ordenação.”
RONDINELLI, Rosely Curi. Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos. Conarq Rio de Janeiro 2004. Pg. 04
GONÇALVES, J. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo:AESP;AAB-SP, 1998.
Diana de Almeida Freire - mat: 10/0098479
ResponderExcluirIntegrante do grupo: Arquivonéticas
Podemos entender documento como o registro da informação em um suporte, seja ele qual for. Porém um documento de arquivo, como cita a lei 8.159 em seu art 2º, é aquele produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Dessa forma, será aquele que contém uma informação agregada à sua produção, e valor probatório de uma atividade realizada.
Dentre suas características podemos inferir suporte, forma, formato, gênero,espécie, tipo, contexto de produção. A diplomática se encarrega de caracterizar um documento em sua estrutural formal, enquanto a tipologia está ligada à função que lhe é atribuída pelo seu produtor arquivístico.
Documentos eletrônicos requerem uma gestão diferenciada, por serem produzidos, processados e armazenados por uma máquina, diferente dos convencionais, onde o homem tem todo o total controle sobre estes. Essa transição se dá principalmente devido às suas facilidades como otimização dos fluxos de trabalho, economia de espaço físico e facilidade de geração e distribuição de dados e informações digitais.
A recuperação da informação em documentos de formato digital só será eficiente se aplicado o plano de classificação corretamente. Após estudo aprofundado das funções da instituição, suas atividades meio e fim, optar por um plano de classificação funcional ou estrutural, os documentos serão organizados em classes e subclasses. De acordo com o E-arq Brasil (2006, p. 46) “a organização dos documentos arquivísticos é feita com base num plano ou código de classificação. Tal instrumento se constitui no núcleo central de qualquer SIGAD. Por meio dele se estabelece a hierarquia e a relação orgânica dos documentos devidamente demonstrada na forma pela qual tais documentos são organizados em unidades de arquivamento”.
Devidamente classificados, o passo seguinte é a ordenação. Deve ser feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos, no caso dos eletrônicos, a partir de metadados (dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo). Dentro de cada classe, os documentos são dispostos seguindo uma ordem que varia de acordo com a necessidade do usuário, podendo ser: cronológica, alfabética, numérica, entre outras. Vale ressaltar que a ordenação é posterior à classificação, a fim que não se perca a organicidade, apenas a complemente e facilite sua localização.
Assim como os documentos convencionais, os eletrônicos também são avaliados por meio da análise diplomática, onde se verifica sua confiabilidade e autenticidade, visando garantir a integridade dos documentos e sua estabilidade (permanência e durabilidade).
Referências:
CONARQ. E-ARQ Brasil: Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. 1.1 versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em:http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm. Acesso em: 06 dez. 2012.
GONÇALVES, Janice Como classificar e ordenar documentos de arquivos. São Paulo: Associação dos Arquivistas de São Paulo; Arquivo do Estado, 1998. 38 p. (Projeto Como Fazer, 2)
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. 3.ed. Rio de Janeiro : FGV, 2005. 160 p.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Gestão e preservação de Documentos digitais. I Congresso Nacional de Arquivologia, Brasília, 2004.
Lucas Leal , integrante do grupo Arquivo Pessoal.
ResponderExcluirA conceituação de documento , parte de vários sentidos e é muito intepretativo. Fugindo daquele conceito clássico e bem rígido de que documento é toda e qualquer informação recebida ou criada no âmbito da instituição como prova da realização de suas atividades e/ou funções , chego ao conceito de que documento pode ser considerado como tudo que guarde prova ou registre atividade de alguem em determinada area ou lugar. Considerando essa ideia , pode-se avaliar qualquer coisa como documento , independente de seu formato , forma, espécie , gênero e etc. Basta avaliar a interpretação e o contexto que o ducumento é estabelecido como tal, exemplo : uma caneta pode ser apenas uma caneta para o senso comum , mas para uma determinada pessoa aquela caneta foi a última caneta utilizada por seu pai nos minutos finais de vida para assinar uma carta de despedida, para essa pessoa , a caneta vai valer muito como documento de arquivo para essa pessoa.
A diplomatica vem com o intuito de auxiliar muito na ordenzação e classificação do documento , visto que a mesma busca conceituar um documento não apenas pelo que ele é , mas busca caracteristicas intrisecas do documento para assegurar autenticidade a ele , levantando caracteristicas estruturais dentro do documento. No meio digital , a analise se torna um tanto quanto mais complicada , visto que os documentos se assemelham em muitos aspectos sendo mais dificultada a analise de caracteristicas singulares e intrisecas de cada um. A ordenação então tem que partir de agrupar os semelhantes e excluir os diferentes , segundo sua classificação primeira(tabelada). Ordenar tudo pelo produtor , não seria o mais correto a se fazer. Segundo e-arq "Um SIGAD tem que associar os metadados das unidades de
arquivamento conforme estabelecido no padrão de metadados." A diplomática faz o trabalho de levantar caracteristicas únicas e existentes nos documentos digitais , metadados aplicados pelo produtor seriam de grande valia para a classificação futura desses documentos digitais.
Referência :
CONARQ. E-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. 1.1 versão.Pág 50. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011.
Integrante do grupo: Arquivo News
ResponderExcluirRaíssa Mota Castro – 10/0120920
Entendo que o documento é gerado pela informação mais o suporte, que todos os documentos possuem os elementos característicos que são: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo, e contexto de produção segundo a autora Janice Gonçalves.
O plano de classificação pode ser de três tipos: funcional, estrutural e por assunto e também deve apresentar três características principais que são: simplicidade, flexibilidade e expansibilidade; depois da escolha do melhor tipo de plano os documentos deverão ser classificados, no caso do meio digital, essa classificação ocorre eletronicamente sem contato físico com o documento. As ordenações possíveis: são todas aquelas que de possibilidade do acesso rápido a informação, como por exemplo: a ordenação cronológica, numérica, alfabética e alfanumérica. Ordenações impossíveis: não existem, o há é um tipo de ordenação que não condiz com a estrutura da organização dificultando assim o acesso à informação.
Os documentos em formato digital estão em alta por causa da revolução tecnológica e pela fácil acessibilidade, porém tanta facilidade pode gerar problemas como falsificação, adulteração e para tentar solucionar esses problemas (RONDINELLI, 2005) no final do século XX assiste à redescoberta da diplomática pelos arquivistas, a possibilidade de integração dos princípios e conceitos dessa disciplina aos da arquivologia é vista, por aqueles profissionais, como o caminho seguro para o bom gerenciamento arquivístico dos documentos de hoje, especialmente os eletrônicos, e leva ao nascimento da chamada diplomática arquivística contemporânea.
Para que um documento eletrônico seja fidedigno deve apresentar um conjunto de elementos que segundo MacNeli (2000:100) são os seguintes: data do documento, hora e lugar da criação, transmissão e recebimento, identificação dos nomes do autor, destinatário e escritor, nome do criador, título ou assunto, código de classificação e qualquer outro elemento exigido pelos procedimentos do criador e/ou sistema jurídico.
Referência Bibliográfica:
- GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo, 1998.
- RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos. 4. ed., Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005.
Tayná O. Alves - 100124526
ResponderExcluirIntegrante do Grupo: Arquivo 4x4
Do ponto de vista diplomático, podemos observar alguns aspectos comuns, gerais, que os documentos possuem; são eles a forma, o tipo, suporte, gênero, espécie e formato. Tais aspectos são considerados gerais, pois todo documento possui estes elementos, e são tais características que fazem de um documento ser exatamente um documento. Sob o ponto de vista pessoal documento é a informação contida em um suporte qualquer, produzido por uma entidade ou pessoa, no decorrer de suas atividades com a intenção de prova, tendo dentro de um contexto estabelecida relação entre os documentos.Diante do exposto, podemos observar que os documentos digitais se inserem nesse mesmo contexto e devem receber tratamento assim como os documentos físicos palpáveis. Tratamento esse que não foge muito da realidade dos arquivos. Os documentos digitais entendidos como a ‘informação que se encontra memorizada em forma digital sendo percebido através do computador’ deve passar por todo o tratamento arquivístico habitual, para que sua informação seja preservada. No que tange o aspecto classificação, os documentos digitais podem passar pelo mesmo método dos documentos palpáveis, podendo ser estabelecidas “classes” sob um critério funcional ou estrutural, onde estes estarão reunidos de forma lógica permitindo que as próximas etapas sejam cumpridas sem grandes dificuldades (gestão arquivística). Após serem definidas as classes os documentos já podem ser preparados para a ordenação, sob critérios que facilitem a busca e o acesso às informações contidas nos documentos. Tais critérios serão definidos de acordo com a necessidade dos usuários internos e/ou externos e da própria entidade. De forma geral, os elementos mais utilizados como referência para a ordenação são: o número do documento, a data, o local de procedência, nome do emissor ou destinatário e o objeto ou tema do documento. Os documentos digitais inseridos em um sistema de dados ou metadados possibilitará agilidade, facilidade e comodidade à seus usuários de forma a transmitir a informação correta com rapidez e praticidade. Seguindo tal linha de raciocínio, as ordenações se tornam possíveis a partir do momento em que os usuários conseguem compreender a forma de busca definida, seja ela por nome, assunto, numérica, alfabética etc. E impossíveis quando a autenticidade, integridade e tempestividade dos documentos digitais começam a ser questionáveis; e também sem a manutenção e monitoramento dos suportes digitais, sem uma política de preservação digital e sem uma gestão documental, utilizando o GED – Gerenciamento Eletrônico e Documentos E SIGAD – Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.
Bibliografia:
- Revista Jurídica: Orgão Nacional de Doutrina, Jurisdição, Legislação e crítica judicial. Ano 50º, nº 295, maio de 2002, pag. 59 a 71.
- Revista dos Tribunais. Ano 1991, Volume 805. Novembro de 2002, pag. 83 a 97.
- Acervo: Revista do Arquivo Nacional. Volume 20, nº 1-2 ( Jan/Dez) 2007. Rio de Janeiro, pag. 113 a 124.
- Gonçalves, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo de Estado, 1998.
Integrante do grupo: Arquivo News
ResponderExcluirMatheus Apolinário de Andrade – 10/0115772
Entendo que documento é qualquer suporte material que contem informação registrada, essa informação pode ser para fins de pesquisa, estudo, consulta, prova, fenômenos etc. Qualquer coisa considerada documento é uma fonte de informação como, por exemplo: uma revista, livro, fotografia, jornal, filme etc. Também existem os documentos digitais, que se resume a qualquer registro que tenha como meio físico um suporte eletrônico. Nesse tipo de documento deve-se ter o cuidado de notar a eficácia probatória do mesmo, e necessário que ele possua a capacidade de armazenar informações de forma que impeça ou permita detectar eliminação ou adulteração de conteúdo. Código Civil: “Art. 225. As reproduções fotográficas, cinematográficas, os registros fonográficos e, em geral, quaisquer outras reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, não lhes impugnar a exatidão.”
A respeito das características dos documentos o texto de GONÇALVES (1998) Classificar e ordenar documentos de arquivo cita que: '' Por mais variados que sejam, os documentos costumam apresentar elementos característicos comuns: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo e contexto de produção.
A classificação no meio digital tem o mesmo objetivo de qualquer outro meio, que seria buscar a organização dos documentos, facilitar e agilizar a consulta ao mesmos, buscando uma boa gestão documental no meio digital.
As ordenações possíveis no meio digital são varias ( numericamente, cronologicamente alfabeticamente etc ), quanto mais melhor, como cita GONÇALVES (1998) “ porque quanto mais adoção de critérios de ordenação para uma série documental permite evitar, em princípio, que, para a localização de um único documento, seja necessária a consulta de dezenas ou centenas de outros”. Cabe a entidade decidir o principal tipo de ordenação adotado para os documentos levando em conta seu principal usuário. Não da para afirmar que algum tipo de ordenação e impossível, deve-se levar em conta as características da organização, mas para evitar-se uma má ordenação há alguns critérios a se levar em conta como: o responsável pela organização deve conhecer bem os documentos e sempre fazer um classificação dos documentos eficaz antes de qualquer ordenação.
A diplomática acerca dos documentos digitais tem a função de reconhecer a autenticidade, as características e interpretar os documentos eletrônicos, visando afirmar se o documento e ou não original. Portanto é importante e essencial fazer uma análise diplomática antes de começar a classificação, pois e com essa analise que descobriremos a autoria, autenticidade e integridade do conteúdo de um documento eletrônico, para só depois elaborarmos um plano de classificação.
Referências Bibliográficas:
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. Como fazer 02. São Paulo 1998.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3 ed. rev. ampl.- Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.
Érika Soares de Araújo,
ResponderExcluirComponente do grupo Batom Bike.
Acredita-se que documento é toda a informação apresentada em um suporte para comprovar algo, e tratando-se de um documento de arquivo considera-se, principalmente, sua organicidade e as causas de sua geração.
A análise diplomática e tipológica possibilita estudar o emprego de uma concepção adequada de instrumentos de gestão documental, como um código de classificação de documentos e tabela de temporalidade, que reflitam as funções e atividades do órgão, inclusive de documentos eletrônicos, que pode se dar por meio de implantação de um SIGAD, possibilita também à aplicação de seus princípios na administração de documentos eletrônicos, perspectiva esta que vai de encontro com a visão de Rosely Curi Rondinelli quando apresenta este novo desafio à Diplomática em seu livro Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos:
“O final do século XX marca uma nova etapa na história da Diplomática. Nesse período dá-se o fim do confinamento de sua aplicação ao mundo medieval e o inicio da utilização de seus princípios e métodos no estudo dos documentos contemporâneos. Trata-se, na verdade de uma reinvenção da Diplomática pela arquivologia, com o objetivo de compreender o processo de criação de documentos na burocracia moderna.” e “O que é realmente novo é a percepção da utilidade dos princípios diplomáticos na análise dos documentos modernos...” (RONDINELLI 2002, p.45)
De acordo com Janice Gonçalves (1998, p. 16) os documentos possuem elementos característicos como “a espécie, o tipo, a forma, o formato e o próprio conteúdo do documento” que auxiliam inclusive a identificar o contexto no qual foram produzidos, contexto este ainda mais observável quando se trata de documentos eletrônicos, uma vez que assegurar que tais documentos com crescente atuação nas instituições, estejam dotados de “Imparcialidade, Autenticidade, Inter-relacionamento, Unicidade e Naturalidade”, é uma tarefa árdua mas imprescindível para obtenção de êxito em sua gestão. Rosely Curi Rondinelli enfatiza a importância da aplicação da análise diplomática nestes documentos ao afirmar que
“Exatamente como os documentos arquivísticos convencionais, os eletrônicos se constituem em elementos que podem ser identificados e avaliados por meio da análise diplomática. Tal análise segundo MacNeil (2000:90), “consiste em um processo de abstração e de sistematização cujo o objetivo é identificar os atributos essenciais ou ‘ideais’ de um documento e transportá-los para diferentes contextos históricos e documentários”” (RONDINELLI, 2002, p. 55)
Após a classificação, e somente após ela, temos ainda a ordenação, que permite ao gestor dos documentos organizá-los com mais facilidade, devendo este procedimento visar também a maneira mais eficaz a recuperação de documentos inseridos em seus tipos, dependendo da fase em que se encontra, sem deixar de lado o contexto de produção, mesmo em meio eletrônico. De Acordo com Janice Gonçalves a ordenação embasada em tipos documentais geralmente ocorre da seguinte maneira: cronologicamente, alfabeticamente ou numericamente.
Referência Bibliográfica:
- GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo, 1998.
- RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos. 4. ed., Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005.
-e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos /Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. 1.1. versão. - Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2011. Disponível em http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf. Acesso em: 06 de Dez de 2012.
Integrante do grupo: Arquivistas (blog Pesquisa e Pós)
ResponderExcluirJéssica Oliveira Gomes - 10/0106897
Entende-se documento como o registro de informações independentemente do seu suporte ou formato. Esse documento possui algumas características fundamentais para qualquer campo da arquivística, são eles: suporte, forma, formato, gênero e espécie, tipo e contexto de produção e estão sempre sujeitos a alterações.
Quando falamos em documento no meio digital, ele obedece algumas regras aplicadas também nos documentos tradicionais como a classificação. Segundo o e-Arq Brasil (2011, p. 30) classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. No caso dos documentos eletrônicos, não há um agrupamento físico, os mesmos são agrupados em unidades lógicas de arquivamento por meio de metadados.
No caso da ordenação ela é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos, dessa forma, depende sempre do tipo documental em questão. Deve-se levar em conta também a demanda da instituição, alguns tipos são mais eficazes para uma instituição, mas para outra não.
Assim como os documentos tradicionais, os documentos eletrônicos são também passíveis de uma análise diplomática, que é a necessidade de se estabelecer a autenticidade dos documentos (aput Tessier, 1966), que tem por objetivo o estudo de sua estrutura formal mediante o exame de seus elementos externos (físicos) e internos (conteúdo e articulação do discurso). Como a diplomática e voltada para as características formais do documento, ela pode auxiliar na busca de soluções para o tratamento dos documentos eletrônicos. Por tanto, a diplomática deve garantir que os documentos em meio digital mantenham-se sempre confiáveis e autênticos para auxiliarem na pesquisa histórica.
REFERÊNCIAS:
SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. 2. ed. Brasília: ABARQ, 2005.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: IMESP/ARQ-SP. (projeto Como fazer, 8).
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: IMESP/ARQ-SP. (projeto Como fazer,2).
CONARQ. E-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. 1.1 versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: Acesso em 07/12/2012, às 14:20.
CONARQ. Gestão arquivística de documentos eletrônicos. Rio de Janeiro, 2004. Disponível em: Acesso em 07/12/2012, às 15:02.
Acesso em 07/12/2012, às 15:30
MAIARA COUTINHO – 10/0113257
ResponderExcluirGrupo/Blog: Arquivonéticas!
A documentação arquivística gerada em meio digital cresce constantemente e junto, cresce também problemáticas relacionadas produção, tratamento, recuperação e eliminação e preservação. Nesse contexto, a diplomática assume um papel importante junto à classificação. Para Duranti (apud RONDINELLI, 2005), o gerenciamento desse documento deve ter por base a analise da sua natureza e características a partir da diplomática arquivística.
O documento é informação registrada em um suporte. Para ser documento de arquivo deve ter caráter orgânico e ser produzido e/ou recebido no decorrer das atividades de uma pessoa. O potencial probatório advém das características: autenticidade, naturalidade, Inter-relacionamento e unicidade (FONSECA, 1998 APUD RONDINELLI). O documento digital arquivístico é formado por hardware, software e informação (suporte+bits). Esses documentos podem ser simples, não lineares ou bases de dados (RIBEIRO, 2006).
O plano de classificação, segundo o Arquivo Nacional (2005), é um “esquema de distribuição de documentos em classes [...], elaborado a partir do estudo das estruturas e funções [...] e da análise do arquivo”. Para Gonçalves (1998), traduz visualmente as relações hierárquicas e orgânicas entre as classes definidas. Em uma organização, o tratamento dos documentos digitais não pode prescindir da atenção aos acervos tradicionais em seu plano, a fim de gerenciar esses documentos, facilitando a organização e a avaliação. A ordenação consiste na disposição física dos documentos. Cada organização ordena seus documentos de maneira que atenda suas necessidades, seja por métodos diretos ou indiretos. Não há como dizer qual será melhor, depende dos interesses da organização. Para os documentos digitais também depende, podem ser divididos por assunto e dentro do assunto cronologicamente, por exemplo. Acredito que um método de ordenação que não caberia aos documentos digitais é o variadex, identifica por cor, facilita para algo físico, mas não se aplica ao digital.
O suporte digital trouxe tipos e espécies documentais antes inexistentes, como: mensagens eletrônicas, páginas web, planilhas eletrônicas, que precisam estar inclusas no plano de classificação da instituição e em sua tabela. Há confusão sobre o que fazer com a documentação acumulada na “nuvem”, o que requer analisar utilidade, custos e recuperação. A diplomática tem “o objetivo de provar a fidedignidade e a autenticidade dos documentos” (DURANTI E MacNeil, 1996 apud RONDINELLI, 2005, p. 45). Dentro dos ambientes digitais há uma série de novos requisitos a serem adotados para garantir autenticidade, fidedignidade e confiabilidade. No Brasil, há normas como a resolução nº 25 do CONARQ que dispõe sobre o e-Arq Brasil e a Medida Provisória 2.200-2 que institui o ICP-Brasil. Atividades arquivísticas devem caminhar juntas para minimizar a perda de informações significativas, seja porque foram mal organizadas ou vítimas da deterioração tecnológica.
Os documentos digitais são tendência e essa documentação requer cuidados especiais para de garantir confiabilidade, autenticidade, preservação e rápida recuperação. Deve haver uma política de gestão de arquivos bem definida e difundida que contemple esse tipo de documentação e ate a adoção de um SIGAD compatível com as necessidades. Para isso, deve-se estar atento para o fato, entre outros, de se manter um plano de classificação coerente e que suporte as mudanças exigidas para atender as expectativas atuais e futuras diagnósticas.
Integrante do grupo Arquivo Pesquisa e Pós (arquivopp)
ResponderExcluirAluna: Danyella Cristina Araújo Monteiro (mat.:10/0097952)
Documento são informações registradas em um suporte que vai possuir uma organicidade e servir de prova para as atividades de uma pessoa ou uma instituição, e os documentos eletrônicos são “Documento em meio eletrônico, com um formato digital, processado por computador”. (Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos – CONARQ)
Os elementos característicos de um documento são de acordo com o texto “Como classificar e ordenar documentos de arquivo” da Coleção Como Fazer: suporte, forma, formato, gênero, espécie e tipo. Já nos documentos eletrônico além desses elementos vai ter também: forma, anotações e um contexto tecnológico (hardware e software).
Ordenação nada mais é do que tentar facilitar e ficar de maneira mais ágil a consulta de documentos, e uma ordenação que seja viável é aquela que vai juntar os documentos que referem a uma mesma atividade ou o mesmo tipo documental, como por exemplo, juntar vários Mandados de Injunção por ordem numérica. Mas é inviável ordenar de algumas maneiras como, por exemplo, juntar vários documentos diferentes de apenas um interessado, dificultando então a busca, que vai ter de olhar documento por documento até achar.
Como todo documento que necessita de uma gestão documental, em documentos eletrônicos não é diferente, “Mas a manutenção dos documentos eletrônicos é mais dependente de um bom sistema de gestão arquivística de documentos.” Pois os documentos eletrônicos podem ser apagados e modificados a qualquer momento, podendo perder muita informação.
A classificação que é “ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados.” E em documentos eletrônicos vai ser um pouco diferente, deve ser minunciosamente feita, pois a grande produção desses gera um descontrole, e a perca deles é bem mais fácil e rápida.
“A primeira questão a ser enfrentada diz respeito a como produzir e manter documentos confiáveis, isto é, como garantir a integridade (autenticidade e fidedignidade) dos documentos eletrônicos.” (Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos – CONARQ)
A diplomática vai ser importante, pois vai mostrar a autenticidade e a fidedignidade desses documentos eletrônicos, e fazer a análise dos mesmos, identificando suporte, espécie, gênero, forma, formato.
Referências:
Sitio:
Sitio:
Coleção Como Fazer 2 – Como classificar e ordenar documentos de arquivo (Janice Gonçalves)
Coleção Como Fazer 8 – Como fazer análise diplomática e tipológica de documento de arquivo (Heloísa Liberalli Belloto)
Maiara Coutinho
ResponderExcluirGrupo/blog: arquivoneticas
REFERENCIAS
Arquivo Nacional (Brasil) Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponível em:. Acesso em 6 dez. 2012.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p., v.2. Projeto como fazer.
RIBEIRO, Joaquim. Documentos electrónicos, 2006.
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. 4. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2005. 160 p.
Complementado as referências, os sites pesquisados foram esses abaixo:
ResponderExcluirhttp://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/gt_gestao_arquivistica__pagina_web_corrigido3.pdf
http://www.artigonal.com/ti-artigos/seguranca-dos-documentos-digitais-uma-abordagem-interdisciplinar-2843237.html
Jéssica Oliveira Gomes - 10/0106897
Integrante do grupo Arquivo Pesquisa e Pós(arquivopp)
ResponderExcluirAluna: Danyella Cristina Araújo Monteiro(mat.:10/0097952)
Correção das Referências:
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ResponderExcluirJOÃO PAULO RIBEIRO BERRÊDO, integrante do grupo ARQUIVO DE EXPORTAÇÃO.
ResponderExcluirÉ possível e bem próximo à nossa realidade entender o que é documento como aquilo que se é necessário produzir visando ao registro e à comprovação da execução de ações por parte das pessoas dentro de um determinado contexto, sejam estas pessoas dotadas de personalidade física ou jurídica. Segundo o Arquivo Nacional (2005), documento é uma unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte; já documento arquivístico, um documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.
Com toda a evolução da tecnologia da informação que percebemos atualmente, surgiram documentos diferentes daqueles já conhecidos (aqueles clássicos que possuem suporte em papel ou em microfilme), são estes os documentos eletrônicos definidos como uma informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (CONARQ, 2010, p.13) .
Como diplomática documental tem por objetivo concentrar-se na gênese, na constituição interna, na transmissão e na relação dos documentos entre seu criador e o seu próprio conteúdo, com a finalidade de identificar, avaliar e demonstrar a sua verdadeira natureza (DURANTI, 1995), faz-se necessário utilizar-se dessa disciplina, que é essencial à Ciência da Informação, para poder compreender os documentos eletrônicos em relação à sua estrutura formal visando ao estabelecimento do que de fato são em sua existência, e, a partir da descoberta dessa relação, poder verificar quais funções possuem dentro de sua produção, sua veracidade e sua autenticidade, objetivando se produzir planos de classificação digital, controle da produção documental, preservação da informação etc.
Os documentos em meio digital, assim como aqueles em meio físico, necessitam de organização de forma a ser possível a recuperação da informação e, portanto, deverão possuir um plano de classificação que seja aplicável não só a eles, senão aos demais documentos em suportes físicos. O que se altera é o suporte, não a função. Lembro que tal questão fica clara no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, e-ARQ Brasil, produzido pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Porém, é válido ressaltar que a ordenação e o agrupamento dos documentos eletrônicos não ocorrerão de forma igual aos de suporte físico e isso é, possivelmente, impossível, pois como não há necessariamente agrupamento físico dos documentos digitais, eles serão agrupados em unidades lógicas de arquivamento eletrônico por meio de metadados.
Referências
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro, 2005.
CONARQ. CTDE. Conselho Nacional de Arquivos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Glossário. Versão 5.1. Rio de Janeiro: 2010.
DURANTI, Luciana. Diplomática: nuevos usos para una antigua ciencia. Trad. VAZQUEZ, Manuel de. Carmona: Asociación de Archiveros de Andalucía, 1997
Integrante do grupo Stark
ResponderExcluirPatrick Ramos de Souza - 10/0118305
Ao falarmos de documentos na era digital não podemos deixar de citar alguns aspectos, tais como a definição do conceito de documento que, em termos gerais, pode-se conceituá-la como sendo uma informação registrada em qualquer suporte. Não obstante, surge então a ideia do documento digital que segundo o E-arq Brasil(2011, pg. 128) é informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de equipamento eletrônico.
No processo de organização de uma massa documental é necessário estabelecer uma relação orgânica entre seus documentos, e para isso deve-se fazer uma análise documental para que se identifique os elementos documentais mais frequentes. Tais elementos são citados na publicação nº2 da coleção Como Fazer por Gonçalves (1998, 16): [...] a espécie, o tipo, a forma, o formato e o próprio conteúdo são muito importantes para a sua identificação e para a sua caracterização como documento de arquivo. Uma vez feita a análise documental é necessário a aplicação de um plano de classificação, e esse plano de classificação deve abarcar não apenas os documentos tradicionais como também os documentos criados em ambiente digital, onde o método poderá ser o mesmo, isto é, identificar conteúdo e estabelecer critérios para a organização documental. Para a ordenação de documento eletrônico pode-se aplicar inicialmente a separação pelo código de classificação e em seguida ordenar cronologicamente, e em consonância com estes se faz uso de ordenações auxiliares tais como a ordenação alfabética, por números de processos, etc. Ordenações isoladas que considerem apenas um descritor pode prejudicar a recuperação da informação, a exemplo, separam-se os documentos recebidos e os expedidos ou reúna-se um mesmo tipo documental que possuem a mesma data.
Para toda a análise diplomática é importante que a análise seja realizada pelos elementos que formam o documento, suporte, conteúdo, estrutura, dentre outros, seja ele documento tradicional ou eletrônico, no entanto, para a análise deste último é necessário se ater para os metadados que compõe o documento ou perfil do documento. Como definido por Rondinelli (2007, pg. 61): Trata-se de um conjunto de informações anexadas ao documento eletrônico no momento em que o sistema recebe uma ordem para enviá-lo ou salvá-lo. Seu objetivo é identificar o documento individualmente e estabelecer sua relação com os demais documentos integrantes do dossiê.
Portanto, percebe-se que no processo de organização de documentos é necessário uma organização eficaz e que reflita a organicidade da instituição, onde as características que se utiliza para se fazer a análise diplomática são essenciais para a organização documental e esta, por sua vez, está inteiramente ligada com um método de ordenação que facilite a recuperação da informação e todos os aspectos levantados devem ser considerados para os documentos eletrônicos e que as peculiaridades destes devem,. Ainda interagir com todos os sistemas de gestão documental para o auxilio na execução das atividades da instituição.
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Referências Bibliográficas
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. 4. ed. Rio de Janeiro: Fgv, 2007. 158 p.
SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. 2.ed. Brasília: Abarq, 2005. 223 p.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998 . 38p. (Projeto como fazer; v.2)
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos / Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. 1.1. versão. - Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2011.136 p.
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ResponderExcluirAna Maria C. da Silva 10/0092322
ResponderExcluirGrupo: Arquivo 4x4
Após a análise do texto "Como classificar e ordenar documentos de arquivo", pode-se concluir que os elementos característicos dos documentos estão intimamente ligados a diplomática. São eles: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo, e contexto de produção. Essa relação se dá pelo fato de que os elementos característicos de um documento, não podem ser alterados nos documentos originais. Todas estas características devem ser cuidadas e preservadas. Em especial, gostaria de ressaltar uma característica documentas: o contexto de produção. É a partir deste ponto que o documento será formado, terá um suporte, uma forma e formato, e terá uma "identidade".
Em uma análise pessoal, identifico documento registros que transmitem informação e têm garantia de prova de uma ação, atividade, ou existência, que possa ou não ter valor histórico.
Para que a recuperação da informação de documentos digitais seja efetiva, é necessário que haja um plano de classificação segundo as orientações não obrigatórias do Conselho Nacional de Arquivo.
São diversas as formas de ordenação. Ela é feita com base nas informações dos documentos como, por exemplo, Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, objeto ou tema específico do documento. A ordenação poderá ser numérica simples no caso de documentos que deveram ser procurados pelo número (portarias, resoluções), Cronológica, no caso, por exemplo, de documentos que serão procurados pela data, e entre outras como, numérico-cronológica, alfabética, geográfica e temática. É necessário salientar que a classificação deve preceder a ordenação para que seja preservada a organicidade.
Os documentos digitais também estão passíveis a uma análise diplomática que deve necessariamente ser feita para que a autenticidade destes seja efetiva, já que tais documentos estão mais facilmente suscetíveis a modificações inapropriadas.
Referências:
CONARQ. E-ARQ Brasil: Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. 1.1 versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em:http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm. Acesso em: 06 dez. 2012.
GONÇALVES, Janice Como classificar e ordenar documentos de arquivos. São Paulo: Associação dos Arquivistas de São Paulo; Arquivo do Estado, 1998. 38 p. (Projeto Como Fazer, 2)
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Gestão e preservação de Documentos digitais. I Congresso Nacional de Arquivologia, Brasília, 2004.
Armando Weiler Neto
ResponderExcluirMatrícula 10/0093558
A Diplomática, como disciplina que estuda as estruturas formais dos documentos buscando identificar os elementos primordiais que definem a sua natureza, determinando aspectos intrínsecos do mesmo, tais como sua autenticidade, integridade, entre outros. A Classificação, segundo Janice Gonçalves, tem como objetivo dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos, criando categorias, classes genéricas e por fim, as subclasses, onde são inseridas as séries tipológicas. Este processo se chama plano de classificação e é fundamental que seja realizado junto com a ordenação dos documentos no arquivo.
Os Elementos característicos dos documentos independentemente de estarem em meio digital ou convencional (papel), seguem o mesmo padrão. Os principais elementos característicos são: Suporte, Forma, Formato, Gênero, Espécie e Tipo. Portanto, podem ser identificados sejam eles físicos ou digitais.
Com o advento das novas tecnologias de informação, o próprio conceito de documento foi ampliado, devido aos inúmeros tipos de suportes e formatos criados desde então. Portanto, os aspectos que envolvem a definição dos documentos, sua classificação e a análise diplomática dos documentos também foram ampliados. O conceito mais amplo define que praticamente tudo poderá vir a ser considerado “documento”, desde que forneça informação sobre algum problema sujeito à investigação histórica.
A classificação no meio digital deve seguir os mesmo princípios da classificação tradicional, ou seja, vincular os documentos às funções e atividades desenvolvidas pelo órgão, pois nenhum documento tem significado se estiver desvinculado do todo (organicidade). Entretanto, no meio digital os desafios da classificação podem ser mais complexos, devido a organização lógica dos documentos, que estão muitas vezes em pastas e subpastas, sistemas informatizados que às vezes não interagem entre si, etc. Até mesmo o planejamento e criação desses documentos digitais devem ser repensados para se criar campos de inserção de dados de classificação nos mesmos.
A ordenação é um aspecto fundamental que complementa a classificação dos documentos, pois sem ela a recuperação dos documentos pode se tornar deficitária. A ordenação em meio digital deve seguir o princípio básico da ordenação em meio físico, que prima pela forma como os documentos são consultados, nesse ponto, os documentos digitais podem ter certa vantagem, desde que bem elaborados, pois a tecnologia da informação proporciona elementos de busca que ultrapassam as barreiras físicas do documento convencional, podendo indexar qualquer conteúdo do mesmo, o principal é a realização de um planejamento e conhecimento das necessidades de quem os recupera. Segundo a autora, devemos nos focar nas séries tipológicas dos documentos, pois estas refletem a organicidade dos mesmo. A ordenação também pode ser inviabilizada caso se utilizem termos ou campos de pesquisa sem relevância para o pesquisador ou usuário, ou até mesmo quando não se vincula o documento a sua atividade e contexto que o gerou. As ordenações sem padronização também prejudicam a recuperação dos documentos.
continuacao
ResponderExcluirAs questões diplomáticas acerca dos documentos digitais envolvem os aspectos de segurança, autenticidade, integridade, entre outros. Dentre os recursos utilizados para garantir que os documentos são genuínos, estão a certificação digital, a criptografia de dados, a inclusão de metadados que trazem informações sobre a criação dos documentos, etc.
Vários artigos e discussões estão sendo realizadas neste sentido, por intermédio da CTDE Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, do CONARQ, principalmente com relação à validade jurídica dos documentos eletrônicos. Alguns sistemas foram desenvolvidos visando à segurança dos documentos eletrônicos, entre eles o GADE Gerenciamento Arquivístico de Documentos Eletrônicos (GADE) é a solução mais completa para o problema da segurança dos documentos digitais. Ele permite uma visão sistêmica, pois se apoia na arquivística integrada. A sua principal finalidade é impedir que ocorram distorções ou falsificações sem deixar vestígios no documento. Deste modo, a integridade dos documentos está relacionada com a eficiência do GADE. Esta pode ser alcançada, de acordo com RONDINELLI (2002 c), com a definição de estratégias que visem à proteção desses documentos, tais como: prevenção: limitação do acesso ao sistema pela utilização de senhas ou identificação de usuários por meio de características físicas individuais (digitais, voz ou íris); e verificação: estabelecimento de um mecanismo que registra todas as intervenções feitas no documento, como: visualizar, modificar, transmitir, copiar ou apagar. O GADE é realizado por meio de metadados, atributos concomitantes ou posteriores a criação do documento. Conforme RONDINELLI (2002 c, p.158) podem ser: inerentes ao aplicativo - data e hora da elaboração do documento; especiais - código de classificação, temporalidade, status de transmissão (minuta, original ou cópia), o próprio sistema de gerenciamento arquivístico de documentos, anotações, instrumentos de pesquisa (inventários, catálogos, índices).
Analisando as questões que envolvem os documentos digitais, percebemos que o papel do arquivista é de grande importância no desenvolvimento de todas essas atividades e que a necessidade de se estabelecer parâmetros e normas seguras tanto para a classificação e segurança da informação é latente tendo em vista a enorme produção documental nesse meio.
Referências Bibliográficas:
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998 . 38p. (Projeto como fazer; v.2)
CONARQ. CTDE. Conselho Nacional de Arquivos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Glossário. Versão 5.1. Rio de Janeiro: 2010.
RONDINELLI, Rosely Curi. O gerenciamento do documento eletrônico: uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea.2002 b. 172f.: il. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Escola de Comunicação, Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro. Orientadores: Nélida González de Gomés e José Maria Jardim.
Armando Weiler Neto
Matr. 10/0093558
Documento é o registro de informações, produzida ou recebida, ao longo das atividades de uma organização.
ResponderExcluirUma análise diplomática se refere às características do documento. De acordo com Rondinelli (2005:55), “os documentos eletrônicos se constituem em elementos que podem ser identificados e avaliados por meio da análise diplomática, exatamente como os documentos arquivísticos convencionais”. Esses elementos permitem um levantamento de documentos que caracterizam as atividades da instituição onde foi criado o documento.
Os documentos digitais devem ser organizados de acordo com um plano de classificação. A Classificação é importante para facilitar a recuperação do documento e também para definir a destinação final do documento através da tabela de temporalidade.
Ainda de acordo com Rondinelli, os documentos eletrônicos possuem elementos característicos: suporte; conteúdo; forma; ação; pessoas; relação orgânica e contexto.
Referência: RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento Arquivístico de Documentos Eletrônicos. 4.ed. Rio de Janeiro, 2005.
Mariá Menezes
ResponderExcluirMatrícula: 100114521
Integrante do grupo Arquivo 4x4
Inicialmente por ser destacada a ideia de relatar sobre documentos digitais surgem inúmeras perguntas em relação aos elementos como também a todos os procedimentos realizados com documentos digitais, visto que a cultural tradicional é associar a ideia de documento ao papel remetendo a ideia de que tal suporte agrega maior valor de comprovação das atividades realizadas. Após pesquisa e leitura de alguns textos percebe-se que ainda não há uma legislação específica que trate detalhadamente sobre documentos digitais, há algumas resoluções que o CONARQ direciona procedimento a serem tomados.
Documento é todo e qualquer registro, independente do suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo documental, como forma de provar as atividades realizadas no âmbito de qualquer instituição, pública ou privadas, pessoa física ou jurídica e com a característica de serem intencionalmente produzidos.
Quanto aos elementos característicos dos documentos podem ser considerados: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo e por último com total relevância na tomada de decisões quanto à escolha dos procedimentos a serem adotados na gestão documental o contexto de produção, tais elementos são característicos também de documentos digitais.
Quanto ao plano de classificação, pela ausência de não existir uma legislação, não há um plano de classificação específico para documentos digitais, são utilizados os mesmos métodos nos demais suportes, porém é necessário que o tratamento de documentos digitais seja realmente planejado pelo fato de existir rotatividade constante quanto às mudanças das características dos meios tecnológicos que contém informação. Um exemplo é o disquete e hoje existem computadores que não “aceitam” disquete e assim como ficaria o acesso a essa informação?
Uma solução quanto a uma possível ordenação é primeiramente obedecer à tipologia documental dessa forma sua função é realizar a acessibilidade da informação, assim de fato seria uma ordenação eficaz, considerando os critérios de agilidade e eficiência. Quanto a ordenações impossíveis são aquelas que desconsideram os princípios arquivíticos, que por mais que apresentem métodos que foram eficazes em outro ambiente arquivístico não necessariamente serão formas de ordenação consideráveis para serem utilizadas.
As questões diplomáticas acerca dos documentos digitais serão mantidas assim como em qualquer outro suporte sendo que são estas as que definem o documento de fato.
Referência:
- Gonçalves, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo de Estado, 1998.
Yago Werner de Souza Ancelmo, integrante do grupo Arquivistas (ArquivoPP).
ResponderExcluirUm documento pode ser considerado como a comprovação de um acontecimento, um registro que mostre a existência de um fato. Um documento de arquivo é dotado de organicidade, acumulados por pessoa física ou jurídica, afim de comprovar atividades. Ele pode estar em qualquer suporte, mas a acumulação dos documentos tem que estar ligado com as atividades realizadas pelo seu titular.
Os documentos digitais estão em alta nos dias atuais e mesmo que o documento esteja no meio digital, ele deve ser classificado de forma que possa ser encontrado futuramente, (para não ser somente mais uma informação isolada, sem contexto) como deve acontecer também com os documentos dos demais suportes.
Cada instituição tem uma forma de classificar seus documentos (área-fim), assim como a sua organização. Não há uma fórmula mágica para se descobrir a melhor organização para os documentos de arquivo de uma forma geral. Cada instituição tem seus próprios documentos e sua organização deve ser estudada por pessoas da própria instituição. Há algumas formas de organização que são mais comuns dentro das instituições, tais como a numérica, cronológica, alfabética.
A diplomática avalia a confiabilidade, a veracidade, autenticidade dos documentos. Assim ela se liga com a classificação, pois a diplomática primeiramente identifica os documentos para posterior atividade de classificação ser realizada com maior precisão.
A diplomática faz o levantamento das características existentes nos documentos digitais e a classificação seria pelas informações existentes em uma base de dados, por exemplo, de uma instituição.
Os documentos digitais devem ter uma certa atenção. É necessário estar sempre migrando para novas tecnologias para que a documentação existente nas máquinas não se tornem inacessíveis com tecnologias ultrapassadas e obsoletas.
Coleção Como Fazer 2 – Como classificar e ordenar documentos de arquivo (Janice Gonçalves)
CONARQ. E-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011.
Documento pode ser considerado como toda informação registrada em algum suporte ou formato. O documento de arquivo vai além, é a informação registrada em um suporte ou formato, produzido por pessoa física ou jurídica, possuidor de características que sirvam como prova de suas atividades e que sejam dotados de organicidade. Em meio a globalização, com o surgimento de novas tecnologias, surgiram em meio a este espaço virtual os chamados documentos eletrônicos. Estes seriam os documentos com formato digital, processados por um computador.
ResponderExcluirOs documentos eletrônicos possuem suas particularidades. Um problema enfrentado neste tipo de documento é no que diz respeito ao registro da informação, o fato de poder ser apagado, alterado sem que se perceba, podendo até modificar sua função inicial. Isto constitui uma problemática que deve ser pensada não apenas pelo lado tecnológico, mas também arquivístico. Deve-se pensar em como produzir documentos eletrônicos mantendo sua confiabilidade, garantindo sua autenticidade e fidedignidade. Para o controle dessa produção e também para recuperação das informações arquivísticas neles inseridas, a gestão desses documentos se faz necessária. Ela racionaliza a massa documental com a elaboração de um plano de classificação e tabela de temporalidade. Segundo Rosely Rondinelli, "A comunidade arquivística internacional reconhece o sistema de gerenciamento arquivístico de documentos como um instrumento capaz de garantir a criação e a manutenção de documentos eletrônicos confiáveis ou, segundo a diplomática arquivística contemporânea preconizada por Duranti, de documentos eletrônicos fidedignos e autênticos." A Diplomática é uma área da Arquivologia que tem como uma de suas preocupações a autenticidade e veracidade dos documentos. Logo, seu conhecimento se faz importante para melhor trabalhar uma gestão documental sobre estes documentos contemporâneos.
A Diplomática é responsável pela análise da espécie documental, em sua verdadeira natureza, e seu campo de trabalho se estende ainda a preocupação com à formalidade dos documentos arquivísticos, pois estes servirão de prova para a instituição ou entidade. Portanto aplicar os conhecimentos desta área no momento inicial em que se vai trabalhar com os documentos eletrônicos, em todo o processo de planejamento de sua gestão documental, é primordial, bem como com os documentos tradicionais. A gestão de documentos eletrônicos não difere em sua essência da gestão de documentos em papel, porém, os documentos eletrônicos são mais dependentes de um eficiente sistema de gestão arquivística. Os sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos, que devem incorporar o conceito arquivístico e seus requisitos, a fim de garantir a produção de documentos de arquivo fidedignos, autênticos e preserváveis. Segundo Santos (2002), uma correta gestão de documentos está diretamente ligada ao uso de técnicas arquivísticas, que facilitam a localização, o acesso a informações, o relacionamento com outros documentos e evitam perdas de prazos e acúmulo de documentos desnecessários.
A partir de um plano de classificação, elaborado pelo órgão ou entidade produtora, a classificação de documentos é um procedimento arquivístico técnico onde se analisa e identifica o conteúdo dos documentos, e neles seleciona a classe sob a qual serão posteriormente recuperados. Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (1996, p. 16), Classificação é a “sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam distribuir os documentos de um arquivo”. (Continua...)
(Continuaçao...)
ResponderExcluirDentre os objetivos da classificação temos: estabelecer a relação orgânica dos documentos de arquivo, assegurar identificação dos documentos de forma consistente, entre outros. Por ser um processo de análise e identificação, que vai possibilitar sua recuperação, ele é de total importância tanto para os documentos tradicionais como para os documentos eletrônicos. Dentre os benefícios de uma boa classificação está ainda a transparência para que o usuário possa familiarizar as informações contidas nos documentos de arquivo com sua entidade produtora. Bem como uma classificação adequada, uma ordenação criteriosa é fundamental para dispor os documentos de maneira eficiente para facilitar ainda mais no momento da recuperação da informação. A essência do trabalho elaborado na realização do plano de classificação e ordenação é sempre pensar no atendimento ao usuário, para que este seja eficiente e eficaz.
Jessica de Queiroz Alves (10/0106692)
Grupo Stark
Bibliografia:
Site: http://portal2.tcu.gov.br/portal/pls/portal/docs/2055564.PDF
Wikipédia – Enciclopédia Livre
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos. 2007,
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (Conarq). Gestão Eletrônica de Documentos Eletrônicos. Rio de Janeiro, 2004.
Rodrigo de Freitas Nogueira (10/0122469)
ResponderExcluirGrupo STARK
A análise arquivística de um documento exige conhecimento prévio de suas características, essas que são fundamentais para compreensão de sua representatividade como elemento de transmissão da informação.
Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional, documento “é a unidade de registro de informação, em qualquer que seja o suporte ou formato”, ou seja, é o conjunto de elementos que agregados possuem valor informacional, possibilitando a transferência de informação independentemente do material em que ela está localizada, a forma como se apresenta ou disposição do conteúdo em seu meio.
As características intrínsecas do documento podem ser observadas, segundo o “Manual” Como Fazer 21, como aquelas que constituem sua estrutura: suporte (material sobre o qual as informações são registradas), gênero (configuração do documento de acordo com o sistema de signos que se utiliza), forma (se é cópia, original, minuta etc), formato (configuração física do suporte), espécie (configuração segundo a natureza e disposição das informações no documento) e tipo (configuração segundo a atividade que o gerou).
Há, no entanto, outras características que são observadas quando tratamos do termo documento arquivístico.
Para ser considerado documento arquivístico um documento deve ser resultado do recebimento ou produção documental de uma pessoa jurídica ou física, guardados intencionalmente, para servir como prova de suas atividades no decorrer de sua existência.
As características mencionadas anteriormente que agrupadas em documentos necessitam de certa organização, respeitados os princípios arquivísticos, como o da ordem original, a proveniência e a organicidade, auxiliarão na construção de um Plano de Classificação.
As técnicas para a construção e aplicação desse plano de classificação documental arquivística contribuem significativamente para que se tenha uma organização no acervo, que facilite a busca e recuperação da informação, que na verdade, constitui-se, juntamente a avaliação documental, como elemento central nas práticas arquivísticas.
Nesse contexto, são vários os métodos para se organizar um acervo documental, os arquivistas devem incluir em suas práticas a elaboração de um Plano de Classificação, coerente, que respeite os princípios arquivísticos e se utilize das técnicas de ordenação corretas favorecendo a organização do acervo.
Ao aplicar ou desenvolver essas técnicas deve se observar os principais métodos de ordenação, que representam segurança e confiabilidade na distribuição dos documentos e no acesso, mesmo que remoto.
Esses métodos que atuam na disposição do documento físico também implicam na organização digital deles, nesse momento reforçamos a importância da Diplomática para definição do que é cada documento e quais elementos vão estabelecer seu formato, gênero e tipo, como exemplo.
Pois suas estruturas necessitam de algo que seja singular, que o caracterize para não haver perdas de informações ou dados.
Bem é isso, até breve!
Referências
CONARQ, Dicionário de Terminologia Arquivística. Disponível no Endereço eletrônico: http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf, acesso em 1 de dezembro de 2012.
GONÇALVES, Janice. COMO FAZER 2 – Como Classificar e ordenar documentos de arquivo. Disponível no Endereço eletrônico:http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_11_Como%20Classificar%20e%20Ordenar%20Documentos%20de%20Arquivo.pdf, acesso em 3 de dezembro de 2012.
GLOSSÁRIO, Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos CTDE-CONARQ. Disponível no Endereço eletrônico:http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/glossario/2010glossario_v5.1.pdf, 2010. Versão 5.1., acesso em 3 de dezembro de 2012.