Les Documents de Direction

Por que se criam empresas?

Geralmente para responder às necessidades da população.

O que é dirigir uma empresa?

Tentar fazer com que todos os membros de uma organização convertam as suas atividades para atingir as metas pré-determinadas da corporação.

Os responsáveis pela elaboração das metas geralmente são:

v Os proprietários ou os seus representantes;

v Presidentes e diretores gerais (ou vice-presidentes)

v O Conselho Administrativo e o Conselho de direção

Uma empresa deve gerar eficazmente os seus:

v Recursos materiais

v Recursos humanos

v Recursos financeiros

v Recursos informacionais

Para que isso aconteça, faz-se necessário planejar e estruturar estes recursos:

Planejamento: Processo de elaboração dos objetivos e ações a serem tomadas para garantir o bom funcionamento da organização. Os documentos utilizados nesta etapa são: o plano de ações, o plano estratégico e as políticas (que orientam as ações para um objetivo comum).

Organizar: Agrupar os recursos de modo eficaz e econômico; determinar as responsabilidades e as tarefas; estabelecer as relações de autoridade. (O organograma traduz os esforços de estruturação e de organização da empresa).

Documentos de direção da província de Québec:

v Plan d`affaires (plano de atividades): Declara, em palavras e em números, o objetivo de um empreiteiro e as ações que ele se compromete a atingir. Para uma nova organização, serve para atestar a sua existência legal. Para uma organização já existente serve para apresentar as mudanças nos conselhos internos e externos da empresa. O plano de atividades deve ser armazenado durante o período de tempo em que o seu conteúdo permanecer em vigor ou em aplicação.

v Plan stratégique (plano estratégico): Apresenta a estratégia de uma organização, contendo o conjunto das decisões que visam orientar as suas atividades. Expressa a visão e os valores da organização. Sempre com o objetivo de planejar. Exprime a visão e os valores de uma organização. O plano estratégico deve ser armazenado durante o período de tempo em que o seu conteúdo permanecer em vigor ou em aplicação.

v Politiques (políticas): Apresenta as convenções que guiam a ação ou a reflexão dos passos efetuados para atender os objetivos da organização. A organização adota princípios diretivos que encontramos sob diversas formas mas que sempre farão parte das políticas. As políticas devem ser armazenadas durante o período em que o seu conteúdo permanecer em vigor ou aplicação.

v Directives (diretivas): prescrição proveniente de uma autoridade superior sob as condutas a adotar ou a forma de proceder quando se trata de questões administrativas. Sempre inspirado em documentos constitutivos. As diretivas devem ser armazenadas durante o período de tempo em que o seu conteúdo permanecer em vigor ou em aplicação.

v Organigramme (organograma): Documento que demonstra graficamente as ligações existentes entre as diferentes unidades administrativas. Apresenta a foto oficial dos empregados da empresa. O organograma deve ser conservado em permanência.

v Rapport annuel (relatório anual): documento detalhado, preparado anualmente e que apresenta as atividades e a situação financeira de uma empresa para o ano decorrido. Acabou se tornando o documento de apresentação da empresa. O relatório anual deve ser conservado em permanência.